Równoważny system czasu pracy to jeden z podstawowych systemów czasu pracy stosowanych w firmach, jednak największe zastosowanie ma on tam, gdzie natężenie i ilość pracy ulega zmianom w danym okresie. To, czy w danym zakładzie pracy uzasadnione jest wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy zależy w dużej mierze od oceny pracodawcy. Należy mieć jednak przy tym na uwadze wytyczne wynikające z art. 135 § 1 KP.
Na czym polega równoważny system czasu pracy i kiedy może być stosowany?
Zgodnie z art. 135 § 1 KP jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.
Równoważny system czasu pracy może być więc stosowany w przypadku, gdy uzasadnione jest to rodzajem pracy lub jej organizacją. To sformułowanie jest jednak bardzo ogólne i szeroko ujęte, wobec czego pozostawia ono dużą swobodę. Nie oznacza to jednak, że system ten może być wprowadzony zawsze i w każdym przypadku. W ogólności bowiem zastosowanie równoważnego systemu czasu pracy dopuszczalne jest tam, gdzie następuje spiętrzenie prac w niektórych dniach tygodnia, miesiąca, czy innych okresach w roku. Może on być także stosowany tam, gdzie produkcja, czy świadczenie usług jest nierytmiczne i zmienne. Najczęściej więc system ten występuje w branży hotelarskiej, gastronomicznej, w handlu, czy turystyce, a także na produkcji, gdzie z uwagi na zmienność zapotrzebowania na produkty danej firmy w roku może występować konieczność nierównomiernego zaplanowania pracy w pewnych okresach i zrekompensowania jej czasem wolnym w innym momencie. Każdorazowo więc, przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu tego systemu w zakładzie pracy, czy wobec określonej grupy stanowisk, należy przeanalizować wiele czynników i wziąć pod uwagę elementy istotne w danej branży.
Sposób organizacji czasu pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy zależy tak naprawdę od decyzji pracodawcy i tego, jak chciałby rozplanować pracę w danym okresie. System ten pozwala bowiem na przedłużenie dobowego wymiaru czasu aż do 12 godzin. Liczba 12 jest jednak granicą górną i maksymalną co oznacza, że pracodawca ma możliwość planować pracę także w niższym wymiarze, tzn. 9, 10, czy 11 godzin na dobę. Co więcej, może on przewidzieć w grafiku także to, że danego dnia praca będzie wykonywana przez 8 godzin. Równoważny system czasu pracy nie nakazuje bowiem stosowania sztywnej, 12-godzinnej normy. Warto też pamiętać, że praca w tym systemie nie musi codziennie być ustalana w stałej ilości, gdyż pracodawca może dostosowywać grafik do swoich potrzeb i planować pracę tak, aby jednego dnia pracownik pracował np. 12 godzin, drugiego 9, a trzeciego 11. W tym zakresie ograniczeniem są wyłącznie ogólne zasady dotyczące planowania i rozliczania czasu pracy, np. konieczność zapewnienia określonych odpoczynków dobowych, czy średniotygodniowych albo konieczność odpowiedniego zrekompensowania przedłużonego dobowego wymiaru czasem wolnym w innych dniach.
W jaki sposób należy rekompensować przedłużony dobowy wymiar czasu pracy?
Rekompensowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w ramach systemu równoważnego polega na zaplanowaniu pracownikowi czasu wolnego w okresach mniejszego natężenia pracy tak, aby w ogólnym rozliczeniu dobowy wymiar czasu pracy pracownika nie przekraczał przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. Pracodawca planując zatem pracę w równoważnym systemie czasu pracy powinien przewidzieć taką ilość dni wolnych od pracy albo dni ze skróconym dobowym wymiarem czasu pracy, aby wyrównać pracownikowi fakt przedłużenia mu pracy w innych dniach. W praktyce zatem pracodawca ma możliwość zarówno zaplanowania pracownikowi kilku dni pracy w przedłużonym dobowym wymiarze, a następnie kilku dni wolnych od pracy lub kilku dni pracy poniżej 8 godzin, np. 4, 5, czy 6 godzin na dobę. Faktyczny sposób organizacji w tym zakresie zależy jednak od tego, jak była zaplanowana praca w poprzednich dniach.
Czy równoważny system czasu pracy wyklucza wykonywanie pracy w nadgodzinach?
