Zakładowa organizacja związkowa pełni istotną rolę w procesie tworzenia aktów wewnątrzzakładowych, które regulują zasady funkcjonowania zakładu pracy oraz relacje między pracodawcą a pracownikami. Przez akty wewnątrzzakładowe należy rozumieć różnego rodzaju regulaminy oraz procedury, które określają zasady obowiązujące w zakładzie pracy.
Współdziałanie związku z pracodawcą dotyczy zarówno tworzenia, jak i zmiany wewnątrzzakładowych źródeł prawa, w szczególności takich jak: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasady pracy zdalnej, czy regulamin (procedura) dokonywania wewnętrznych zgłoszeń o naruszeniach prawa (dot. tzw. sygnalistów). Współpraca związków zawodowych z pracodawcą i zapewnienie jej odpowiedniego przebiegu jest prawnym obowiązkiem zarówno ze strony związku zawodowego, jak i pracodawcy.
Przykłady procesów i sposobów partycypacji związkowej
Związek zawodowy ma prawo reprezentować interesy pracowników i podejmować działania w ich imieniu. Współpraca z pracodawcą w zakresie regulacji zakładowych ma na celu zabezpieczenie interesów pracowników oraz poprawę warunków pracy. Forma i sposób współpracy przy tworzeniu zasad wewnętrznych jest regulowana w Kodeksie pracy, ale również w innych ustawach. Niekiedy rola związku zawodowego jest opiniodawcza i konsultacyjna. Typowo konsultacyjny obowiązek istnieje przy kształtowaniu wewnętrznej procedury sygnalizowania naruszeń, ustanawianej na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów. Innym razem, wymagane może być dokonanie uzgodnienia ze związkiem zawodowym, czyli uzyskanie przez pracodawcę zgody związku na proponowane rozwiązania. Przykładem takiego dokumentu jest przede wszystkim regulamin wynagradzania.
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 77 2 § 4 KP regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli jednak u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Uzgodnienie oznacza, iż wprowadzenie regulaminu wynagradzania wymaga zgody związku na treść regulaminu, a nie tylko opinii. W praktyce strony prowadzą negocjacje w celu ustalenia takiej treści regulaminu, którą akceptują obie strony. Przepisy nie przewidują więc możliwości wydania regulaminu wynagradzania samodzielnie przez pracodawcę, jeśli w zakładzie pracy działa jedna organizacja związkowa, z którą nie może uzgodnić on treści regulaminu (lub zmian do regulaminu).
W przypadku regulaminu pracy procedura jest inna. W pierwszej kolejności należy ustalić termin, do którego należy poczynić ze związkiem zawodowym uzgodnienia odnośnie treści regulaminu pracy. W razie nieuzgodnienia regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, treść regulaminu pracy pracodawca ustala samodzielnie.
Podobne zasady jak w przypadku regulaminu pracy dotyczą ustalania reguł wykonywania pracy zdalnej. Zasady korzystania z pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W tym przypadku mamy jednak z góry ustalony przepisami termin oczekiwania na stanowisko związku zawodowego. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgadniania porozumienia. Jeśli więc proces uzgadniania nie zakończy się zawarciem porozumienia, to pracodawca samodzielnie wydaje regulamin pracy zdalnej, ale powinien w nim uwzględnić te elementy, co do których osiągnął konsensus w trakcie negocjacji ze związkiem. Finalnie więc organizacje związkowe nie mogą całkowicie zablokować wprowadzenia zasad pracy zdalnej. Kolejnym przykładem partycypacji związku zawodowego w tworzeniu zakładowych źródeł prawa pracy jest
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Regulamin ZFŚS ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Zwrot „w uzgodnieniu” rozumieć należy jako obowiązek uzyskania zgody, a zatem udział związków zawodowych ma tu charakter stanowczy. Zgoda związku zawodowego jest warunkiem prawidłowego wdrożenia regulaminu funduszu socjalnego.
Na marginesie należy zauważyć, że zakładowa organizacja związkowa posiada również uprawnienia dotyczące kształtowania innych obszarów dotyczących warunków pracy i płacy – przykładowo można wymienić porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, wyrażenie zgody na monitorowanie pomieszczeń sanitarnych w zakładzie pracy, porozumienie w sprawie przedłużenia okresów rozliczeniowych albo stosowania ruchomych rozkładów czasu pracy, wyrażenie zgody na nieustalanie planu urlopów. Jej uprawnienia wykraczają więc znacznie poza wpływ na procedury i regulaminy obowiązujące w zakładzie pracy.
