Jak skutecznie i praktycznie oznaczyć miejsce pracy?

Zawartość artykułu

W obecnych warunkach dynamicznego otoczenia, identyfikacja miejsca pracy staje się fundamentalnym aspektem struktury organizacyjnej oraz operacyjnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Pozornie prosty charakter tego zagadnienia przekłada się jednak na praktyczne trudności, a brak odpowiedniej wiedzy może prowadzić do pośpiesznego i nieprzemyślanego określenia miejsca pracy, a w dalszej perspektywie tworzyć problemy i ryzyka dla pracodawcy. Ramy niniejszego artykułu nie pozwalają na omówienie wszystkich problemów związanych z tak szerokim tematem. Pokażemy jednak kilka możliwości określenia miejsca pracy, które są najczęściej stosowane w praktyce i mogą stać się bazą do budowy odpowiednich postanowień w umowach o pracę. 

Definicja

Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy umowa o pracę musi precyzyjnie określać miejsce wykonywania pracy. Oznacza to, że miejsce pracy stanowi obligatoryjny element każdej umowy o pracę, a strony nie mają możliwości, nawet drogą porozumienia, zdecydować o jego pominięciu. Pomimo tego, Kodeks Pracy nie dostarcza konkretnych wytycznych odnośnie sposobu, w jaki strony umowy o pracę powinny precyzować to miejsce. Warto zaznaczyć, że wielu pracodawców mylnie uważa, że pojęcie miejsca pracy należy każdorazowo utożsamiać z siedzibą pracodawcy lub zakładu pracy.

Znaczenie oznaczenia miejsca pracy

Umowne określenie miejsca pracy może, ale nie zawsze musi, przybrać formę wskazania konkretnego adresu. Z drugiej strony nie może być określone zbyt ogólnie. Poprawnym oznaczeniem będzie więc nie tylko wskazanie miejsca pracy jako „biuro pracodawcy przy ul. Kowalskiego 2 w Warszawie”, ale także ogólniejsze, np. „każdoczesne biuro pracodawcy w Warszawie”. Miejsce pracy może też obejmować pewien obszar geograficzny, ale znów – musi być to doprecyzowane na tyle, aby nie było wątpliwości, jakiego obszaru to dotyczy, bądź może obejmować kilka miejsc na danym obszarze. Wskazane powyżej metody określenia miejsca pracy zyskały swoją aprobatę w orzecznictwie Sądu Najwyższego. I tak w uchwale z dnia 9 grudnia 2011 r. sygn. akt II PZP 3/11 Sąd Najwyższy wyraźnie wyróżnił trzy możliwości określenia miejsca pracy:

  • określenie punktowe miejsca pracy, poprzez wskazanie konkretnego adresu wykonywania pracy np.ul. Marszałkowska 85, Warszawa,
  • określenie obszarowe miejsca pracy, poprzez wskazanie konkretnego obszaru geograficznego, np.województwo mazowieckie,
  • określenie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy, poprzez wskazanie kilku punktów wykonywania pracy.

Należy mieć jednak na uwadze, że teoretyczna możliwość określenia miejsca pracy w oparciu o powyżej wskazane sposoby nie zawsze będzie możliwa do zastosowania w praktyce, w każdym przypadku. Sytuacja każdego pracownika musi być analizowana indywidualnie, ponieważ decyzja w zakresie określenia miejsca pracy powinna być podjęta po dokładnej analizie fatycznej lokalizacji pracy danego pracownika. Należy zaznaczyć, że miejsce pracy musi zostać wyraźnie oznaczone i odpowiadać rzeczywistemu stanowi rzeczy, także wówczas, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w kilku miejscach (patrz m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 96/08). W praktyce należy dostosować określenie miejsca pracy do konkretnego przypadku i niemożliwe jest jedno, uniwersalne podejście do tego tematu. Ponadto, należy mieć na uwadze, że nawet określając miejsce pracy bardzo szeroko poprzez podanie, np. obszaru geograficznego, należy je określić w taki sposób, aby ani pracownik ani pracodawca nie mieli wątpliwości, na jakim obszarze praca jest faktycznie świadczona. W orzecznictwie podkreśla się, że miejsce pracy musi być wskazane w umowie zgodnie z rzeczywistym, a nie fikcyjnym stanem rzeczy (tak m.in. SN w uchwale 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08). Obszarowo określone miejsce pracy nie może być więc sposobem na ograniczenie przypadków podróży służbowych, a powinno odpowiadać faktycznemu obszarowi, na którym pracownik terenowy realizuje swoje codzienne obowiązki.

Problemy praktyczne

Możliwość określenia miejsca pracy w sposób odmienny od adresu pracodawcy często spotyka się z wieloma praktycznymi problemami. 

