Jedną z ważniejszych kwestii wpływających na poprawne relacje pracodawcy ze związkiem zawodowym jest prawidłowa realizacja uprawnienia związku zawodowego do informacji. Warto więc przyjrzeć się temu zagadnieniu i zobaczyć, jakie dokładnie obowiązki ma w tym zakresie pracodawca oraz czego może się spodziewać.
Jakie są zasady udzielania informacji związkowi zawodowemu przez pracodawcę?
Zgodnie z art. 28 ustawy o związkach zawodowych, pracodawca w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku zakładowej organizacji związkowej jest obowiązany udzielić informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących:
1) warunków pracy i zasad wynagradzania;
2) działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
3) stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
4) działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.
Prawidłowa realizacja ww. uprawnienia nie spoczywa jednak wyłącznie na pracodawcy. W naszym doradztwie, przy kształtowaniu relacji na linii pracodawca-związek zawodowy, zawsze podkreślamy, że wzajemne poszanowanie praw i obowiązków leży po obu stronach, ponieważ każde uprawnienie i najczęściej skorelowany z nimi obowiązek mają swoje granice. W tej konkretnej kwestii oznacza to, że prawo związku zawodowego do otrzymania informacji od pracodawcy nie jest bezwzględne. To z kolei prowadzi do wniosku, że prawidłowa realizacja prawa do informacji zależy na równi od pracodawcy, jak i od związku zawodowego. W konsekwencji, organizacja związkowa powinna wiedzieć, o udzielenie jakich informacji może się ubiegać. Z kolei pracodawca powinien umieć ustalić, jakich informacji musi udzielić, a jakich nie musi albo nawet nie może.
Z art. 28 ustawy o związkach zawodowych wynika, że zakładowa organizacja związkowa może domagać się podania informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, a więc nie ma uprawnień do domagania się podania innych danych – niemających charakteru niezbędności i niezwiązanych z prowadzoną działalnością związkową. Z ww. uprawnienia nie może skorzystać związek zawodowy nie posiadający statusu zakładowej organizacji związkowej. Żądanie związku nie może iść w stronę uzyskania informacji „na wszelki wypadek”. Pracodawca nie musi przekazywać informacji, w których posiadaniu nie jest. Przedmiotem negocjacji może być natomiast przekazywanie informacji, które pracodawca mógłby mieć w posiadaniu, ale ich opracowanie jest czasochłonne – zwłaszcza wtedy, gdy nie są to informacje istotne z punktu widzenia ich przydatności.
Co należy rozumieć pod pojęciem “informacje dotyczące warunków i zasad wynagradzania”?
W praktyce wiele emocji budzi kwestia udzielania informacji dotyczących warunków płacowych w zakładzie pracy i na tym skupimy się w dalszej części artykułu.
Z jednej strony zdarza się, że pracodawca obawia się udzielić organizacji związkowej tego rodzaju informacji, a z drugiej strony związki zawodowe często mają wygórowane oczekiwania i próbują (świadomie lub nieświadomie) nadużywać swojego uprawnienia. Przeciwdziałania takim szkodliwym praktykom nie ułatwiają przepisy ustawy o związkach zawodowych, które formalnie nie dają pracodawcy jasnych mechanizmów weryfikacji wniosku złożonego przez związek zakładowy. W szczególności, nie ma podstaw prawnych, aby domagać się od związku szczegółowego uzasadnienia ich wniosku. Z drugiej strony, powołanie się przez związek we wniosku na „niezbędność informacji do działalności związkowej” trudno w praktyce zawsze uznać za wystarczające. W przypadkach wątpliwych, decyzję o udostępnieniu informacji lub odmowie można podjąć po rozmowie z przedstawicielem organizacji związkowych. Zazwyczaj w bezpośrednich kontaktach przedstawiciele związkowi są bardziej skłonni uzasadniać składane wnioski niż czynić to w formie pisemnej. Kwestia uzasadnienia wniosku pozostaje jednak w sferze lojalności i dobrych zwyczajów, a nie w sferze wymogów prawnych. Decyzję o przekazaniu lub odmowie przekazania zasad wynagrodzenia podejmuje pracodawca. Związki zawodowe mogą tę decyzję kwestionować na drodze sądowej.