Nie, ponieważ w równoważnym systemie czasu pracy nadgodziny również mogą wystąpić. Jednak to, ile takich nadgodzin będzie, a także to, kiedy one powstaną zależy od tego, jak pracodawca zaplanuje pracę.
Zgodnie z art. 151 § 1 zd. 1 KP praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.
Powyższa ogólna zasada dotycząca nadgodzin powoduje, że jeśli pracodawca w grafiku zaplanuje pracownikowi pracę w danym dniu w wymiarze 12 godzin, jednak pracownik z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy będzie wykonywał pracę przez 13 godzin to w jego przypadku powstanie 1 godzina nadliczbowa. Podobnie będzie jednak także wtedy, gdy w grafiku pracownik będzie miał zaplanowane 8 godzin pracy – jeżeli w takim dniu przepracuje faktycznie 13 godzin to konieczne będzie zrekompensowanie mu 5 nadgodzin dobowych. Należy bowiem pamiętać, że możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy powoduje, że pracodawca może pracownikowi zaplanować do 12 godzin pracy w dobie pracowniczej. Nie oznacza to jednak, że wykonywanie pracy do 12-stej godziny w ciągu doby nie stanowi nadgodzin, jeżeli danego dnia praca została zaplanowana w mniejszym wymiarze, jednak faktyczna ilość przepracowanych godzin była wyższa. Dla powstania nadgodzin w tym przypadku istotne jest bowiem to, czy danego dnia praca pracownika była wykonywana ponad normę czasu pracy wynikającą z jego grafiku.
W kwestii nadgodzin występujących w równoważnym systemie czasu pracy należy również pamiętać o tym, że możliwość przedłużania dobowego wymiaru czasu pracy pracownika aż do 12 godzin wpływa także na ilość nadgodzin, jakie mogą zostać polecone pracownikowi w danym dniu. Doba pracownika ma bowiem 24 godziny. Pracownik powinien mieć ponadto zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W praktyce oznacza to, że dobowy wymiar czasu pracy wraz z nadgodzinami w dobie pracowniczej może wynosić maksymalnie 13 godzin, np. 12 godzin pracy + 1 nadgodzina, 9 godzin pracy + 4 nadgodziny, itd. Jest to bardzo ważna kwestia, o której należy pamiętać, aby nie naruszyć obowiązujących przepisów prawa i nie narazić się na zarzut naruszenia praw pracownika.
W jaki sposób należy wprowadzić równoważny system czasu pracy w zakładzie pracy?
Zgodnie z art. 150 § 1 KP systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, z pewnymi wyjątkami przewidzianymi w art. 150 § 2-5 KP oraz art. 139 § 3-4 KP, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W taki sposób powinien być też wprowadzony w zakładzie pracy równoważny system czasu pracy. W przypadku niektórych pracodawców, o których działają związki zawodowe, może się to wiązać z koniecznością dodatkowej konsultacjami ze związkiem. Warto przy tym jednak pamiętać, że jeżeli wraz z wprowadzeniem systemu równoważnego wydłużony miałby zostać także okres rozliczeniowy to niezbędne może stać się dokonanie dodatkowej konsultacji ze związkiem w tym zakresie, a w razie jego braku – zawiadomienia okręgowego inspektora pracy (art. 135 § 2 i 3 KP w zw. z art. 150 § 2 KP).
Podsumowanie
Wprowadzenie i stosowanie w zakładzie pracy równoważnego systemu czasu pracy jest często zabiegiem pozytywnie wpływającym na organizację pracy. Przed zastosowaniem tego systemu należy jednak przeanalizować wiele kwestii, a także zastanowić, czy praktyczna strona stosowania tego systemu jest możliwa do realizacji. Każdorazowo więc przed podjęciem decyzji w tym zakresie należy spojrzeć na swoje potrzeby i ocenić, czy nierównomierne planowanie czasu pracy pracownikom jest wskazane, a także, czy może okazać się przydatne dla codziennej pracy zakładu pracy.
W przypadku, gdybyście chcieli Państwo uzyskać dodatkowe informacje lub potrzebowali wsparcia w zakresie zasad planowania czasu pracy albo w przygotowaniu odpowiednich postanowień do regulacji wewnętrznych nasz zespół ekspertów pozostaje do Państwa dyspozycji.