Uchwała ta zgodnie z ustawowym wymogiem jest protokołowana przez notariusza. Natomiast ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie (Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91 z późń. zm., dalej jako „prawo o notariacie”) przewiduje w art. 104 § 4, że protokoły sporządzane są w formie aktu notarialnego. Takie kaskadowo rozpatrywane wymogi formalne, doprowadziły niektórych przedstawicieli doktryny i orzecznictwa do wniosku, że pełnomocnictwo do głosowania w imieniu właściciela lokalu nad uchwałą w sprawie zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną wymaga formy aktu notarialnego. Skutkiem niezachowania takiej formy, a więc udzielenia pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej, miałaby być nieważność głosu i jego wyeliminowanie z zestawienia głosujących „za” podjęciem danej uchwały, a co za tym idzie często ustalenie, że dana uchwała nie została podjęta z uwagi na brak wymaganej większości głosów.
Przeciwnicy takiej interpretacji przepisów przekonywali, że protokół notarialny nie jest tożsamy z aktem notarialnym, gdyż w przeciwnym razie rozróżnienie tych dwóch form nie miałby znaczenia prawnego. Stano na stanowisku, że oddanie pojedynczego głosu nie jest równoznaczne z podjęciem uchwały. Wreszcie szukano analogii w regulacji Kodeksu spółek handlowych, gdzie wprost przesądza się, że pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy i wykonywania prawa głosu wymaga jedynie zwykłej formy pisemnej (art. 4121 ksh). Powoływano także argumentację z zakresu wykładni funkcjonalnej – właściciele lokali zmuszeni do udzielania pełnomocnictw w formie aktów notarialnych, straciliby praktyczną możliwość zmiany ustanowionego wcześniej sposobu zarządzania nieruchomością wspólną.
Powyższy spór legł w końcu u podstaw jednej ze spraw sądowych i dzięki temu możliwe było uzyskanie rozstrzygnięcia Sądu Najwyższego – wniesiono skargę kasacyjną od wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie, w uzasadnieniu którego Sąd Apelacyjny przyjął wymóg notarialnego pełnomocnictwa do głosowania nad uchwałą w sprawie zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną.
Wyrok SN i uzasadnienie
Wyrokiem z dnia 15 stycznia 2016 roku Sąd Najwyższy w sprawie I CSK 1047/14 uchylił orzeczenie Sądu Apelacyjnego i przesądził w uzasadnieniu wyroku co następuje: „Pełnomocnictwo do udziału w zebraniu właścicieli i głosowania na tym zebraniu nie wymaga formy aktu notarialnego, chociażby głosowana uchwała podlegała zaprotokołowaniu przez notariusza.”.
Sąd Najwyższy podzielił stanowisko części doktryny i wskazał w uzasadnieniu wyroku, że „odróżnić należy oddanie głosu, do czego upoważnia pełnomocnictwo, od uchwały właścicieli, która zostaje podjęta jako rezultat głosowania. Pełnomocnik, który głosuje w imieniu reprezentowanego przez siebie właściciela lokalu, nie dokonuje czynności w postaci uchwały. Czynność ta jest wynikiem głosowania. Pełnomocnik nie jest umocowany do podjęcia uchwały, lecz do oddania głosu w głosowaniu nad tą uchwałą. Jeśli więc ustawa wymaga, aby uchwałę właścicieli zaprotokołował notariusz (art. 18 ust. 2a WłLokU), a protokół taki przybiera postać aktu notarialnego (art. 104 § 4 PrNot), to nie oznacza to, że wymaganie dochowania tej formy odnosi się również do udzielenia pełnomocnictwa przez właściciela lokalu. Skoro bowiem czynnością, której dokonuje pełnomocnik, jest oddanie głosu, a szczególna forma zastrzeżona jest dla samej uchwały, która zostaje podjęta w następstwie głosowania, to nie zachodzi sytuacja, o której mowa w art. 99 § 1 KC w zw. z art. 1 ust. 2 WłLokU. Pełnomocnictwo do udziału w zebraniu właścicieli i głosowania na tym zebraniu nie wymaga zatem formy aktu notarialnego, chociażby głosowana uchwała podlegała zaprotokołowaniu przez notariusza.”.
Wskazać należy, że stanowisko Sądu Najwyższego powinno ostatecznie uciąć dywagacje dotyczące wymogów co do formy pełnomocnictwa do głosowania nad uchwałami wspólnot mieszkaniowych. W naszej ocenie jest to pogląd ze wszech miar słuszny, gdyż zapewnia możliwość skutecznego i realnego podejmowania uchwał wspólnoty w najistotniejszych dla niej kwestiach.