Czym jest zadaniowy system czasu pracy i kiedy najlepiej go stosować?
Zadaniowy system czasu pracy uregulowany jest w art. 140 kodeksu pracy, który stanowi, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.
System zadaniowy jest więc systemem czasu pracy, który może być wprowadzony w stosunku do każdego stanowiska pracy oraz każdego pracownika, o ile jest to uzasadnione rodzajem pracy albo miejscem jej wykonywania. Przepisy nie przewidują konkretnych przesłanek, które należy spełnić albo określonych rodzajów prac, do których ten system może mieć zastosowanie. Ocena tego, czy na określonym stanowisku pracy może być zastosowany zadaniowy system czasu pracy zależy więc od pracodawcy.
Podobnie również, przepisy kodeksu pracy nie określają tego, w jakich sytuacjach zadaniowy czasu pracy może być zastosowany. W praktyce stosuje się go najczęściej wtedy, gdy wykonywanie pracy zależne jest jedynie od indywidualnego zaangażowania pracownika albo występują trudności z kontrolą i ewidencją czasu wykonywania pracy, np. w przypadku pracy terenowej. Katalog tych sytuacji nie jest jednak zamknięty i możliwie jest dodanie do niego innych, które obiektywnie uzasadniają kształtowanie czasu pracy pracownika wyznaczonymi mu zadaniami.
Jak wyglądają normy czasu pracy w zadaniowym systemie czasu pracy?
W systemie zadaniowym czas pracy pracownika kształtowany jest przez jego zadania, które powierzone są mu przez pracodawcę. Nie oznacza to jednak, że jest to system pracy nienormowanej. Przeciwnie, w zadaniowym systemie czasu pracy pracownik nie powinien pracować więcej niż 8 godzin dziennie, przeciętnie 40 godzin tygodniowo, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. W systemie tym zastosowanie mają więc podstawowe, przewidziane w art. 129 kodeksu pracy normy czasu pracy. To, co różni ten system od pozostałych to możliwość elastycznego kształtowania pracy wykonywanej przez pracownika poprzez powierzenie mu zadań, które po odpowiedniej estymacji czasowej (oszacowaniu ich czasochłonności) pozwalają na łatwiejsze zarządzenie tym, ile czasu pracownik powinien pracować nad określoną rzeczą i zabezpieczenie się przed nieuzasadnionym powstawaniem nadgodzin.
Generalnie, w ramach zadaniowego systemu czasu pracy pracownik ma dużą swobodę co do tego, jak będzie wyglądał jego dzień pracy i w jaki sposób będzie organizował sobie swój czas pracy (mieszcząc się oczywiście w ww. normach). Nie rozliczamy go bowiem z godzin pracy w określonym przedziale czasu, lecz z wykonania powierzonych mu zadań, których czasochłonność powinna być uprzednio właściwie oszacowana. Nie oznacza to jednak, że pracownik może całkowicie dowolnie ustalać godziny swojej pracy, jej rozpoczęcia i zakończenia. Zadaniowy system czasu nie musi bowiem oznaczać całkowitej dowolności działania pracownika. Pracodawca, z uwagi na uzasadnione okoliczności, może bowiem wymagać od pracownika, aby ten był dostępny w określonych godzinach, np. z uwagi na ograniczoną dostępność klientów, konieczność współpracy z zespołem, czy odbywania spotkań o ściśle oznaczonych godzinach.
Czy w zadaniowym systemie czasu pracy mogą występować nadgodziny?
Zadaniowy system czasu pracy jest systemem pozwalającym na dużą elastyczność, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Prawidłowe powierzenie zadań pracownikowi, jak też ustalenie odpowiedniego czasu niezbędnego do ich wykonania powinno doprowadzić do tego, że w systemie tym nie powinny powstawać nadgodziny. Nie oznacza to jednak, że takie nadgodziny nigdy nie powstaną – zarówno nadgodziny dobowe, jak też nadgodziny średniotygodniowe, a co za tym idzie, że pracownik nie otrzyma odpowiedniej rekompensaty za wykonywanie pracy w przedłużonym wymiarze (dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego).