Kilka organizacji związkowych
Sytuacja dotycząca wprowadzania regulacji zakładowych wygląda nieco inaczej, gdy zakład pracy jest objęty działaniem kilku organizacji związkowych.
Pracodawca, przystępując do rozmów ze związkami powinien traktować wszystkie organizacje związkowe w równy sposób, tzn. nie może z założenia prowadzić rozmów tylko z niektórymi z nich. Zgodnie z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych, jeżeli w sprawie ustalenia m.in. regulaminu wynagradzania, regulaminów nagród i premiowania, czy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe w rozumieniu art. 25 3 ust. 1 lub ust. 2 ww. ustawy, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Przedstawione przez zakładowe organizacje związkowe odrębne stanowiska mają charakter opiniodawczy i nie są dla pracodawcy wiążące. Może on więc uwzględnić lub pominąć zawarte w nich sugestie. W przypadku przedstawienia w terminie 30 dni wspólnego negatywnego stanowiska, projektowana treść regulaminu nie może zostać wprowadzona przez pracodawcę. Konieczne są wówczas dalsze negocjacje.
Szczególny przypadek międzyzakładowej organizacji związkowej
Opisane powyżej przypadki dotyczą jednak nie tylko zakładowych, ale także międzyzakładowych organizacji związkowych. Jeśli międzyzakładowa organizacja związkowa (obejmująca co najmniej 2 pracodawców) łącznie u wszystkich pracodawców objętych swoim działaniem zrzesza minimum 10 członków, posiada ona takie same uprawnienia jak zakładowa organizacja związkowa. Taka sytuacja może prowadzić do zaskakującej dla pracodawców sytuacji, w której muszą oni współpracować przy tworzeniu regulacji wewnętrznych z organizacją, do której należy np. zaledwie kilku pracowników tego pracodawcy, a pozostali członkowie związku są zatrudnieniu u innego pracodawcy. Międzyzakładowa organizacja związkowa korzysta bowiem ze wszystkich uprawnień zakładowej organizacji związkowej, bez względu na liczbę członków, którzy przystąpili do związku w danym zakładzie pracy. Międzyzakładowej organizacji związkowej nie należy mylić z ponadzakładową organizacją związkową. Omawiane powyżej uprawnienia zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej nie przysługują ponadzakładowej organizacji, która jest ogólnokrajowym związkiem zawodowym, zrzeszeniem (federacją) związków zawodowych lub ogólnokrajową organizacją międzyzwiązkową (konfederacją). Ponadzakładowa organizacja związkowa nie wykonuje więc aktywności na poziomie pojedynczego zakładu pracy.
Korzyści i wyzwania
Współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi może przynosić korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom. Przy odpowiednim podejściu obu stron do tej współpracy można liczyć na zwiększenie zaufania i zaangażowania pracowników, a także wprowadzenie zasad, które będą przyczyniać się do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa, z jednoczesnym poszanowaniem interesów członków załogi. Współdziałanie sprzyja lepszemu zrozumieniu decyzji podejmowanych przez pracodawcę oraz powodów ich wprowadzenia. Realne zaangażowanie pracowników w proces podejmowania decyzji oraz tworzenia regulacji przyczynia się do lepszej akceptacji zmian oraz ich skutecznego wdrożenia. Związkowe działania mogą prowadzić do poprawy standardów pracy i życia pracowników, co końcowo wpływa na ich zadowolenie oraz efektywność w pracy.
Z pewnością realizacja obowiązku współpracy ze związkiem zawodowym stanowić będzie też wyzwanie. Pracodawca i organizacja związkowa mogą mieć różne priorytety i cele. Proces konsultacji i negocjacji może być czasochłonny. Kluczem do sukcesu jest otwarta komunikacja, dążenie do kompromisu i ustalenie harmonogramu
działań.
Podsumowanie
Właściwe współdziałanie pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi przyczynia się do lepszego funkcjonowania zakładów pracy oraz pozytywnego klimatu społecznego w miejscu zatrudnienia. W dobie zmieniającego się rynku pracy, dialog społeczny staje się kluczowym elementem budowania relacji między pracodawcami a pracownikami.
Autor: Grzegorz Larek