Definicja podróży służbowej
Zgodnie z ustawową definicją zawartą w art. 775 § 1 KP, przez podróż służbową rozumie się wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Z tytułu takiej podróży służbowej przysługują pracownikowi należności na pokryciowe kosztów związanych z podróżą, np. kosztów wyżywienia, noclegów czy przejazdów. W doktrynie prawa pracy oraz w orzecznictwie podkreśla się, że podróż służbowa powinna być wśród typowych obowiązków pracownika zjawiskiem o charakterze okazjonalnym, nietypowym, niecodziennym. Pracę w ramach podróży służbowej charakteryzuje więc przemijający czas trwania, sporadyczność oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania (wyrok SN z dnia 14 listopada 2013 roku, sygn. II UK204/13).
Podstawą odbycia podróży służbowej jest polecenie wykonania konkretnego zadania, które powinno definiować zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Należy zaznaczyć, że zadanie powinno być skonkretyzowane – nie może mieć charakteru generalnego. (tak SN w wyroku z dnia 19 listopada 2008 roku, sygn. II PZP 11/08).
Istotnym elementem wyróżniającym podróż służbową jest czas jej trwania. Przepisy w prawdzie nie wskazują maksymalnego czasu podróży służbowej. W literaturze przedmiotu często przyjmuje się, że maksymalny czas trwania podróży służbowej to trzy miesiące.
Czym jest delegowanie?
Instytucja delegowania uregulowana jest w dyrektywie 96/71/WE (dalej jako „Dyrektywa”). W świetle postanowień dyrektywy delegowanie polega na czasowym powierzeniu pracownikowi wykonywania określonych zadań na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Powierzenie to z kolei odbywa się w ramach świadczenia usług pomiędzy dwa podmiotami, które może wystąpić w jednej z trzech form (art. 3 ust.1 Dyrektywy):
- pracodawca wysyła swoich pracowników do innego państwa członkowskiego na własny rachunek i pod własnym kierownictwem w celu realizacji umowy zawartej z odbiorcą usługi działającym na terytorium tego państwa;
- pracodawca wysyła swoich pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców, zlokalizowanego na terytorium innego państwa członkowskiego;
- pracodawca będący przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą personel wynajmie swego pracownika innemu przedsiębiorcy, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium innego państwa członkowskiego
Uwzględniając powyższe należy wskazać, że pracownikiem delegowanym w rozumieniu dyrektywy jest pracownik, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego, w którym zazwyczaj pracuje. Jednocześnie dyrektywa nie wskazuje żadnych limitów delegowania. Nie ma więc, ani granicy początkowej, która pozwala zakwalifikować dane świadczenie pracy jako delegowania, ani też granicy końcowej, po przekroczeniu której świadczenie pracy przestaje mieć charakter transgraniczny, a zaczyna być uważana za działalność wykonywaną w sposób trwały.
Wykonywanie pracy w warunkach delegowania wiąże się z formalną zmianą miejsca zwyczajowego jej świadczenia. Towarzyszy temu odpowiednia zmiana treści umowy o pracę. W praktyce zmiana ta następuje poprzez zawarcie porozumienia pomiędzy pracownikiem oraz pracodawcą, w którym wskazane jest nowe miejsce świadczenia pracy na okres delegowania.
Podkreślenia wymaga fakt, iż świadczenie pracy w ramach delegowania nie ma charakteru incydentalnego, ponieważ służy wykonywaniu umówionej pracy. Nie musi się ona różnić od normalnych obowiązków pracowniczych. W rzeczywistości więc jedyną zmianą jest miejsce ich wykonywania.
Znaczenie prawidłowego rozróżnienia zagranicznej podróży służbowej od delegowania
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że delegowanie stanowi czasową zmianę miejsca wykonywania pracy. Pomiędzy pracodawcą a pracownikiem delegowanym zawierana jest odrębna umowa określająca nowej miejsce wykonywania pracy na czas delegowania. W przypadku podróży służbowej pracownik jest do niej zobligowany na podstawie polecenie służbowego, który ma charakter wiążący – w przypadku więc podróży służbowej nie dochodzi do zmiany umowy o pracę. Należy pamiętać, że delegowanie cechuje się wykonywaniem zwykłych, powtarzalnych zadań przez dłuższy czas, podczas gdy podróż służbowa ma charakter incydentalny i co do zasady powinna mieć na celu wykonanie konkretnego zadania.
Aby określić, czy dane wykonywania obowiązków służbowych za granicą stanowi podróż służbową czy delegowanie, należy ocenić poszczególne elementy konkretnego stanu faktycznego. Należy pamiętać, że w przypadku podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz inne świadczenia, których wysokość określona jest co do zasady w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Jeśli pracodawcy ze sfery prywatnej zdecydują się na odmienne uregulowanie tej kwestii, mogą tego dokonać w wewnętrznych źródłach prawa pracy (układy zbiorowe pracy lub regulamin wynagradzania), z tym zastrzeżeniem, że kwoty te nie mogą być niższe niż te wskazane w rozporządzeniu.
W przypadku delegowania, pracownikowi nie przysługują żadne dodatkowe należności, pracodawca może jednak wypłacić dodatek za rozłąkę i w niektórych sytuacjach zwrócić koszty związane z zakwaterowaniem. Bardzo ważnym aspektem odróżniania ww. instytucji jest fakt, że pracodawca, ustalając pracownikowi miejsce wykonywania pracy poza granicami Polski, w zakresie wynagradzania powinien stosować do niego przepisy kraju, w którym praca będzie świadczona. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przepisy kraju wykonywania pracy są mniej korzystne niż minimalne warunki płacowe obowiązujące w Polsce.
Zarówno w przypadku podróży służbowej i delegowania należy pamiętać o konieczności stosowania przepisów wspólnotowych w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które są zawierane z poszczególnymi państwami.