Dla przedsiębiorców oznacza to jedno – wszelkie wnioski do KRS, powinny być składane wyłącznie drogą elektroniczną, a wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków.
To co miało ułatwić komunikację z sądami, mimo upływu czasu, nadal przysparza wielu problemów i rodzi pytania „jak składać wnioski do KRS?”, „jakie narzędzia są niezbędne, by wniosek został prawidłowo zarejestrowany?”, „czym jest PRS?”.
Na te (oraz inne) pytania, postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.
Portal Rejestrów Sądowych
PRS, czyli Portal Rejestrów Sądowych jest platformą służącą do komunikacji z sądami rejestrowymi prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości. By móc korzystać z funkcjonalności platformy, należy założyć na PRS konto użytkownika – dotyczy to zarówno osób uprawnionych do reprezentacji podmiotów zgłaszających zmiany (np. członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością), jak i pełnomocników profesjonalnych, którzy działają na rzecz tych podmiotów. By móc skutecznie złożyć wniosek za pośrednictwem PRS, niezbędne jest również posiadanie przez osoby uprawnione, podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP – tylko w taki sposób można bowiem podpisać wniosek lub pismo składane do sądu rejestrowego. Portal uniemożliwia złożenie pisma, które nie zostało podpisane.
Składanie wniosków
Samo składanie wniosków za pośrednictwem PRS jest dość intuicyjne – na portalu, w sekcji „e – formularze KRS” należy wyszukać odpowiedni elektroniczny formularz, które system podzielił wg poniższych kategorii:
(i) wnioski o rejestrację, (ii) wnioski o zmianę, (iii) wnioski o wykreślenie z KRS, (iv) wnioski o wykreślenie z Rejestru Przedsiębiorców, (v) zaległości/ wierzytelności, (vi) inne wnioski.
Następnie należy wybrać formę prawną podmiotu oraz określić elementy wpisu, który ma zostać dokonany dla danego podmiotu (np. zmiana firmy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Kolejnym krokiem jest uzupełnienie wszelkich wymaganych pól wybranego formularza, przy czym część pól zostanie automatycznie wypełniona przez system, co znacząco skraca czas poświęcony na przygotowanie wniosku. Przy uzupełnianiu formularza, należy zachować dużą uważność i bezwzględnie stosować się do opisów wypełnianych pól, by uniknąć błędu we wniosku. PRS posiada funkcjonalność „sprawdź poprawność” – należy jednak zaznaczyć, że system, w ramach takiej weryfikacji, stwierdza jedynie, czy wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione. Wbrew nazwie, funkcjonalności ta nie weryfikuje więc merytorycznie wniosku i tego czy pola zostały wypełnione poprawnie.
| Z uwag praktycznych, możemy wskazać, że w trakcie prac nad wnioskiem warto zapisywać jego wersję roboczą, po każdym ukończonym „etapie” (odpowiedni przycisk znajduje się po prawej stronie pulpitu). System nie zapisuje wniosku automatycznie, a przy dłuższej bezczynności, system samodzielnie i bez ostrzeżenia wylogowuje użytkownika, co skutkuje utratą wszystkich wprowadzonych do wniosku danych i koniecznością ich ponownego uzupełniania. |
Załączniki
Załączenie niezbędnych dokumentów do wniosków składanych za pośrednictwem PRS, jest chyba najbardziej newralgicznym punktem całej procedury.
