Zanim jednak przejdziemy do praktycznej części artykułu, na początek niezbędna jest odrobina teorii. Wszystkie podmioty wpisane do Rejestru Przedsiębiorców, są zobowiązane do zgłaszania zmian dotyczących spółki – jej nazwy, siedziby, adresu, wspólników i wielu innych, w zależności od typu spółki. Sąd Rejestrowy dokonuje weryfikacji wniosku zmianowego, a następnie (o ile wniosek został sporządzony prawidłowo i nie posiada braków) wpisuje zmianę i ujawnia ją w Krajowym Rejestrze Sądowym („KRS”, „Rejestr”).
Część zmian jest skuteczna od daty rejestracji w KRS – wówczas mówimy o wpisie konstytutywnym. Jeśli zaś zmiana jest skuteczna od momentu podjęcia czynności wywołującej zmianę (podjęcie uchwały) – wpis ma charakter deklaratoryjny.
Jeśli więc mamy do czynienia z wpisem deklaratoryjnym, sprawa jest prosta – podejmujemy stosowną uchwałę i nie musimy wyczekiwać dnia, w którym nowe dane zostaną ujawnione w KRS i zaczną obowiązywać. Niezależnie od tempa działania sądu rejestrowego, zmiana wchodzi w życie z datą ustaloną w uchwale. W przypadku wpisu konstytutywnego jest odwrotnie – podjęcie uchwały jest dopiero pierwszym krokiem, by zmiana mogła zacząć obowiązywać, a moment ten jest w praktyce uzależniony od obłożenia konkretnego wydziału sądu rejestrowego.
Wpis konstytutywny
Kluczowe pytanie brzmi więc, które wpisy mają charakter konstytutywny? Na wysokim poziomie ogólności możemy powiedzieć, że wpis konstytutywny, to wpis któremu ustawa nadaje taki charakter – jeśli przepis milczy o charakterze wpisu do KRS, to będzie to wpis deklaratoryjny.
Nie chcąc pozostawiać naszych Czytelników całkowicie na pastwę przepisów, wskażemy najistotniejsze przykłady. Wszystkie zmiany umowy spółki, stanowić będą przedmiot wpisu konstytutywnego, przykładowo więc:
- powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej,
- zmiana firmy spółki,
- zmiana siedziby spółki,
- zmiana wysokości kapitału zakładowego oraz liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- zmiana przedmiotu działalności spółki (PKD) wskazanego w umowie spółki,
- informacja o tym, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- zmiana sposobu reprezentacji spółki,
- połączenie, podział i przekształcenie spółki,
- pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki w spółce partnerskiej, w drodze uchwały,
będzie skuteczna dopiero z chwilą wpisu do Rejestru.
Z istotnych skutków takiej regulacji można wskazać, np. fakt, że po podwyższeniu kapitału zakładowego, nowopowstałymi udziałami nie można rozporządzać (np. dokonać ich sprzedaży) do czasu rejestracji w KRS podwyższonego kapitału zakładowego.
Wpis deklaratoryjny
Każda zmiana, której przepisy wprost nie uzależniają od wpisu w KRS, jest zmianą skuteczną od chwili jej dokonania. Oczywiście zmiana taka musi zostać zgłoszona do KRS, ale przed ujawnieniem w Rejestrze, spółka może już oficjalnie komunikować dane które zostały zmienione.
Będzie to wiele istotnych zmian, jak np. zmiana składu zarządu lub rady nadzorczej spółki, a także zmiana adresu.
W tym miejscu chcemy zwrócić szczególną uwagę naszych Czytelników na różnicę pomiędzy adresem i siedzibą spółki. Jak wskazaliśmy powyżej, zmiana siedziby ma charakter konstytutywny, a zmiana adresu charakter deklaratoryjny, co często budzi wątpliwości naszych klientów, dla których adres i siedziba są tym samym. Zgodnie z ustawą Kodeks Cywilny, przez siedzibę rozumie się miejscowość, w której siedzibę ma organ zarządzający spółki. Adres spółki to zaś doprecyzowanie miejsca siedziby, czyli ulica, numer nieruchomości i lokalu.
