Jaki okres rozliczeniowy wybrać?
Okresy rozliczeniowe przyjmowane przez pracodawców różnią się w zależności od branży, w której działają poszczególne firmy. Podstawowymi i najczęściej występującymi okresami rozliczeniowymi są okresy trzy i czteromiesięczny, gdyż z jednej strony w dosyć prosty sposób można umiejscowić je w roku kalendarzowym, ale także z tego powodu, że są one stosunkowo łatwe do rozliczenia, szczególnie, jeżeli w danym zakładzie pracy występuje dużo nadgodzin średniotygodniowych, które należy zrekompensować. Z pewnością, w takim przypadku o wiele łatwiej w trzy lub czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym jest rozplanować czas odpracowania takich nadgodzin, niż np. w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym.
Nie wszyscy pracodawcy wiedzą jednak o tym, że okres rozliczeniowy nie musi wynosić 1, 3, czy 4 miesięcy. Zgodnie bowiem z art. 129 § 2 KP w każdym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 12 miesięcy. Oznacza to, że okres rozliczeniowy, w razie spełnienia szczególnych warunków, może zostać przedłużony ponad 4 miesiące i zostać odpowiednio dostosowany do potrzeb zakładu pracy.
Kiedy można przedłużyć okres rozliczeniowy?
Najważniejszą przesłanką przedłużenia okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy jest to, aby przedłużenie tego rodzaju było uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy (…) przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Przesłanka ta została określona w sposób szeroki i ogólny, a także nie została wprost zdefiniowana w przepisach prawa pracy. Z tego powodu, faktyczne dokonanie oceny wystąpienia przyczyn obiektywnych lub technicznych lub dotyczących organizacji pracy należy do pracodawcy, zaś wydłużenie okresu rozliczeniowego w ww. sposób jest możliwe praktycznie w przypadku każdej firmy.
W doktrynie prawa pracy wskazuje się, że przez przyczyny obiektywne trzeba rozumieć w szczególności przyczyny rynkowe. Mogą one występować zarówno po stronie zewnętrznej (np. brak lub nierównomierność zamówień), jak i wewnętrznej (w tym np. brak możliwości płynnego finansowania działalności). Przesłanka ta dotyczy także działalności o charakterze sezonowym lub o sezonowym popycie, która to działalność w ramach kodeksowych rozwiązań jest bardzo trudna także w okresie koniunktury (tak A. Sobczyk, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck 2020). Zastosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego jest zatem możliwe w zakładach pracy, w których występują duże wahania w zakresie zapotrzebowania na pracę, np. związane z sezonowością danej branży, czy też różnym rozłożeniem zamówień na produkty/usługi firmy w ciągu roku. Należy jednak przy tym pamiętać, że nie tylko czynniki organizacyjne i obiektywne przyczyny mają w tym przypadku znaczenie. Pracodawca, niezależnie od tego, w jakiej sytuacji się znajduje powinien uwzględniać także konieczność zachowania ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Klauzula ta także ma charakter ogólny, jednak bez żadnej wątpliwości zakłada to konieczność zapewnienia odpowiednich warunków pracy pracownikom w przedłużonym okresie rozliczeniowym oraz dokonania oceny, czy z puntu widzenia przepisów BHP, np. z uwagi na branżę, w jakiej działa firma, zachowanie odpowiednich warunków BHP w dłuższym okresie rozliczeniowym i okresowym kumulowaniu pracy jest możliwe.
Oczywiście, należy pamiętać, że przedłużanie okresu rozliczeniowego na okres dłuższy niż 4 miesiące jest możliwe także w sytuacjach nadzwyczajnych, które wymagają szczególnej organizacji pracy. Taka sytuacja miała miejsce w związku z ogłoszonym w Polsce od 2020 roku stanem epidemii oraz stanem zagrożenia epidemicznego w związku z pandemią COVID-19, a także okresowym zamykaniem niektórych branż. Ta szczególna okoliczność wpływała bowiem znacząco na wiele firm i wymagała rozkładania pracy w ciągu roku, np. kumulując liczbę wykonanych zamówień w krótkich okresach oraz ograniczając działalność firm w innych okresach. W takich przypadkach, po dokonaniu analizy sposobu działania danej firmy, zawsze warto rozważyć ewentualne przedłużenie okresu rozliczeniowego na czas dłuższy, gdyż może się to okazać bardzo przydatne w organizacji i rozliczaniu czasu pracy.
