Instytucja tzw. urlopu na żądanie została wprowadzona w 2003 roku. Pomimo dwunastoletniego okresu obowiązywania przepisów, zasady udzielania tego urlopu nadal budzą wątpliwości praktyczne. Najwięcej pytań pojawia się w z związku z trybem zgłaszania oraz udzielania urlopu na żądanie.

Charakter prawny urlopu na żądanie

Zgodnie z art. 167(2) zd. 1 KP pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni w każdym roku kalendarzowym.
Nie budzi wątpliwości, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi. Jego charakter prawny jest taki sam jak zwykłego urlopu wypoczynkowego – stosuje się więc do niego ogólne regulacje urlopowe wynikające z kodeksu pracy, poza wskazanymi wprost wyjątkami.

Uwzględnić należy przede wszystkim nadzwyczajny charakter urlopu na żądnie. Mimo że jest on częścią urlopu wypoczynkowego nie pełni funkcji regeneracyjno- rekreacyjnej. Umożliwia on niestawienie się w pracy w przypadkach nieprzewidzianych, nagłych, których pracowników nie mógł z góry przewidzieć.

Należy zwrócić uwagę, że  urlop na żądanie udzielany jest w wymiarze dni a nie godzin.  Urlopu na żądanie nie należy więc traktować jako 32 godzin urlopu – pracownikowi przysługują 4 dni niezależnie od dobowego wymiaru czasu pracy. Urlop ten może być wykorzystany łącznie, pojedynczo albo w podziale na części.

W jaki sposób zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie?

Prosta analiza treści przepisu art. 167(2) k. p. wskazuje, iż (1) pracownik ma żądanie w stosunku do pracodawcy udzielenia mu urlopu w wymiarze 4 dni w ciągu roku w terminie przez siebie wskazanym, (2) pracodawca jest obowiązany takiego urlopu udzielić. Wątpliwości praktyczne budzi jednak charakter prawny obowiązku, który powstaje po stronie pracodawcy. Odpowiedzi na pytania, czy zgoda pracodawcy jest wymagana oraz czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie należy szukać w orzecznictwie Sądu Najwyższego.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że forma zgłoszenia żądania może być dowolna, jednak pracodawca ma prawo regulować sposób zgłaszania takiego urlopu w regulaminie pracy lub w innych wewnętrznych regulacjach zakładowych. Jeżeli brak jest takich regulacji, zwykle sposób zgłaszania urlopu na żądanie kształtuje się poprzez zwyczaj – dla przykładu pracownik może zgłosić wniosek o udzielenie urlopu swojemu przełożonemu smsem lub telefonicznie – przy czym dla celów dowodowych najlepiej złożyć wniosek poprzez wiadomość sms lub e-mail – łatwiej wtedy ustalić treść takiej informacji, a także godzinę jej przesłania. W takim wniosku pracownik powinien zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie.

W wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. I PK 128/06) Sąd Najwyższy wskazał, że wniosek o udzielenie urlopu powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, rozumianego jako chwila przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. W świetle powyższego, zgłoszenie pracownika pod koniec dniówki lub po godzinach wynikających z jego rozkładu czasu pracy może zostać uznane za nieuzasadnione, a nieobecność w pracy zostanie zakwalifikowana jako nieusprawiedliwiona. Najlepszym rozwiązaniem jest doprecyzować w regulaminie pracy, do kiedy dokładnie powinien wpłynąć wniosek o przyznanie urlopu na żądanie.

Warto także zwrócić uwagę, że o ile początkowo Sąd Najwyższy stał na stanowisku, że pracownik nie musi uzasadniać wniosku o urlop na żądanie jakimikolwiek przyczynami, co jest zgodne z literalnym brzmieniem art. 167(2) KP, to później jednak dostrzegł taką potrzebę. Doszedł mianowicie do wniosku, że choć pracownik nie ma obowiązku wskazywania przyczyn, dla których żąda udzielenia urlopu, to istnienie szczególnych okoliczności wymuszających tę nieobecność w miejscu pracy, mogłoby przeciwstawić się interesowi pracodawcy (tak też Piotr Szybka, Obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, MoPr, CH. Beck, Warszawa, 2011, Nr 8).

Bezwzględny czy względny obowiązek udzielenia urlopu na żądanie?

Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie prezentował odmienne stanowiska co do tego, czy pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie, a jeżeli tak to z jakich powodów i w jakiej formie (terminie) taka odmowa powinna być pracownikowi złożona. Ze względu na lakoniczność samego przepisu – pracownicy i pracodawcy mają często trudność we właściwym interpretowaniu także i tej okoliczności.

