Wstęp
W dniu 24 czerwca 2024 r. długo oczekiwana ustawa o sygnalistach (dalej jako „Ustawa”’) została opublikowana w Dzienniku Ustaw i wejdzie ona w życie 25 września 2024 r. Jest to przełom w polskim systemie prawnym, który z pewnością mocno wpłynie na funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw! Warto przypomnieć, że ustawa o sygnalistach ma swoje źródło w prawie europejskim, ponieważ stanowi implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej jako „Dyrektywa”).
Wiele podmiotów z niecierpliwością czekało na wdrożenie regulacji, które zgodnie z nałożonymi powyższą Dyrektywą obowiązkami, miało nastąpić już w 2022 r. Polska znacznie przekroczyła ten termin i już w lipcu 2022 r. wyznaczono jej dwumiesięczny termin na wywiązanie się z zobowiązań z niej wynikających. W związku
z tym, że Ustawa oraz jej przepisy wejdą w życie dopiero w drugiej połowie 2024 r., Polska zapłaciła bardzo wysoką kare za nieterminową implementację Dyrektywy.
Warto podkreślić, że była to regulacja bardzo oczekiwana. Wiele podmiotów, szczególnie tych międzynarodowych działających w Polsce, wprowadziło już wewnętrzne procedury bazując na przepisach samej Dyrektywy. Obecnie, po podpisaniu ustawy przez Prezydenta RP, będą oni musieli dostosować swoje wewnętrzne polityki do przepisów ustawy o sygnalistach. Wszystkie inne podmioty, które są zobowiązane do stosowania Ustawy będą musiały natomiast opracować odpowiednie regulacje i wdrożyć niezbędne działania w
zakładzie pracy.
Kim jest Sygnalista?
Na wstępie, należy zadać sobie podstawowe pytanie, kim właściwie jest sygnalista? W aktualnym stanie prawnym brak jest definicji pojęcia „sygnalista” oraz adekwatnych regulacji, które gwarantowałyby ochronę osób zgłaszających naruszenia. Kompleksowa implementacja Dyrektywy pozwoli na zmianę tego stanu i w konsekwencji wprowadzi do porządku prawnego termin „sygnalista”. Sygnalistą będzie osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Zagłębiając się bardziej, zgodnie z art. 4 Ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod
nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz czy praktykant.
Co może zgłaszać Sygnalista?
Jak zostało wskazane na wstępie, Ustawa ma na celu wprowadzenie do polskiego porządku prawnego przepisów Dyrektywy, które zagwarantują sygnaliście ochronę i pozwolą na swobodne zgłaszanie naruszeń prawa. Należy jednak podkreślić, że przepisy Ustawy wskazują wprost, jakie naruszenia będą mogły być zgłaszane przez sygnalistę. Zgodnie z art. 3 Ustawy naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące w szczególności: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych.
Co ciekawe, uprzednio ww. katalog zawierał również możliwość zgłaszania naruszeń z zakresu prawa pracy, co zostało zmienione poprawką wprowadzoną przez Senat. Warto jednak podkreślić, że powyższy katalog tak naprawdę może ulec rozszerzeniu. Podmiot zobowiązany do utworzenia kanałów wewnętrznych może przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych obowiązujących w swoich przedsiębiorstwach. W konsekwencji, usunięcie z katalogu
naruszeń zgłaszanych w zakresie prawa pracy, nie zamknie pracodawcy drogi do poszerzenia takiego katalogu naruszeń właśnie o prawo pracy, w ramach swoich wewnętrznych regulacji.
Czy jest to dobra zmiana? Tutaj zdania są podzielone. Część pracodawców zgadza się ze stanowiskiem Senatu, że wprowadzenie do katalogu naruszeń zgłoszeń z prawa pracy spowodowałoby chaos w zakresie rozróżniania, które zgłoszenia powinny być dokonywane w ramach zakładu pracy, a które kierowane do Państwowej Inspekcji Pracy. Druga część natomiast stanowczo nie zgadza się z poprawkami Senatu i uważa, że wykreślenie z katalogu naruszeń prawa pracy spowoduje, że z zakresu naruszeń zostały wyłączone najbardziej istotne sprawy. W praktyce, jest to aspekt, który będzie można ocenić dopiero po wejściu w życie przepisów i procedur wewnętrznych.