Po co wprowadza się przedłużony okres rozliczeniowy?
W kontekście przedłużania okresu rozliczeniowego warto zadać sobie również pytanie, do czego może być potrzebny przedłużony okres rozliczeniowy i jakie korzyści mogą z niego wyniknąć? Przede wszystkim przedłużony okres rozliczeniowy pozwala na elastyczne planowanie czasu pracy pracowników, co szczególnie w połączeniu z równoważnym systemem czasu pracy może pozwolić na kumulowanie dużej ilości pracy w jednym okresie, a następnie oddawania czasu wolnego pracownikom w późniejszym czasie. Przedłużony okres rozliczeniowy stanowi także dobre rozwiązanie w sytuacji konieczności rekompensowania występujących nadgodzin w postaci czasu wolnego (art. 1512 § 2 KP oraz art. 1513 KP), czy też pracy w święta w zakładach pracy, w których jest to dopuszczalne, np. w związku z wprowadzoną pracą zmianową (art. 15111 § 1 pkt 2 KP).
Wprowadzając przedłużony okres rozliczeniowy należy mieć jednak także na względzie to, że może być on negatywnie odebrany przez załogę zakładu pracy. Oczywiście mogą zdarzyć się przypadki pracowników zadowolonych ze zmian w organizacji czasu pracy, np. z tego powodu, że po okresach intensywniejszej pracy będą mogli oni uzyskać więcej następujących po sobie dni odpoczynku. Generalnie jednak może zdarzyć się tak, że przedłużony okres rozliczeniowy zostanie odebrany przez pracowników jako próba wykorzystania pracowników i rozkładanie pracy ponad ich siły. W kontekście minusów przedłużonego okresu rozliczeniowego należy także pamiętać, że tak, jak zmiana ta może pozytywnie wpłynąć na sposób planowania czasu pracy, tak też może okazać się, że będzie to znaczne utrudnienie w sytuacji pracowników odchodzących z pracy w trakcie takiego okresu rozliczeniowego, którym trzeba będzie rozliczyć odpowiednio czas pracy i w zależności od potrzeb wypłacić dodatki do wynagrodzenia w odpowiedniej wysokości.
Jak wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy?
Na koniec warto również przypomnieć, że zmiana okresu rozliczeniowego, w tym jego wydłużenie, wymaga dokonania zmiany w obowiązującym w firmie regulaminie pracy, a co za tym idzie, zachowania 2-tygodniowego okresu wyprzedzenia albo też ogłoszenia zmian w zakresie okresu rozliczeniowego w inny sposób, np. w drodze obwieszczenia (w przypadku firm nieposiadających regulaminu pracy). Nie należy również zapominać, że przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wymaga także porozumienia się z organizacją związkową, w razie jej istnienia w zakładzie pracy albo zawarcia porozumienia z przedstawicielstwem pracowników, w razie braku związków zawodowych w firmie, a także przekazania kopii porozumienia zawartego z przedstawicielstwem do okręgowego inspektoratu pracy w terminie 5 dni roboczych od jego zawarcia.
Podsumowując, dokonanie wyboru odpowiedniego okresu rozliczeniowego może być dużym wyznaniem dla firmy, które wymaga dokładnego przyjrzenia się jej potrzebom oraz możliwościom w zakresie organizacji pracy. Zawsze jednak warto zastanowić się nad tym, czy rozwiązaniem problemów występujących w zakładzie pracy, w szczególności przeciwdziałanie trudnościom związanym z nierównomiernym rozkładem pracy, nie jest przedłużenie okresu rozliczeniowego. Należy jednak pamiętać, że przedłużenie okresu rozliczeniowego nie jest rozwiązaniem idealnym i nie w każdym przypadku będzie pasowało do potrzeb firmy. Może okazać się także, że wprowadzenie takiego dłuższego okresu spotka się z oporem ze strony pracowników i ich przedstawicielstwa. Przed podjęciem decyzji należy więc zawsze wyważyć wszystkie interesy i tak dopasować okres rozliczeniowy, aby uwzględnić w ten sposób jak najwięcej korzyści.
Gdybyście chcieli Państwo uzyskać dodatkowe informacje w tym zakresie, nasz zespół ekspertów pozostaje do Państwa dyspozycji.