Kwestia przekazywania informacji płacowych bywa na tyle wrażliwa, że doczekała się interpretacji sądowych. Obecnie nie ulega wątpliwości, że żądanie związku nie może być zrealizowane odnośnie wysokośc wynagrodzenia konkretnej osoby bez jej wyraźnej zgody. W uchwale z 16.7.1993 r. (sygn. I PZP 28/93) Sąd Najwyższy wskazał, że: ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Dopóty można mówić o „informacji o zasadach wynagradzania”, dopóki nie pozwala ona na indywidualizację informacji, tzn. przypisanie konkretnego wynagrodzenia za pracę poszczególnym, personalnie określonym pracownikom. Ponadto stanowiłoby to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Nie ma przy tym znaczenia to, czy pracownik jest, czy nie jest członkiem związku zawodowego występującego z zapytaniem – konieczna jest jego zgoda. W związku z tym, nie ma możliwości udzielenia np. informacji o średniej wysokości wynagrodzenia na stanowisku, na którym jest zatrudniona tylko jedna osoba, ani innych informacji, na podstawie których ustalenie wysokości wynagrodzenia danego pracownika byłoby oczywiste.
Z drugiej jednak strony, nie ma racji pracodawca, który przez informację o zasadach wynagradzania rozumie tylko informacje o treści przepisów płacowych, np. regulaminu wynagradzania. Szerzej na ten temat wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Białymstoku, wyjaśniając, że przez pojęcie „informacja o zasadach wynagradzania” nie można rozumieć tylko informacji o przepisach regulujących kształtowanie wynagrodzeń, które przecież ze swej istoty są jawne i powszechnie dostępne. Informacja o zasadach wynagradzania obejmuje dane o konkretnie występujących w zakładzie pracy zjawiskach gospodarczych, o jego sytuacji finansowej, określonych funduszach, w tym zwłaszcza funduszu płac, czy nawet informacje o wysokości wynagrodzeń określonej grupy zawodowej lub o kształtowaniu się wynagrodzeń na określonych rodzajach stanowisk. Informacja „o zasadach wynagradzania” z natury rzeczy musi zawierać pewien stopień ogólności, jest więc czymś innym niż informacja o wysokości wynagrodzenia indywidualnego pracownika. Krótko mówiąc, dla realizacji ustawowych i
statutowych zadań związku zawodowego wystarczające jest pozyskanie informacji przetworzonych w postaci danych statystycznych dotyczących zasad wynagradzania poszczególnych grup pracowników (wyrok SA w Białymstoku z 25.6.2014 r., III AUa 2078/13).
Biorąc pod uwagę powyższe wypowiedzi orzecznictwa, za informacje o zasadach wynagradzania można co do zasady uznać zwłaszcza dane o: kształtowaniu się wynagrodzeń w określonej grupie zawodowej, podwyżkach z wyszczególnieniem kryteriów, jakimi kierował się pracodawca przy ich przyznawaniu, o wysokości funduszu płac, jego strukturze, przesłankach i wysokości kształtowania wynagrodzenia ogółu pracowników lub określonej grupy zawodowej czy działu firmy (dane zbiorcze / statystyczne).
Pamiętaj o zasadzie minimalizacji danych i obowiązku poufności!
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, należy przekazywać tylko te informacje, które są niezbędne do realizacji celów związkowych. Nie należy udostępniać więcej danych, niż jest to konieczne. Przekazywanie danych musi odbywać się w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo. Należy stosować środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Zaleca się, aby każde przekazanie danych było odpowiednio udokumentowane. Przykładowo, można prowadzić rejestr, w którym będą zawarte informacje o dacie przekazania danych i zakresie przekazanych danych.
Istotne jest także utrwalanie świadomości, że działaczy związkowych obejmuje obowiązek zachowania tajemnicy. Wynika on z art. 100 § 2 pkt 4 KP – obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz z art. 241 4 § 2 KP – przedstawiciele związków zawodowych są zobowiązani do nieujawniania uzyskanych od pracodawcy informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (ustawa z 16.4.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Warto, aby dodatkowo odebrać indywidualne zobowiązania członków związku zawodowego do zachowania poufności. Kwestia zachowania poufności powinna być objęta również porozumieniem o współpracy pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową.
Podsumowanie
Podsumowując, prawo związku zawodowego do uzyskiwania informacji od pracodawcy jest szerokie, co jednak nie oznacza, że jest nieograniczone. Pracodawca powinien ocenić wniosek związku m.in. w kontekście obowiązku ochrony danych osobowych i dóbr osobistych pracowników. Zakres i rodzaj informacji przekazywanej organizacji związkowej powinien być uzależniony od konkretnych okoliczności sprawy, łączących się w sposób obiektywny z działalnością związku zawodowego.
Autor : Grzegorz Larek