Niezwykle istotną kwestią z punktu widzenia mieszkańców jest powierzenie codziennych spraw utrzymania nieruchomości wspólnej uprawnionemu podmiotowi. Jednak pojęcia zarządu, zarządcy i administratora często są używane zamiennie, co może powodować nieporozumienia. Dlatego rozróżnienie podstaw ich działania oraz zakresu kompetencji ma duże znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej.

Poniższe uwagi dotyczą przy tym tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych (gdzie liczba lokali zarówno wyodrębnionych, jak i niewyodrębnionych jest większa niż siedem). W mniejszych wspólnotach ustawodawca przewidział zaś odrębną regulację opartą na przepisach kodeksu cywilnego w przedmiocie współwłasności.

Zarząd właścicielski

Ustawa o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 1892) w art. 20 wskazuje, iż właściciele lokali w tzw. dużej wspólnocie mieszkaniowej, mają obowiązek wyboru jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu.

Członkiem takiego zarządu może być tylko osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona. Pomimo możliwości powołania do składu zarządu osoby spoza grona członków wspólnoty mieszkaniowej, taki sposób zarządu jest powszechnie określany mianem zarządu „właścicielskiego”.

Uchwała o wyborze zarządu zapada co do zasady większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej (chyba że zachodzą przesłanki głosowania w trybie jeden właściciel – jeden głos). Uchwała o wyborze członków zarządu nie musi być przy tym zaprotokołowana przez notariusza.

Zgodnie z artykułem 21 ust. 1 omawianej ustawy zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Zarząd samodzielnie podejmuje decyzje w ramach zwykłego zarządu, do których należą m.in. konserwacja, dbanie o czystość, jak i bezpieczeństwo użytkowania budynku.

Do podjęcia przez zarząd decyzji przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie wskazanych czynności oraz udzielająca pełnomocnictwa zarządowi do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie przewidzianej dla danej czynności prawnej. Przykładowy katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wskazuje zaś art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali.

Warto także pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali, gdy zarząd jest kilkuosobowy oświadczenia woli w imieniu wspólnoty składają co najmniej dwaj jego członkowie.

Zarząd powierzony

Odmienny sposób zarządu został przewidziany w art. 18 ustawy o własności lokali. Przewiduje on, iż zarząd nieruchomością wspólną może zostać powierzony osobie fizycznej lub prawnej w drodze umowy zawartej w formie aktu notarialnego (stąd określa się go mianem zarządu lub zarządcy „powierzonego”).

Kompetencje zarządcy powierzonego są co do zasady zbieżne z kompetencjami zarządu właścicielskiego. Wynika to z art. 33 ustawy o własności lokali, który przewiduje zastosowanie ogólnych regulacji dotyczących zarządu we wspólnocie mieszkaniowej do zarządcy powierzonego, chyba, że umowa stanowi inaczej.

Powołanie zarządcy powierzonego może nastąpić już w momencie wyodrębnienia własności pierwszego lokalu. Często na tym etapie nabywcy lokali określają w aktach notarialnych sposób zarządu nieruchomością wspólną. Wówczas umowa taka jest skuteczna w stosunku do kolejnych nabywców lokali. Zmiana tak określonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza.

Warto dodać, iż kwestia powołania zarządcy nieruchomości wspólnej przy jednoczesnym powołaniu zarządu jako organu wspólnoty mieszkaniowej budzi szereg dyskusji. Według pierwszego poglądu powierzenie zarządcy zarządu nieruchomością wspólną powoduje wygaśnięcie obowiązku powołania zarządu wspólnoty, natomiast według drugiego poglądu powierzenie zarządu osobie fizycznej lub prawnej nie wyłącza możliwości powołania zarządu właścicielskiego.

Jednak w ocenie Sądu Najwyższego ustanowienie zarządcy powierzonego wyklucza możliwość tworzenia zarządu właścicielskiego, zgodnie z art. 20 ustawy o własności lokali (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 14 września 2005 r. o sygn. akt: III CZP 62/05). W praktyce zatem, jeśli właściciele lokali powołali zarządcę powierzonego, to nie wybierają już zarządu. Takie stanowisko znajduje uzasadnienie, gdyż ostatecznie obie formy zarządu mają ten sam cel – skuteczną reprezentację wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz i kierowanie sprawami wspólnoty.

Administrowanie nieruchomością wspólną

Od powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej, w rozumieniu art. 18 ust. 1 omawianej ustawy, należy natomiast odróżnić zlecenie administrowania nieruchomością wspólną. Ma to szczególne znaczenie, gdyż administratorzy często posiadają tytuł zarządcy nieruchomością, co może prowadzić do utożsamiania roli zarządcy powierzonego z rolą administratora.

Tymczasem administrator nie jest organem wspólnoty (jak zarząd właścicielski) ani nie zastępuje takiego organu (jak zarządca powierzony). Pomimo zlecenia administrowania nieruchomością, powołany zarząd właścicielski (lub wybrany zarządca powierzony) nadal sprawuje swoją funkcję, zlecając jedynie wykonywanie poszczególnych czynności osobnemu podmiotowi w zakresie zwykłego zarządu nieruchomością wspólną na podstawie zawartej umowy.

Prawa i obowiązki administratora wynikają wówczas jedynie z umowy zawartej ze wspólnotą. Ponadto nie mogą oni przekazać administratorowi wszystkich swoich uprawnień, bowiem do obowiązków administratora należą zwykłe czynności w ramach działania wspólnoty mieszkaniowej, co podkreśla Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 stycznia 2006 roku (sygn. akt. IV CK 343/05) wskazując, iż administrowanie jest czynnością, która generalnie zawiera się w pojęciu zarządzania nieruchomością, ale oznacza przede wszystkim podstawowe czynności dotyczące opieki nad nieruchomością.

Jak więc wynika z powyższego istnieją poważne różnice pomiędzy pojęciami zarządu, zarządcy powierzonego oraz administratora – warto mieć je na uwadze uczestnicząc w życiu wspólnoty mieszkaniowej.