W praktyce najwięcej problemów niesie ze sobą określenie miejsca pracy jako obszaru geograficznego. Rozwiązanie to jest najbardziej popularne przy pracownikach mobilnych, ale występuje także przy szeregu innych pracowników, którzy w związku z wykonywaniem obowiązków muszą codziennie poruszać się po określonym terenie. Trudność określenia ich miejsca pracy wynika często z niemożności szczegółowego określenia bądź nawet przewidzenia miejsca wykonywania poszczególnych zadań. Stąd też najczęściej strony decydują się na wskazanie zakresu terytorialnego, w którym pracownik ten faktycznie się porusza w związku z wykonywaniem swoich obowiązków. Kluczowe jest, aby wskazane miejsce pracy odzwierciedlało rzeczywisty obszar, na którym pracownik zobowiązany jest do przemieszczania się w celu realizacji swoich obowiązków. Określając obszar pracy takiego pracownika nie powinniśmy zatem rozszerzać go o miejsca, w których wiemy, że pracownik nie będzie w sposób stały, wykonywał swoich obowiązków pracowniczych (incydentalne wykonanie zadań poza obszarem pracy, co do zasady należy rozpatrywać w kategorii podróży służbowej). Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy podkreślając, że miejsce pracy nie może być określone zbyt szeroko i nawet odnośnie pracowników mobilnych (np. przedstawicieli handlowych) nie zawsze uzasadnionym jest wskazanie miejsca pracy jako „terytorium Polski” (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r., sygn. akt I PK 157/09). Oznacza to, że strony powinny zawsze przeanalizować faktyczne miejsce wykonywania pracy i odzwierciedlić je odpowiednio w umowie o pracę. 

Rozwijając powyższe rozważania, przy obszarowym określeniu miejsca pracy, częstym problemem praktycznym jest możliwość określenia go jako terenu całej Polski lub nawet Unii Europejskiej. Tak jak zostało to wskazane powyżej, nie zawsze uzasadnione jest wskazanie miejsca pracy jako terytorium całej Polski bowiem nie zawsze pracownik stale wykonuje swoje obowiązki na tak dużym obszarze. W statystycznie najczęstszych sytuacjach tak nie jest. Nie jest to jednak wykluczone i czasem, po szczegółowej analizie, może okazać się, że takie określenie miejsca pracy będzie właściwe. Każdy taki przypadek musi być jednak dobrze przemyślany i uzasadniony. Z podobnym problemem mamy do czynienia, jeżeli chodzi o wskazanie, jako miejsca pracy terenu całej Unii Europejskiej. Jak to podkreślił niejednokrotnie Sąd Najwyższy, takie określenie dopuszczalne jest tylko w szczególnych wypadkach, w stosunku do specyficznego rodzaju pracy pracowników, którzy faktycznie świadczą stale pracę na terenie całej Europy, a nie jedynie kilku krajów tego terenu. 

Konsekwencje

Nieprawidłowe określenie miejsca pracy pracownika może stanowić nie tylko problem utrudniający zarządzanie pracownikiem, ale pociągać za sobą także szereg negatywnych konsekwencji, zarówno w relacjach z pracownikiem, jak i organami publicznymi m.in. Państwową Inspekcją Pracy, Urzędem Skarbowym czy ZUS. Jako przykład przywołać można kwestię rozliczania podróży służbowych, które zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, definiowane są jako każdy wyjazd pracownika poza jego stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania zleconego przez pracodawcę. Tym samym, definiując miejsce pracy pracownika jako konkretny adres siedziby pracodawcy, praca na polecenie pracodawcy w innym miejscu niż siedziba, będzie podróżą służbową, co z kolei implikuje obowiązek wypłaty pracownikowi świadczeń związanych z tą aktywnością. Jeśli jednak praca pracownika obejmie obszar, np. całego województwa mazowieckiego to wykonywanie pracy na tym obszarze (ale poza siedzibą pracodawcy), nie będzie obligować pracodawcy do wypłaty diety. Błędne określenie miejsca pracy może zatem w kontekście rozliczania podroży służbowych rodzić szereg problemów szczególnie, że niektórzy pracodawcy, w celu uniknięcia wypłacania pracownikom świadczeń związanych z podróżą służbową zbyt szeroko określają miejsce pracy pracownika. 

Podsumowanie

Ustalając w umowie o pracę miejsce pracy pracowników w każdym przypadku kluczowe jest uwzględnienie specyfiki ich pracy oraz rzeczywistego miejsca, miejsc lub obszaru świadczenia pracy. W przypadku obszarowego określenia miejsca pracy należy dokładnie zbadać rzeczywisty teren na którym pracownik stale będzie wykonywał swoje obowiązki pozostawiając poza nim te miejsca, w których sporadycznie wykonywał będzie zadania zlecone mu przez pracodawcę.

Jeżeli zainteresowały Państwa praktyczne aspekty oznaczania miejsca pracy lub potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zachęcamy do kontaktu. Jesteśmy do Państwa dyspozycji, aby udzielić szczegółowych informacji i porad dotyczących skutecznych strategii oznaczania miejsc pracy.

Autor: Dominika Buchal.

Autor: Michał Nowicki