Po pierwsze, nie można dać się zwieść liście załączników wygenerowanej przez system – każdorazowo należy zweryfikować jej poprawność. W części wniosków faktycznie jest to kompletna lista niezbędnych dokumentów, ale w dużej liczbie przypadków lista ta zawiera braki. Dlatego też, by skutecznie zarejestrować poszczególne zmiany w KRS, niezbędna jest wiedza jakie dokumenty stanowią podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców. W przypadku gdy Sąd Rejestrowy wykryje braki w załączonych dokumentach, wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku (wskazując jednocześnie co dokładnie powinno się we wniosku znaleźć), w terminie 7-dniowym, pod rygorem odmowy wpisu / zwrotu wniosku. Jeśli braki nie zostaną uzupełnione w terminie, wnioskodawca nie ma możliwości dalszego działania w ramach złożonego wniosku – traci uiszczoną opłatę i jest zmuszony wygenerować i opłacić nowy wniosek. Dlatego tak ważne jest zweryfikowanie kompletności dokumentów przed złożeniem wniosku do KRS – w niektórych sytuacjach bowiem uzupełnienie braków w terminie 7 dni jest bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe. Jako przykład można wskazać urlop osoby, która ma złożyć podpis na brakujących dokumentach lub załączniki, które są sporządzane poza granicami RP – procedura tłumaczenia dokumentów, opatrzenia ich klauzulą apostille i ich wysyłka do Polski, często trwa ponad tydzień.
Na koniec odpowiemy na najczęściej zadawane pytanie – czy dokumenty stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców wystarczy załączyć do wniosku?
Niestety, odpowiedź jest negatywna. Gdy dokumenty te zostały sporządzone w postaci elektronicznej, należy opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a dopiero później można je wgrać do systemu. W tym miejscu warto zaznaczyć, że oryginałem dokumentu elektronicznego nie jest skan dokumentu podpisanego odręcznie, ale oryginalny plik cyfrowy.
Z dokumentami które zostały sporządzone w postaci papierowej, sprawa jest jeszcze bardziej skomplikowana. Do wniosku bowiem należy załączyć, wg wyboru:
- odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza lub konsula,
- elektroniczne kopie dokumentów (skan dokumentu jest uznawany za jego elektroniczną kopię) – wówczas jednak oryginały dokumentów (albo ich odpisy lub wyciągi poświadczone urzędowo) należy przesłać na adres sądu rejestrowego pocztą tradycyjną, w terminie 3 dni od daty złożenia pisma (przekroczenie przewidzianego w przepisie 3-dniowego terminu nie spowoduje jednak automatycznie negatywnych konsekwencji, jego niedochowanie stanowi brak formalny wniosku i skutkuje wezwaniem do uzupełnienia w terminie tygodniowym).
Jeżeli zaś do wniosku należy dołączyć akt notarialny, którego wypis (lub wyciąg) został umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, we wniosku wystarczy wpisać numer CERWAN, którym opatrzony jest dokument.
Opłaty
Wnioski składane za pośrednictwem PRS w większości podlegają opłatom, dlatego też warto wskazać, iż wniosek można opłacić na dwa sposoby.
Opłata może zostać wniesiona jednocześnie ze złożeniem wniosku – PRS udostępnia funkcjonalność, która automatycznie przekierowuje wnioskodawcę do strony umożliwiającej dokonanie opłaty w określonej wysokości. To wygodne narzędzie, które minimalizuje ryzyko, że przelew zostanie wykonany w złej wysokości lub pomyłkę w oznaczeniu odbiorcy. Istnieje oczywiście również możliwość wykonania tradycyjnego przelewu, który powinien zostać dokonany na konto Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Wówczas należy wygenerować potwierdzenie przelewu, opatrzeć je stosownym podpisem, a następnie dołączyć do wniosku jako załącznik.
Podsumowanie
Z perspektywy pełnomocnika profesjonalnego, wprowadzenie elektronicznego postępowania rejestrowego oceniamy pozytywnie. Jeśli jednak nie ma się doświadczenia w obsłudze systemu PRS, składanie wniosków elektronicznych może wymagać pewnego wysiłku i poszerzenia wiedzy w tym zakresie. Szczególnie kłopotliwe jest załączanie dokumentów do wniosku – system często nie wskazuje jakie załączniki powinny zostać skompletowane, a procedura uwierzytelniania dokumentów nie jest intuicyjna.
Jeśli napotkają Państwo jakiekolwiek problemy lub pytania dotyczące systemu PRS i wniosków elektronicznych – służymy Państwu wsparciem i prosimy o kontakt.