W kwestii nadgodzin należy jednak wyodrębnić dwie różne sytuacje:
- świadczenie pracy w większym wymiarze niż umówiony z pracownikiem (pełen etat, ½ etatu etc.) z uwagi na dodatkowe zadania wykonywane na polecenie pracodawcy,
- wykonywanie pracy w większym wymiarze z uwagi na niestaranność pracownika, jego zwłokę z wykonaniem pracy, czy też dłuższy faktycznie czas wykonania zadań niż pierwotnie założony.
W pierwszym przypadku nadgodziny będą występować i należało będzie rozliczyć je zgodnie z ogólnymi zasadami kodeksu pracy. Pracownik pracujący w zadaniowym systemie czasu może bowiem wykonywać więcej zadań niż tylko te, które zostały powierzone do wykonywania w 8 godzinach pracy, jednak w takim przypadku powinno być to traktowane jako godziny nadliczbowe. W drugim przypadku nie jest to natomiast takie jednoznaczne. Może być bowiem tak, że pracownik wykonuje obowiązki wolniej niż powinien, przekraczając tym ustalone przez pracodawcę dla danego zadania wartości czasowe. Nie wyklucza to jednak także sytuacji, w której pracownik faktycznie będzie wykonywał pracę ponadwymiarową, którą należy zakwalifikować jako pracę w nadgodzinach, ale nie z powodu okoliczności leżących po jego stronie, a z uwagi na nieprawidłowe oszacowanie przez pracodawcę czasu trwania poszczególnych zadań. Może się więc okazać, że nawet jeżeli pracodawca nie powierzy pracownikowi nadprogramowego zadania, pracownik ten będzie miał prawo do rozliczenia nadgodzin. Każda z takich sytuacji musi być jednak przeanalizowana i skonsultowana z przełożonym pracownika, aby mieć pewność, w jaki sposób należy ją zinterpretować (potraktować), a co za tym idzie, czy rozliczać ją jako pracę w godzinach nadliczbowych, czy też nie.
Nie należy również zapominać o tym, że kodeks pracy przewiduje różne grupy pracowników, które co do zasady mogą wykonywać pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Taka sytuacja ma miejsce, np. w przypadku kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, do których odnosi się art. 151[4] kodeksu pracy. Takie osoby, nawet jeżeli zatrudnione zostaną w zadaniowym systemie czasu pracy, mogą nie mieć prawa do rekompensaty z tytułu nadgodzin, poza ściśle oznaczonymi przypadkami wynikającymi z kodeksu pracy. Jest to więc kategoria osób, w przypadku których będziemy mieć do czynienia z innym podejściem i należało będzie spojrzeć na takich pracowników odmiennie, mając na względzie ich szczególną sytuację.
W jaki sposób wdrożyć zadaniowy system czasu pracy i powierzyć zadania pracownikom?
Sposób wdrożenia zadaniowego systemu czasu pracy nie został określony w przepisach kodeksu pracy. Pracodawca ma więc co do zasady dowolność w tym zakresie i może przyjąć rozwiązanie najbardziej optymalne dla jego organizacji.
W praktyce stosowane są różne rozwiązania. Najczęściej pracodawcy wprowadzają zadaniowy system czasu pracy w umowach o pracę pracowników bądź na mocy stosownych postanowień regulaminu pracy. W tej drugiej sytuacji najczęściej wyodrębnia się konkretne stanowiska, do których taki system znajdzie zastosowanie.
Poza samym wprowadzeniem zadaniowego systemu czasu pracy nie należy również zapominać o konieczności odpowiedniego oszacowania czasu trwania zadań i ich powierzenia pracownikom. W tym zakresie również kodeks pracy nie wskazuje jasnych wytycznych, nakazując jedynie, aby czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań został ustalony w porozumieniu z pracownikiem. W tym przypadku pracodawcy również w praktyce podchodzą różnie do tej kwestii. Ustalenie wymiaru poszczególnych zadań może być bowiem dokonane indywidualnie z każdym pracownikiem albo ustalone grupowo, dla wszystkich zainteresowanych, z możliwością modyfikacji szczegółów po konsultacji pomiędzy pracownikiem i jego przełożonym. To, jaki sposób estymacji i powierzenia zadań zostanie wybrany przez pracodawcę zależy więc od jego potrzeb i możliwości, a także ogólnie przyjętych zasad występujących w zakładzie pracy.
