Koniec stosunku pracy nie jest równoznaczny z końcem obowiązków po stronie pracodawcy względem pracownika – rozwiązując umowę o pracę, pracodawca powinien pamiętać o wydaniu świadectwa pracy. Niniejszy artykuł zawiera odpowiedzi na podstawowe pytania związane z trybem wydania świadectwa pracy – kiedy należy pracownikowi wydać świadectwo pracy, jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy, jakie konsekwencje prawne wiążą się z nieprawidłowo wydanym świadectwem pracy?

Tryb wydania świadectwa pracy

Instytucję świadectwa pracy reguluje art. 97 kodeksu pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z dnia 15 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 60, poz. 282) (dalej jako Rozporządzenie). Świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym i zawiera oświadczenie wiedzy – stanowi więc dowód na to, że pracodawca podpisał oświadczenie o konkretnej treści. Należy podkreślić, że obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje z mocy prawa – pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa od inicjatywy pracownika, mimo iż ustawodawca przewidział w pewnych sytuacjach możliwość złożenia wniosku o wydanie świadectwa przez pracownika. Zgodnie z art. 97 § 1 kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy niezwłocznie. Rozporządzenie zaś precyzuje, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (umowa o pracę na czas nieokreślony), pracodawca powinien wydać świadectwo w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Pracodawca powinien wydać świadectwo albo bezpośrednio pracownikowi, albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie. Jeśli pracodawca nie ma możliwości wydania świadectwa, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób – pracodawca może delegować to zadanie innemu pracownikowi lub firmie kurierskiej. Jeśli stosunek pracy wygasł wskutek śmierci pracownika, pracodawca włącza świadectwo do akt osobowych pracownika a jego wydanie następuje na wniosek członka rodziny zmarłego pracownika lub spadkobiercy.

Zbiorcze świadectwo pracy

Należy zaznaczyć, że ustawodawca przewidział odrębną regulację umożliwiającą wydanie jednego zbiorczego świadectwa pracy, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Pracodawca jest w takim przypadku obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów (art. 94§ 11 kodeksu pracy). Przepis wprowadzony w 2011 roku budzi szereg wątpliwości interpretacyjnych – nie jest bowiem jasne, czy dla skorzystania z tej zasady koniecznym jest, aby umowa na czas określony lub umowa na czas wykonania określonej pracy poprzedzone były umową o pracę na okres próbny. Nie określono także, czy ciągłość zatrudnienia polega w tym przypadku na braku przerw pomiędzy tymi umowami na przestrzeni 24 miesięcy. Mimo powyższych wątpliwości przyjmuje się, że jeżeli pracownik nie żąda wydania świadectwa pracy po zakończeniu umowy terminowej i istnieje prawdopodobieństwo jego ponownego zatrudnienia, to do końca okresu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej umowy pracodawca zwolniony jest z obowiązku wydania świadectwa pracy. Ostatnim dniem terminu, w którym pracodawca powinien wydać niezwłocznie zbiorcze świadectwo, jest upływ 24 miesięcy od zawarcia pierwszej umowy. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy (art. 94 § 12 kodeksu pracy). Podkreślić należy, że pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w tym przepisie lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest wówczas obowiązany wydać świadectwo pracy w terminie 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku przez pracownika.

Treść świadectwa pracy

Kodeks pracy oraz rozporządzenie wskazują, jakie informacje powinny zostać umieszczone w świadectwie pracy. Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. oraz § 1 rozporządzenia świadectwo pracy powinno zawierać informacje dotyczące:

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk;
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy wraz z podstawą prawną;
  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
  • urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
  • należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych;
  • okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  • wykorzystanego urlopu wychowawczego;
  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy;
  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy;
  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
  • wzmianki o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez niego kwalifikacjach.

Informacja o trybie rozwiązania stosunku pracy

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca powinien zawrzeć informację o trybie rozwiązania albo o okolicznościach związanych z ustaniem stosunku pracy na świadectwie pracy. Rozporządzenie konkretyzuje ten obowiązek wskazując także na konieczność zamieszczenia podstawy prawnej.

W przypadku odwołania się pracownika od wypowiedzenia/dyscyplinarki do sądu pracy może zaistnieć konieczność zmiany treści świadectwa pracy. Pierwszą taką sytuację reguluje art. 97 § 3 kodeksu pracy. Zgodnie z ww. przepisem, jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Pracodawca ma w takim wypadku obowiązek wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy i zamieścić w nim informację, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę. Nowe świadectwo pracy pracodawca obowiązany jest wydać nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany usunąć z akt osobowych pracownika poprzednio wydane świadectwo pracy i zniszczyć je.

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu go do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia z przyczyn przez pracownika niezawinionych, pracodawca, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu jedynie na żądanie pracownika (tak dr. A. Sobczyk, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa 2015).

Sprostowanie świadectwa pracy

W ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje pracownikowi w ciągu 7 dni nowe świadectwo pracy. W przypadku zaś negatywnego rozpatrzenia wniosku pracodawca zawiadamia pracownika o swojej decyzji na piśmie w ciągu 7 dni. Pracownik ma wówczas 7 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. W przypadku uwzględnienia roszczenia o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia w tej sprawie.

Należy pamiętać, że świadectwo pracy jest jedynie dokumentem prywatnym zawierającym oświadczenie wiedzy. Jeśli więc pracodawca zamieści błędną informację dotyczącą okresu zatrudnienia (a pracownik nie zauważy tego błędu), w przypadku sporu sądowego (np. odwołania się od decyzji organu rentowego) pracownik będzie mógł wnioskować o dopuszczenie dowodów na to, że dokument zawiera błąd i powołać świadków (pracowników) na okoliczność wykazania faktycznego okresu zatrudnienia, który nie został właściwie wskazany w świadectwie pracy.

Niewydanie lub wydanie wadliwego świadectwa pracy – konsekwencje prawne

Mając na uwadze fakt, iż świadectwo pracy jest dokumentem, od którego treści uzależnione jest niekiedy przyznanie różnego rodzaju świadczeń oraz możliwość dalszego zatrudnienia, pracodawca powinien dochować odpowiedniej staranności sporządzając ten dokument. Należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 KP, niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł. Ponadto, na podstawie art. 99 k.p. pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W przypadku zasadności roszczenia sąd pracy może orzec na rzecz pracownika odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Warto przy tym pamiętać, że pracodawca może za niewydanie lub wydanie wadliwego świadectwa pracy ponosić odpowiedzialność również wobec osób trzecich, w tym zwłaszcza wobec organów rentowych lub innego pracodawcy, która nie jest objęta regulacją art. 99 kodeksu pracy.