Określenie siedziby następuje w umowie spółki – w celu jej zmiany niezbędna jest zmiana umowy spółki i jej zgłoszenie do Rejestru, a dopiero po uzyskaniu wpisu w KRS zmiana siedziby jest skuteczna. W celu zmiany samego adresu (w obszarze tego samego miasta/ wsi), wystarczy samo podjęcie stosownej uchwały – zmiana obowiązuje od momentu jej podjęcia (lub innego momentu wskazanego w uchwale), a zgłoszenie do KRS ma wyłącznie charakter potwierdzający.
Warto też dodać jedno istotne zastrzeżenie dotyczące sprzedaży udziałów i akcji. Zasadniczo, sprzedaż udziałów (akcji) jest skuteczna od chwili zawarcia stosownej umowy – ta reguła nie obowiązuje jednak na etapie spółki „w organizacji”. Rozporządzenie udziałem (akcją) jest dopuszczalne dopiero z chwilą wpisu spółki kapitałowej do Rejestru, więc przed uzyskaniem wpisu do KRS, nie może nastąpić przejście praw związanych z udziałem lub akcją na nabywcę. Tym samym, na etapie spółki w organizacji wykluczona jest sprzedaż udziałów lub akcji spółki.
Termin zgłoszenia zmian do KRS
Niezależnie od tego, czy mówimy o wpisie deklaratoryjnym, czy konstytutywnym termin na zgłoszenie zmian do Rejestru jest taki sam i wynosi 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej).
Klienci często pytają nas co stanie się, gdy zmian nie uda się zgłosić w tym terminie. Zasadniczo, termin ten ma charakter instrukcyjny, więc w większości przypadków „spóźniony” wniosek zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy.
Istnieje jedno bardzo istotne zastrzeżenie – brak zgłoszenia zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także zmian umowy spółki, w terminie sześciu miesięcy, skutkuje ich bezskutecznością (mówimy o tradycyjnym sposobie zawiązania spółki i pomijamy regulacje związane z S24). Po tym terminie, sąd odmówi rejestracji spółki lub zmian umowy spółki – jest to więc komplikacja związana nie tylko z wydłużeniem całej procedury, ale również z dodatkowymi nakładami finansowymi, bo niezbędne będzie ponowne dokonanie zmian u notariusza i uiszczenie taksy notarialnej.
Warto również wspomnieć, że w przypadku niezgłoszenia przez spółkę zmian, sąd rejestrowy może wszcząć wobec Spółki postępowanie przymuszające. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd wzywa spółkę do ich złożenia, pod rygorem zastosowania grzywny – w celu zmobilizowania osób uprawnionych do zgłoszenia zmian. Teoretycznie, czynności takie sąd podejmuje z urzędu, w praktyce jednak postępowanie przymuszające zdarza się nieczęsto i najczęściej ma miejsce dopiero gdy osoby trzecie poinformują sąd o nieaktualnych lub brakujących danych w Rejestrze.
Warto również pamiętać, że spółka nie może się powoływać wobec osób trzecich na informacje, które – pomimo obowiązku – nie zostały wpisane do rejestru (lub nie uległy wykreśleniu). Dodatkowo, w przypadku, gdy niezgłoszenie zmian w ustawowym terminie spowoduje szkodę u osoby trzeciej, Spółka może zostać pociągnięta do odpowiedzialności z tego tytułu.
Podsumowując, skuteczność zmian dokonywanych w spółce będzie uzależniona od charakteru zmiany – część zmian wchodzi w życie automatycznie, a część wymaga wpisu do KRS. Wnioski do KRS należy składać w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, a część zmian, niezgłoszonych w terminie 6 miesięcy, pozostanie bezskuteczna.
Biorąc pod uwagę czas działania i rozpoznawania wniosków przez sądy rejestrowe – który w niektórych częściach Polski przekracza pół roku – warto wiedzieć jaki planowana zmiana będzie miała skutek, by móc z wyprzedzeniem zaplanować swoje działania i uniknąć sytuacji, w której brak wpisu w KRS blokuje dalszą aktywność spółki i jej wspólników.