Najważniejsze obowiązki wynikające z przepisów Ustawy
Ustawa nakłada szereg obowiązków na pracodawcę, a także określa rodzaje zgłoszeń, które będą mogły być dokonywane przez sygnalistów na podstawie Ustawy. Należy zaznaczyć, że Ustawa wyróżnia następujące zgłoszenia:
- zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prywatnemu lub publicznemu, m.in. pracodawcy,
- zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
Z perspektywy pracodawców, to właśnie zgłoszenia wewnętrzne będą miały największe znaczenie, ponieważ będą one dotyczyły bezpośrednio zgłoszeń dokonywanych wewnątrz ich organizacji. W ramach utworzenia takiego kanału, koniecznym będzie wyznaczenie osoby w ramach struktury organizacyjnej, która będzie przyjmowała zgłoszenia oraz utworzenie systemu przekazywania zgłoszeń.
Ustawa kładzie również znaczny nacisk na ochronę sygnalisty. Z tego powodu, pracodawca nie będzie mógł stosować żadnych działań odwetowych wobec osoby, która zdecydowała się dokonać zgłoszenia! Co więcej, pracodawca będzie miał obwiązek zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi. Zwracamy również uwagę na obowiązek zachowania poufności danych sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniu. Zgodnie z Ustawą, jest to gwarancja dla osoby dokonującej zgłoszenie, która musi być bezwzględnie przestrzegana. Ponadto, pracodawca będzie miał obowiązek informacyjny względem sygnalisty, czyli przekazywania mu wszelkich informacji dotyczących w szczególność postępów procedowania zgłoszenia oraz jego rozstrzygnięcia.
Kto ma obowiązek dostosowania się do przepisów Ustawy?
Podstawowym pytaniem jest to, kto ma obowiązek dostosowania się do przepisów Ustawy, a w szczególności, utworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń?
Rozwiewając wszelkie wątpliwości, pracodawcy są zobowiązani do wdrożenia przepisów Ustawy, jeśli zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku co najmniej 50 osób, które świadczą pracę (zarówno na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub świadczą usługi jako osoby samozatrudnione). Mają oni także obowiązek ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z przepisami Ustawy.
Ustawa obejmie swoimi regulacjami również podmioty sektora publicznego oraz organizacje, w tym firmy i instytucje publiczne, fundacje czy stowarzyszenia.
Podsumowanie
Z pewnością Ustawa przyniesie rewolucyjne zmiany dla wielu pracodawców, którzy będą musieli dostosować swoje wewnętrzne procedury oraz regulacje do nałożonych Ustawą obowiązków. Należy jednak uznać, że wprowadzenie regulacji dot. sygnalistów jest z pewnością dobrym kierunkiem, który w przyszłości przyniesie organizacjom wiele korzyści.
Obecnie, ze względu na to, że Ustawa została już ogłoszona w Dzienniku Ustaw, a czas na wdrożenie regulacji to 3 miesiące od dnia jej ogłoszenia, pozostało niewiele czasu na utworzenie kanałów wewnętrznych oraz stworzenie odpowiednich procedur, które pozwolą na kompleksowe wdrożenie nowych regulacji.
Z tego powodu, opierając się na swoim doświadczeniu związanym z wprowadzaniem nowych regulacji, gorąco rekomendujemy jak najszybsze podjęcie niezbędnych kroków pozwalających na dostosowanie swoich organizacji do nadchodzących zmian. Zwracamy uwagę, że niedostosowanie się do nich, może mieć swoje konsekwencje w postaci nałożenia na podmioty kary grzywny.
Jako doświadczony zespół prawa pracy, pozostajemy do Państwa dyspozycji i służymy praktycznymi poradami, które pozwolą na gładkie przejście przez konieczność wdrożenia nowych przepisów dot. sygnalistów. Zachęcamy do kontaktu, w przypadku dodatkowych pytań!
