Już w styczniu 2016 roku w życie wejdą istotne zmiany w zakresie wystawiania zwolnień lekarskich, a wszystko za sprawą uchwalonej w dniu 15 maja 2015 roku przez Sejm ustawy, o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy numer 2832), która w dniu 7 lipca 2015 roku została podpisana przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. Na podstawie niniejszej nowelizacji wprowadzona zostaje zapowiadana „rewolucja” w sposobie wystawiania zaświadczeń lekarskich. Tradycyjne zwolnienia papierowe wystawiane przez lekarzy zastąpione zostaną przez tzw. „e-zwolnienia”.

Obecnie obowiązujący stan prawny:

Zgodnie z obecnie obowiązującym stanem prawnym zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy wystawiane są na odpowiednim druku, którego wzór został szczegółowo określony przepisami prawa i jest udostępniany lekarzom przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: „ZUS”). Zaświadczenie takie wystawiane jest przez lekarzy w dwóch kopiach. Jedna z nich przekazywana jest ubezpieczonemu, zaś drugą wystawiający zaświadczenie zobowiązany jest do przechowywania przez okres 3 lat. Na wystawiającym zaświadczenie ciąży również obowiązek przesłania oryginału zaświadczenia do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, w terminie 7 dni od daty jego wystawienia.

Aktualnie to na ubezpieczonym pacjencie ciąży obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego płatnikowi składek (np. pracodawcy). Ubezpieczony ma na to ustawowo określony termin, który wynosi 7 dni od dnia wystawienia zaświadczenia. W niektórych sytuacjach, w szczególności w przypadku dłuższej niezdolności do pracy obowiązek ten może być dla ubezpieczonych uciążliwy, czy nawet trudny do wykonania. Obowiązek dostarczenia zwolnienia we wskazanym terminie jest dla ubezpieczonych o tyle istotny, iż nie sprostanie temu wymogowi może kosztować ubezpieczonego obniżeniem należnego mu zasiłku o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego.

Jaki jest cel nowelizacji?

Jak wynika z przywołanego powyżej stanu prawnego, obecnie obowiązującego, w przypadku czasowej niezdolności do pracy nie tylko na lekarzach, ale również na chorym ubezpieczonym ciąży wiele obowiązków. Wprowadzenie „e – zwolnień” ma to zmienić i usprawnić system przekazywania zaświadczeń lekarskich do ZUS, a także do płatników składek, którzy od stycznia 2016 roku będą pełnić bierną rolę w obiegu zaświadczeń lekarskich. Od momentu wejścia w życie nowelizacji całkowity ciężar obrotu zaświadczeniami lekarskimi spoczywał będzie na lekarzach wystawiających te zaświadczenia.

Utworzenie systemu teleinformatycznego, do którego dostęp będą mieli lekarze i wystawianie zaświadczeń za jego pomocą ma na celu usprawnienie przekazywania wystawianych zaświadczeń do właściwych jednostek ZUS. Jest to związane głównie z potrzebą wzmocnienia przez ZUS kontroli odnośnie prawidłowości wystawianych zwolnień. Obecnie, w szczególności w przypadku krótkotrwałej niezdolności do pracy, ZUS nie miał możliwości weryfikacji, czy rzeczywiście istniały podstawy do wystawienia zwolnienia lekarskiego, gdyż najczęściej było ono dostarczane do organu już po upływie okresu niezdolności. Przyspieszenie obiegu zaświadczeń umożliwi organowi taką kontrolę. ZUS szacuje, iż „w związku z wprowadzeniem omawianych zmian zaoszczędzi w przyszłym roku ok. 212 mln złotych, a oszczędności będą możliwe m. in. dzięki eliminacji nadużyć, zmniejszeniu zatrudnienia osób obsługujących papierowe druki, a także dzięki oszczędnościom na druk bloczków ze zwolnieniami, co rocznie kosztowało 1,3 mln złotych.” (komunikat Ministerstwa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 15 maja 2015 roku).

Co dokładnie ulegnie zmianie?

Nowelizowana ustawa zmieni praktycznie całkowicie obecnie obowiązujący sposób wystawiania zaświadczeń lekarskich. Zmianie ulegnie nie tylko ich forma, sposób obiegu, ale również obowiązki ubezpieczonego i płatnika składek w tym zakresie.

Czym są tzw. „e – zwolnienia”?

