Jak zapisać się na listę odbiorców newslettera Krajowego Rejestru Sądowego? Czy warto? Ile to kosztuje?
Zapraszamy do lektury artykułu, by poznać odpowiedzi na te pytania.
Kradzież spółki
Ministerstwo Sprawiedliwości podkreśla, że newsletter ma na celu przeciwdziałanie kradzieży spółek – w pierwszej kolejności warto więc określić czym owa „kradzież spółki” jest.
Zjawisko potocznie określane „kradzieżą spółki” to nic innego jak zmiana wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, przez osoby nieuprawnione, przy użyciu nieprawdziwych dokumentów. Skutkiem takich działań może być utrata kontroli nad spółką przez prawdziwy zarząd czy też umożliwienie działania osób nieuprawnionych w imieniu spółki. Łatwo sobie wyobrazić efekty takiej operacji, jak np. wypłacenie środków z konta bankowego, czy zaciągnięcie zobowiązań w imieniu spółki lub sprzedaż majątku spółki.
Tutaj z pomocą przychodzi omawiany newsletter, albowiem po zapisie do newslettera, wszelkie informacje o złożeniu wniosku do KRS dla danego podmiotu, będą automatycznie przekazywane na adres mailowy osoby uprawnionej. Jeśli więc osoba uprawniona otrzyma powiadomienie, a nie składała żadnego wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego, ma możliwość niezwłocznego podjęcia działań i udaremnienia oszustwa z pomocą organów ściągania.
Zapis do newslettera – krok po kroku
Usługa newslettera jest dostępna wyłącznie dla użytkowników Portalu Rejestrów Sądowych.
Po wejściu na stronę główną Portalu Rejestrów Sądowych, należy przejść do zakładki „Krajowy Rejestr Sądowy”, następnie należy zejść na dół strony (ten krok nie jest zbyt intuicyjny, bowiem newsletter nie został wskazany wśród podstawowych funkcji, które wyświetlają się na górze ekranu), do ustępu zatytułowanego „Monitorowanie podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (usługa Newsletter) od 21.06.2022” i wybrać przycisk „dodaj podmiot do monitorowania”. Na ekranie pojawi się pole w którym należy wpisać numer KRS podmiotu, o którym chcemy uzyskiwać informacje. Jeśli nie znamy numeru KRS podmiotu, mamy możliwość przejścia do wyszukiwarki KRS (hiperlink został zamieszczony bezpośrednio pod w/w polem), w której możemy znaleźć podmiot po nazwie, numerze REGON, NIP.
Jakie informacje można uzyskać z newslettera
Użytkownik może objąć newsletterem wszystkie typy podmiotów wpisanych do KRS – zarówno w Rejestrze Przedsiębiorców, jak i w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Powiadomienia przychodzące w ramach newslettera, obejmują informacje o:
- rejestracji sprawy na wniosek (dane podane w informacji: numer podmiotu w Rejestrze, sygnatura akt sprawy, data rejestracji sprawy w systemie),
- rejestracji sprawy z urzędu (dane podane w informacji: numer podmiotu w Rejestrze, sygnatura akt sprawy, data rejestracji sprawy w systemie),
- dokonaniu wpisu w rejestrze (dane podane w informacji: numer podmiotu w Rejestrze, sygnatura akt sprawy, data dokonania wpisu i numer wpisu).
Informacje te są wysyłane użytkownikom automatycznie, na adres e-mail wskazany przy rejestracji konta w PRS. Dodatkowo, wykaz w/w zdarzeń jest dostępny dla użytkownika w systemie PRS.
Należy zaznaczyć, że informacja o złożonym wniosku / dokonanym wpisie w KRS jest podstawowa, nie zawiera żadnych merytorycznych informacji o tym czego dotyczy sprawa lub kto złożył wniosek – ze szczegółami można zapoznać się dopiero przeglądając akta rejestrowe.
Mimo otrzymania alertu, nie będziemy więc mieć wiedzy o sprawie, co często wprowadza zbędny niepokój wśród użytkowników, którzy obawiają się, że niespodziewany alert zawsze oznacza problemy. Tak nie jest – wśród czynności podejmowanych z urzędu o których zostaniemy poinformowani są również czynności techniczne. Przykładem może być przeniesienie akt rejestrowych po zmianie siedziby lub potwierdzenie złożenia sprawozdania finansowego dla podmiotu (tak, użytkownicy newslettera mogą spodziewać się „wysypu” alertów każdego roku, w okresie składania sprawozdań finansowych!), więc taki mail nie musi każdorazowo oznaczać problemów.
Dlatego też, po otrzymaniu newslettera, nie warto wpadać w panikę, tylko niezwłocznie zweryfikować jakie czynności obejmuje przesłane powiadomienie. Ze szczegółami sprawy można zapoznać się przeglądając akta rejestrowe albo Repozytorium Akt Elektronicznych (e-mail przychodzący w ramach newslettera wskazuje jakiego dokładnie podmiotu dotyczy powiadomienie, co znacząco ułatwia weryfikację zmian, w sytuacji w której newsletter jednego użytkownika obejmuje więcej podmiotów).
Aspekt techniczny
Każdy użytkownik Portalu Rejestrów Sądowych może zapisać się maksymalnie na 50 subskrypcji. Dla każdej z subskrypcji należy zdefiniować, w szczególności: czas obowiązywania subskrypcji, zasady przedłużenia subskrypcji oraz otrzymywanie powiadomień mailem. Bez względu na ilość podmiotów objętych alertem dla danego użytkownika, usługa zawsze jest bezpłatna.
Newsletter umożliwia również użytkownikom – w przypadku gdy faktycznie złożyli oni wniosek o zmianę danych podmiotu wpisanego do KRS – ustalenie etapu postępowania prowadzonego przez sąd rejestrowy, co dotychczas było możliwe wyłącznie poprzez kontakt z biurem obsługi interesantów lub sekretariatem wydziału rejestrowego.
Warto również zaznaczyć, że informacje które otrzymuje użytkownik dotyczą wyłącznie wniosków, które wpłynęły do Sądu Rejestrowego, po dokonaniu subskrypcji newslettera. Jeśli więc mamy podejrzenie, że mogło dojść do „kradzieży spółki” jest już za późno, by zgłaszać się do newslettera. W takiej sytuacji należy bezzwłocznie skontaktować się z sądem i dokonać przeglądu akt rejestrowych w celu potwierdzenia swoich przypuszczeń, bowiem newsletter nie obejmuje zdarzeń przeszłych.
Oczywiście zapis do newslettera, w żadnej mierze nie zwalnia od obowiązku zapoznawania się z treścią danych zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz z aktami rejestrowymi. Jest to jedynie mechanizm dodatkowy, który ma pomagać przedsiębiorcom.
Podsumowanie
Podsumowując, newsletter Krajowego Rejestru Sądowego jest ciekawym rozwiązaniem, z którego istnienia niewiele osób zdaje sobie sprawę. Nie jest to narzędzie idealne – alerty są zbyt ogólne i nie obejmują spraw wszczętych przed dodaniem newslettera – wydaje się jednak, iż jest to rozwiązanie umożliwiające w jakimś stopniu monitoring działań dotyczących spółki, co zwiększa możliwości ochrony podmiotu przed „kradzieżą spółki”. Z pewnością może okazać się to interesującym narzędziem dla osób, które „chcą trzymać rękę na pulsie”.