Forma pisemna
Najpopularniejsza forma składania oświadczenia woli – dla jej zachowania niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść tego oświadczenia. Elementem koniecznym omawianej formy jest więc w pierwszej kolejności sporządzenie dokumentu, tj. utrwalenia treści oświadczenia woli w języku pisanym i jego podpisanie. Podpis – inaczej niż sama treść oświadczenia – musi być dokonany własnoręcznie. Doktryna ma w tym zakresie jednoznaczny dorobek – znak pisma maszynowego, ani jego nadruk na dokumencie nie pozwala na przyjęcie, że forma pisemna została zachowana. Kodeks Cywilny przewiduje wyjątek od tej reguły wyłącznie, dla osoby niemogącej pisać, która złożyć pod oświadczeniem woli tuszowy odcisk palca, a osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko obok odcisku oraz złoży swój podpis. Alternatywnie zamiast składającego oświadczenie może podpisać się osoba upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać. Oczywiście dorobek doktryny i orzecznictwo w przedmiocie formy pisemnej jest rozbudowane, ale dziś chcielibyśmy się w szczególności skupić na mniej popularnej i wzbudzającej więcej obaw formie elektronicznej.
Forma elektroniczna
Forma elektroniczna została zrównana z formą pisemną – ustawodawca nie „preferuje” więc żadnej z form i obie uznaje za równoważne i mające tożsamą moc dowodową. Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To właśnie kwalifikowany podpis elektroniczny jest tym kluczowym elementem składającym się na formę elektroniczną. Nie każdy podpis elektroniczny jest bowiem podpisem kwalifikowanym, a jedynie te podpisy, które spełniają wymogi uregulowane w art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0 i SecureDoc 2 firmy EuroCert – w praktyce jednak, przed nabyciem podpisu elektronicznego, warto zweryfikować, czy jego dostawca jest certyfikowany, bo katalog dostawców nie jest stały i może ulegać zmianom. Lista takich dostawców jest publikowana na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (https://www.nccert.pl/).
Nasi Klienci często pytają nas, czy podpis złożony potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP jest tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – niestety nie, na chwilę obecną nie ma w Polsce „darmowego” podpisu elektronicznego. Profil zaufany jest zaś powiązany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) i służy przede wszystkim do potwierdzania tożsamość w systemach elektronicznej administracji.
Z formą elektroniczną związana jest jeszcze jedna „ciekawostka” – bardzo istotna z praktycznego punktu widzenia. W przypadku gdy strony zastrzegą w umowie formę pisemną – np. dla zmiany umowy, wymóg ten zostanie spełniony również przy zachowaniu formy elektronicznej. Nie działa to jednak w obie strony – jeśli strony zastrzegą formę elektroniczną, zmiana umowy w formie pisemnej będzie jednoznaczna z niedochowaniem wymaganej formy. Przyczyną jest fakt, że ustawodawca określił formę elektroniczną jako odrębną formę dokonania czynności prawnej równorzędną formie pisemnej (a nie jako postać formy pisemnej), ale mechanizm równorzędności nie działa dwustronnie.
Forma dokumentowa
Obecnie jest to forma o najniższym poziomie sformalizowania, a jej zachowanie wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu, tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia i w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pragniemy zwrócić Państwa uwagę na fakt, że przepis nie wymaga nawet, by dokument taki został podpisany. Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 773 Kodeksu Cywilnego „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.”, w praktyce więc dla zachowania formy dokumentowej niezbędne jest utrwalenie oświadczenia woli w taki sposób, by można było je wielokrotnie odtwarzać i odczytywać. Treść dokumentu może więc mieć dowolną postać, np. znaków graficznych, utrwalonego dźwięku lub obrazu oraz może zostać utrwalona na dowolnym nośniku, na papierze, lub np. w postaci plików pdf, mp3.