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem ustawy zaświadczenie lekarskie będzie wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP (jest to kwalifikowany certyfikat za pomocą, którego lekarz potwierdza dane zawarte w zaświadczeniu), zgodnie z wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wystawione w ten sposób zaświadczenie zostanie przekazane przez lekarza na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS udostępni każdemu lekarzowi, który będzie uprawniony do wystawiania zaświadczeń lekarskich, profil informacyjny, na którym gromadzone będą dane dotyczące ubezpieczonego potrzebne do wystawienia zaświadczenia takie, jak:

  1. pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia i adres zamieszkania ubezpieczonego,
  2. nazwę skróconą, NIP lub PESEL płatnika składek,
  3. data urodzenia członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym,
  4. informacje o wcześniejszych zaświadczeniach lekarskich wystawionych ubezpieczonemu,
  5. informacje, czy płatnik składek posiada profil informacyjny płatnika składek.

W związku z faktem, że lekarz zobowiązany jest przekazać zaświadczenie lekarskie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS – w przypadku wystawienia zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego, ubezpieczony nie będzie zobowiązany już do dostarczania zaświadczenia płatnikowi składek (pracodawcy).

Wprowadzenie e-zwolnień ułatwi również ich kontrolę przez pracodawców, będących płatnikami składek, którzy będą posiadali profil informacyjny w systemie teleinformatycznym. Wówczas, odmiennie niż obecnie, to nie płatnik składek będzie zobowiązany do ich przekazania do ZUS, lecz to organ rentowy będzie udostępniał płatnikom składek na ich profilach informacyjnych „e-zwolnienia”, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania takiego zaświadczenia lekarskiego.

Taki profil informacyjny płatnik składek może utworzyć samodzielnie za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Warto podkreślić, że elektroniczny profil muszą utworzyć płatnicy składek, którzy są zobowiązani do przekazywania dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (zgodnie z art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych).

Płatnicy nieposiadający takiego profilu będą musieli poinformować ubezpieczonych w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu o obowiązku dostarczania zaświadczeń lekarskich w wersji papierowej.
Pomimo jednak wprowadzanego przez nowelizację obowiązku wystawiania zaświadczeń w formie elektronicznej, ustawodawca przewidział sytuacje, w których dopuszczalnym będzie wystawienie zwolnienia w formie papierowej, a mianowicie:

  1. zwolnienie papierowe będące wydrukiem z systemu teleinformatycznego, opatrzone pieczątką oraz podpisem lekarza, ubezpieczony otrzyma (1) na swoje żądanie (2) oraz w przypadku, gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego –  w takim przypadku lekarz przekaże ubezpieczonemu wydruk z systemu teleinformatycznego,
  2. zaświadczenie lekarskie w formie papierowej wystawiane jest również w sytuacji, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe, w szczególności w przypadku braku możliwości dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. W takim przypadku lekarz sporządzi zaświadczenie lekarskie odręcznie, na formularzu uprzednio wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Ponadto lekarz obowiązany będzie do wprowadzenia takiego zaświadczenia do systemu teleinformatycznego i przekazania go na skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie 3 dni roboczych od dnia jego wystawienia. Jeżeli przekazanie w takim terminie nie jest wciąż możliwe, termin 3 dniowy liczy się od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego.

Jedynie w omówionych wyżej przypadkach, gdy ubezpieczony otrzymuje zaświadczenie lekarskie w formie papierowej, będzie on zobowiązany do jego przekazania płatnikowi składek.

Od kiedy zmiany?

Zgodnie z postanowieniami nowelizacji, omawiane zmiany wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2016 roku. Od tego czasu lekarze powinni przy wystawianiu zaświadczeń lekarskich korzystać z systemów teleinformatycznych. Jednak ze względu na liczne postulaty środowiska lekarskiego, ustawodawca postanowił wprowadzić 2 letni okres przejściowy. W związku z tym nie dłużej niż do 31 grudnia 2017 roku lekarze będą mogli, obok elektronicznych zwolnień, wystawiać nadal tradycyjne, papierowe druki. Od 1 stycznia 2018 roku jedyną możliwą i honorowaną przez ZUS formą zaświadczenia lekarskiego będzie „e-zwolnienie”. Wówczas wystawienie zaświadczenia w formie papierowej będzie możliwe wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach omówionych powyżej.

Ze względu jednak na nieprzychylność środowiska lekarskiego do wprowadzanych zmian, z uwagi na znaczny wzrost ich obowiązków, a także obawami, w zakresie dostępności (1) komputerów w każdym gabinecie lekarskim oraz (2) sprawności funkcjonowania systemu teleinformatycznego, można się spodziewać, iż w większości przypadków z zaświadczeniami lekarskimi w formie dokumentu elektronicznego będziemy mieć do czynienia dopiero od 2018 roku.