Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną. Zgodnie z artykułem 38 Kodeksu cywilnego osoby prawne działają za pośrednictwem swoich organów. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością takim organem jest oczywiście zarząd. Jest to organ obligatoryjny w spółce z o.o., bez którego ustanowienia nie jest możliwe jej powstanie. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuję ją na zewnątrz. Mówiąc wprost zajmuje się on bieżącą działalnością spółki z o.o. we wszystkich aspektach.
Kto może zostać członkiem zarządu
Po pierwsze, członkiem zarządu może zostać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 18 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Zasadniczo będzie to więc osoba, która ukończyła 18 lat. Nie ma przy tym znaczenia czy członkiem zarządu zostanie wspólnik, czy też inna osoba – spoza grona wspólników. Polski system prawny nie przewiduje możliwości powołania do zarządu osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej.
Po drugie, członkiem zarządu nie może być osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w (1) art. 587-5872, art. 590, art. 591 Kodeksu spółek handlowych oraz (2) art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego.
Należy przy tym pamiętać, że w przypadku gdy spółka prowadzi działalność regulowaną lub przy spółkach szczególnej kategorii, ustawy szczególne mogą nakładać dodatkowe wymogi dla członków zarządu. W ramach przykładu można podać wykonywanie działalności w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym. Ponadto dodatkowe ograniczenia mogą również dotyczyć np. osób pełniących funkcje publiczne czy spółek Skarbu Państwa.
Procedura powołania członka zarządu
Powołanie zarządu jest jedną z istotnych czynności przy zawiązaniu nowej spółki z o.o. Bez powołania zarządu nie może dojść do powstania spółki z o.o., na co wyraźnie wskazuje treść art. 163 pkt 3 KSH.
Powołanie pierwszego zarządu następuje najczęściej w akcie notarialnym obejmującym umowę spółki. Na taką możliwość wskazuje art. 167 § 1 pkt 3 KSH. Powszechną praktyką jest taka konstrukcja aktu notarialnego, w którym o powołaniu stanowi się w końcowej treści aktu notarialnego, jednak już poza treścią samej umowy spółki. Taka konstrukcja ma istotny walor praktyczny – w treści umowy spółki nie wskazujemy wtedy konkretnych nazwisk członków zarządu, co pozwala uniknąć nieścisłości przy ewentualnych zmianach w składzie zarządu w przyszłości.
Poza przypadkiem pierwszego zarządu, członkowie zarządu są zasadniczo powoływani uchwałą wspólników (art. 201 § 4 KSH). Przepis ten nie ma jednak charakteru bezwzględnie wiążącego i w umowie spółki można określić inny podmiot uprawniony do powołania zarządu. Jeżeli uprawnienie do powołania członków zarządu jest delegowane na inne podmioty, najczęstszym wyborem w praktyce jest delegowanie tego uprawnienia na radę nadzorczą. Zdarza się również, że w ramach uprawnień osobistych (art. 159 KSH) przyznaje się poszczególnym wspólnikom prawo powoływania członków zarządu. Takie uprawnienie może być także powiązane z uprzywilejowaniem poszczególnych udziałów (art. 174 KSH). Należy oczywiście pamiętać, że przepisy szczególne mogą ograniczać lub wyłączać w tym zakresie swobodę wspólników.
Oczywistym jest, że nikt nie może zostać powołany do zarządu bez swojej zgody. Sama treść czynności stanowiącej o powołaniu (najczęściej uchwała wspólników) nie musi zawierać zgody osoby powołanej do zarządu. Niemniej jednak, uzyskanie takiej zgody jest konieczne nawet po formalnym powołaniu, w innym przypadku powołanie danej osoby będzie nieskuteczne. Pełnienie funkcji w zarządzie spółki wiąże się z licznymi obowiązkami i odpowiedzialnością. Trudno sobie wyobrazić sytuację, że dana osoba – bez swojej woli – zostaje zaskoczona powołaniem do zarządu.
Istotne jest również określenie momentu, z którym powołanie do zarządu jest skuteczne. Zasadniczo będzie to dzień podjęcia czynności stanowiącej o powołaniu do zarządu (np. dzień podjęcia uchwały przez wspólników). Możliwie jest też wskazanie innego dnia, z którym nastąpi powołanie do zarządu. Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego o powołaniu członka zarządu ma w tym przypadku wyłącznie charakter deklaratoryjny. Sąd wyłącznie stwierdza o powołaniu do zarządu, a wpis do KRS ma walor informacyjny. Oznacza to, że nawet przed wpisem do KRS członek zarządu może działać w imieniu spółki, na podstawie samej czynności stanowiącej o powołaniu.
Zgłoszenie do KRS
Powołanie członka zarządu należy ujawnić w Krajowym Rejestrze Sądowym. Teoretycznie wniosek o ujawnienie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym powinien zostać złożony nie później niż w ciągu 7 dni od dnia powołania członka zarządu. Należy jednak pamiętać, że termin ten ma wyłącznie charakter instrukcyjny. Późniejsze zgłoszenie zmiany do KRS nie będzie skutkowało negatywnymi konsekwencjami i odmową wpisu. Jednakże, złożenie wniosku do KRS możliwie jak najszybciej jest uzasadnione względami praktycznymi. Kontrahenci spółki będą weryfikowali uprawnienie danego członka zarządu na podstawie wpisów w KRS. Brak dokonania wpisu w KRS może więc utrudniać funkcjonowanie w obrocie przez danego członka zarządu.
Do wniosku do KRS należy dołączyć (1) zgodę danej osoby na powołanie do zarządu oraz (2) jej adres do doręczeń (art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).
Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, powołanie do zarządu odbywa się za zgodą danej osoby. Najczęściej zgoda jest udzielana w osobnym, pisemnym oświadczeniu. Nie ma konieczności uzyskiwania zgody w przypadku gdy wniosek o wpis do KRS jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo osoba ta udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, czy też gdy zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki. Z praktycznego punktu widzenia najprościej jest przedłożyć pisemne oświadczenie danej osoby, które jednocześnie zawiera jej adres do doręczeń. W ten sposób spełniamy oba wymogi w jednymi dokumencie.
Należy oczywiście pamiętać, że w przypadku niektórych działalności regulowanych może istnieć obowiązek przedłożenia również innych dokumentów (np. zgody organu nadzoru).
Podsumowanie
- przed wybraniem członków zarządu należy zawsze sprawdzić czy osoba powoływana do zarządu ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie była prawomocnie skazana za przestępstwa wskazane w art. 18 § 2 KSH. W przypadku działalności szczególnego rodzaju należy sprawdzić czy nie istnieją dodatkowe wymogi;
- powołanie do zarządu powinno zostać dokonane przez odpowiedni organ lub osobę. Należy zawsze zweryfikować uprawniony podmiot w umowie spółki. W braku szczególnych postanowień w umowie spółki, powołanie do zarządu odbywa się na podstawie uchwały wspólników;
- należy zawsze uzyskać zgodę osoby, którą zamierza się powołać do zarządu. Brak udzielenia zgody (uprzedniej lub następczej), powoduje że powołanie jest nieskuteczne;
- konieczne jest dokonanie zgłoszenia powołanej osoby do KRS. Do wniosku należy dołączyć zgodę tej osoby na powołanie (chyba że zachodzą wyjątki) oraz jej adres do doręczeń. Wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny.
W przypadku, gdybyście chcieli Państwo uzyskać dodatkowe informacje lub potrzebowali wsparcia w zakresie powołania lub zmian w zarządzie spółek – nasz zespół ekspertów pozostaje do Państwa dyspozycji.