Forma ta występuje przy wymianie maili, czy smsów, ale również w przypadku zakupów on-line, które odbywają się poprzez wypełnienia formularza na stronie internetowej. Forma dokumentowa będzie również zachowana w przypadku, gdy dokument zostanie podpisany przez strony podpisem elektronicznym, który nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wiele wątpliwości wzbudza fakt, że dokument ma zostać sporządzony „w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.” Większość doktryny opowiada się za szeroką interpretacją tego postanowienia – nie ma więc znaczenia, czy weryfikacja taka następuje na podstawie samej treści dokumentu, np. w oparciu o badanie pisma, czy w oparciu o sposób złożenia oświadczenia, np. przez identyfikację adresu e-mail, IP komputera, czy numeru telefonu, z którego wysłano mail lub wiadomość SMS obejmujące oświadczenie woli. Sama możliwość powiązania oświadczenia woli z konkretną osobą, od której pochodzi – przez osobę trzecią – jest jednoznaczna ze spełnieniem w/w wymogu.
Ciekawym, często mylnie interpretowanym przykładem formy dokumentowej jest również podpisanie umowy i wysłanie jej skanu do drugiej strony. Wiele osób podpisując umowę w ten sposób uważa, że zachowana została forma pisemna, jednak jak wskazywaliśmy powyżej, forma pisemna wymaga podpisu własnoręcznego, a skan jest wyłącznie odwzorowaniem podpisu – takie poświadczenie woli zostaje więc złożone w formie dokumentowej.
Rygor nieważności
Warto zaznaczyć, że strony nie zawsze mają swobodę wyboru formy, w jakiej dokonana zostanie czynność prawna – jeżeli bowiem przepisy prawa zastrzegają dla dokonania danej czynności prawnej wymóg dochowania szczególnej formy (aktu notarialnego, formy pisemnej, dokumentowej itd.) pod rygorem nieważności, forma ta musi zostać zachowana.
Z praktycznych przekładów należy wskazać, że konieczność dokonania czynności prawnej w formie aktu notarialnego dotyczy m.in.: umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości, umowy nabycia własności nieruchomości, umowy ustanowienia prawa użytkowania wieczystego, umowy spółki komandytowej, umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, statutu spółki akcyjnej, czy oświadczenia darczyńcy przy umowie darowizny. Z formą pisemną z podpisami poświadczonymi notarialnie najczęściej spotykamy się przy sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz sprzedaży akcji w spółce akcyjnej, zaś formę pisemną pod rygorem nieważności ustawodawca przewidział m.in. dla sporządzenia pełnomocnictwa ogólnego, zawarcia umowy o przejęcie długu, zawarcia umowy leasingu, zawarcia spółki jawnej oraz spółki partnerskiej i przeniesienia praw autorskich. To ostatnie ma wyjątkowe znaczenie – przedsiębiorcom czasem umyka fakt, że w toku realizacji umowy powstaną utwory w rozumieniu prawa autorskiego i uznają, że e-mailowa wymiana uzgodnień będzie wystarczająca dla skuteczności umowy. Na późniejszym etapie okazuje się jednak, że forma dokumentowa nie wystarcza dla przeniesienia praw autorskich do zrealizowanego utworu, a więc konieczne jest zawarcie nowej umowy, a niekiedy również uiszczenia dodatkowego wynagrodzenia. Dlatego też, w przypadku gdy macie Państwo jakiekolwiek wątpliwość, czy dana forma oświadczenia woli będzie wystarczająca, zawsze warto zweryfikować, czy przepisy nie regulują tego szczegółowo.
Podsumowanie
Elektroniczna forma oświadczeń woli jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców i mimo obaw wielu osób jest bezpieczna – dużo trudniej jest „podrobić” podpis elektroniczny, niż tradycyjny podpis. Przy wyrabianiu podpisu elektronicznego, należy zadbać, by był to podpis kwalifikowany, który jest równoważny z podpisem własnoręcznym i pozwala niemalże na pełną cyfryzację zawieranych umów. Zawieranie umów w formie elektronicznej jest dużo szybsze, nie wymaga osobistego stawiennictwa oraz ma jeszcze jeden duży plus – archiwizacja dokumentów jest prostsza i nie zajmuje przestrzeni.
Jeśli po lekturze artykułu nadal mają Państwo jakiekolwiek wątpliwości co do formy czynności prawnych – pozostajemy do Państwa dyspozycji i zapraszamy do kontaktu.