W wyroku z dnia 26 stycznia 2005 r. (sygn. II PK 197/04) Sąd Najwyższy wskazał, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167(2) KP, na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP. W treści uzasadnienia znajdziemy także następujący pogląd: Skoro na podstawie art. 167 § 1 KP pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu w trybie art. 167(2) KP i zażądać obecności pracownika w pracy. (…) Jednak przy braku wyraźnego sprzeciwu pracownik po zgłoszeniu żądania może wykorzystywać urlop w rozmiarze przez niego wskazanym bez konieczności dopełnienia jakichkolwiek innych formalności. Wyżej wymienione stanowisko Sądu Najwyższego, w którym pracodawca ma obowiązek wyrażenia wyraźnego sprzeciwu na urlop na żądanie należy jednak do odosobnionych, chociaż w sprawach sądowych dotyczących urlopu na żądanie – pracownicy bardzo często powołują się na ww. przesłankę.

W kolejnym wyroku Sąd Najwyższy (wyrok z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06) podkreślił nadzwyczajny charakter urlopu na żądanie, który sprzeciwia się zastosowaniu instytucji przesunięcia terminu urlopu oraz odwołania pracownika z urlopu do urlopu na żądnie. Sąd Najwyższy zaznaczył ponadto, iż urlop na żądanie należy traktować jako szczególny przywilej pracownika. Jednocześnie Sąd Najwyższy w ww. wyroku dopuścił w sytuacjach wyjątkowych możliwość nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o udzielenie urlopu na żądanie z powołaniem się na nadużycie przez pracownika prawa podmiotowego (art. 8 KP), a także zakwestionował możliwość udzielania urlopu na żądanie po zakończeniu dnia pracy, czyli niejako ex post:

„Pracodawca ma w zasadzie obowiązek udzielenia tego urlopu, ale wyjątkowo może jednak odmówić jego udzielenia, jeżeli zachodziłaby sytuacja, której nie można byłoby pogodzić z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 KP), na przykład wówczas, gdyby wszyscy pracownicy określonego zakładu pracy lub jego wyodrębnionej części, albo znacząca ich część, wystąpili o udzielenie im urlopu na żądanie tego samego dnia. Dopuszczenie możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie po godzinach pracy pracownika przypadających na dany dzień w istocie pozbawiłoby pracodawcę sposobności podjęcia decyzji o udzieleniu urlopu, bo faktycznie pracownik udzielałby sobie tego urlopu sam. Urlop na żądanie zgłoszony po godzinach pracy pracownika może w swej istocie stać się sposobem usprawiedliwienia ex post jego nieobecności w pracy, co nie ma nic wspólnego z udzielaniem urlopu przez pracodawcę.”  

W innym wyroku Sąd Najwyższy zaakcentował z kolei, że rozpoczęcie urlopu na „żądanie” przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 KP. (wyrok z dnia 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08). Możemy przeczytać w uzasadnieniu do ww. wyroku, że skoro to pracodawca „udziela” – to nie może być mowy o samodzielnym „udzieleniu sobie” urlopu na żądanie przez pracownika tylko dlatego, że jest to urlop szczególny – zawsze wymagana jest akceptacja ze strony pracodawcy:

„Udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej żadnym oświadczeniem pracownika. Skoro pracownik sam sobie nie może skutecznie udzielić urlopu, zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy. W ocenie Sądu Najwyższego, nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, ze zawartemu w art. 167(2) KP pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167(2) KP. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.”

Sąd Najwyższy w powyższych wyrokach podkreślił, że udzielenie przez pracodawcę urlopu na żądanie nie sprowadza się jedynie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma więc charakteru bezwzględnego. Odmowa pracodawcy nie może być jednak arbitralna i całkowicie dowolna. Orzeczenia Sądu Najwyższego konsekwentnie wskazują, iż pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (wyrok z dnia 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08). Podobny pogląd został wyrażony w wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09). Mianowicie, pracodawca może odmówić żądaniu pracownika, ze względu na szczególne okoliczności występujące po stronie pracodawcy.

Podsumowując aktualną linię orzeczniczą Sądu Najwyższego można wysnuć następujące wnioski:

(1) pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy, (2) wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący, (3) odmowa pracodawcy może być uzasadniona zasługującym na ochronę wyjątkowym interesem pracodawcy lub działaniem pracownika stanowiącym nadużycie prawa podmiotowego, (4) żądanie pracownika powinno być zgłoszone w chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (chyba, że co innego wynika z wewnątrzzakładowych regulacji), (5) sytuacją pożądaną jest uzasadnienie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu na żądanie, (6) procedura udzielania urlopu na żądanie może być sprecyzowana w regulacjach wewnętrznych (np. w Regulaminie pracy) (tak też Piotr Szybka, Obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, MoPr, CH. Beck, Warszawa, 2011, Nr 8).

Należy pamiętać, że instytucja urlopu na żądanie została wprowadzona z myślą o słusznym interesie pracownika. Ma on ułatwić bowiem możliwość usprawiedliwionego niestawiennictwa w pracy bez wcześniejszego uzgadniania tego z pracodawcą, w sytuacjach nagłych i nadzwyczajnych dla pracownika. Nieprzewidziana nieobecność w pracy może jednocześnie stanowić zakłócenie procesu pracy i problemy organizacyjne po stronie pracodawcy. Dlatego też za każdym razem należy ocenić i wyważyć uzasadnione interesy pracownika oraz pracodawcy.