Rozwój nowoczesnych technologii przetwarzania informacji, w tym w szczególności środków porozumiewania się, powoduje, że zagadnienie dopuszczalności monitorowania pracowników staje się niezwykle aktualne. Pracodawcy mogą łatwo kontrolować, z kim komunikuje się pracownik przy użyciu telefonu służbowego, czy poczty elektronicznej, jak również, sprawdzać treść tej korespondencji. Nierzadko dochodzi również do weryfikacji strony internetowych odwiedzanych przez pracownika w godzinach pracy. Dodatkowo, coraz częściej spotkać można się z ustalaniem lokalizacji, w której przebywa pracownik, przy pomocy wmontowanego w służbowym samochodzie lub smartfonie nadajnika GPS. Powszechna staje się obecność kamer w miejscach pracy. Czy takie zachowania pracodawcy względem pracowników są jednak zgodne z prawem? Jaka jest granica dopuszczalnego monitorowania pracowników?

Monitoring – na czym polega i za pomocą czego może by realizowany?

Powszechnie przyjmuje się, że monitoring to „stała obserwacja i kontrola jakiś procesów lub zjawisk” lub „stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym” (Słownik języka polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/). W piśmiennictwie zagranicznym za monitorowanie uznaje się zaś „czynności przedsięwzięte w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji czy to bezpośrednio, czy to z użyciem urządzeń elektronicznych” (tak dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10).

Monitoring w miejscu pracy może być stosowany przy użyciu wielu środków. Do typowych zaliczyć należy:

  • śledzenie poczty elektronicznej pracownika,
  • kontrolowanie stron WWW odwiedzanych przez pracownika,
  • przeglądanie bilingów z telefonu służbowego pracownika,
  • stosowanie podsłuchu i kontrolowanie treści rozmów pracownika,
  • rejestrowanie miejsca przebywania pracownika przy pomocy nadajnika GPS,
  • montowanie kamer użytkowych,
  • stosowanie technologii identyfikacji radiowej (RFID).

Kiedy dopuszczalne jest monitorowanie pracownika przez pracodawcę?

W obecnym stanie prawnym brak kompleksowej regulacji, która wskazywałaby, kiedy i w jakim zakresie dopuszczalne jest monitorowanie pracownika przez pracodawcę. Istnieją jedynie przepisy branżowe, które zezwalają, m.in. organizatorom imprez masowych czy funkcjonariuszom Służby Celnej na stosowanie monitoringu. Zagadnienie powyższe jest natomiast przedmiotem rozważań doktryny, jak również orzecznictwa.

Wskazać należy, że monitorowanie pracownika przez pracodawcę jest w obowiązującym porządku prawnym co do zasady dopuszczalne, jednak obwarowane pewnymi ograniczeniami.

W szczególności podstawowym warunkiem dopuszczalności stosowania monitoringu przez pracodawcę jest istnienie prawnie usprawiedliwionego celu, dla którego stosowany będzie monitoring. Pracodawca może stosować monitoring np. dla poprawy bezpieczeństwa, zapobieżenia kradzieżom, ustalenia źródła ujawniania informacji stanowiących tajemnicę handlową, przedsiębiorstwa, czy tajemnicę zawodową. Dopuszcza się wprowadzenie monitoringu w sytuacji powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że pracownik prowadzi działalność niezgodną z interesami pracodawcy, np. wykorzystuje samochód służbowych do celów prywatnych, mimo istnienia formalnego zakazu.

Drugą przesłanką warunkującą dopuszczalność stosowania monitoringu jest proporcjonalność. Oznacza to, że monitoring prowadzony powinien być przy użyciu najmniej inwazyjnych środków, jak również możliwie najsłabiej ingerować winien w sferę prywatności pracowników. Nie można zapominać, że zgodnie z art. 11(1) k.p. pracodawca obowiązany jest szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Do powszechnie uznawanych dóbr osobistych pracownika zalicza się m.in. tajemnicę jego korespondencji. Powyższe oznacza, że w sytuacji, gdy istnieje konieczność sprawdzenia, czy pracownik wysyłał ze służbowej poczty prywatną korespondencję wystarczające powinno być sprawdzenie, czy taki fakt miał w ogóle miejsce, a nie jest już uzasadnione weryfikowanie treści takiej korespondencji. Powyższe potwierdza wyrok ETS z 3 kwietnia 2007 r., zgodnie z którym: „Cel wprowadzania monitoringu powinien być usprawiedliwiony, zastosowane środki zaś proporcjonalne do wyznaczonego celu i w możliwie najmniejszym stopniu powinny ingerować w życie pracowników.” (Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00).

O fakcie stosowania monitoringu pracodawca powinien poinformować pracownika. Nie jest wymagane, aby pracownik wyraził zgodę na jego stosowanie, jednak powinien on zostać poinformowany, w jaki sposób będzie kontrolowany. Istotne jest, aby informacja o stosowaniu monitoringu dotarła do pracownika przed jego wprowadzeniem. W tym celu zasadne jest wprowadzenie zapisu informującego o stosowaniu monitoringu w miejscu pracy w regulaminie pracy lub innym wewnątrzzakładowym akcie prawnym, ewentualnie w treści umowy o pracę. Zalecane jest, aby pracodawca otrzymał od pracownika oświadczenie, że pracownik zapoznał się z zasadami monitoringu stosowanymi przez pracodawcę i je zaakceptował.

Monitoring musi być prowadzony zgodnie z prawem i nie może przybierać form przez prawo zakazanych, np. nielegalnego podsłuchu, instalowania kamer w toaletach i innych miejscach gdzie pracownicy mają prawo oczekiwać intymności. Potwierdza to stanowisko Sądu Apelacyjnego w Warszawie wyrażone w wyroku z dnia 14 maja 1998 r., zgodnie z którym: „Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu monitoringu powinien wcześniej poinformować pracowników o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli. Aby monitoring mógł zostać uznany za dozwolony, nie może mieć postaci zakazanej i sprzecznej z obowiązującymi przepisami.” (sygn. akt III APa 18/98, Legalis numer 34420).

Wreszcie wskazać należy, że monitorowanie pracownika prowadzi do uzyskania informacji o nim, które mają charakter danych osobowych. W tym celu pracodawca przetwarzający takie dane winien dopełnić wszystkich wymagań, które nakładana na niego, jako administratora danych, ustawa o ochronie danych osobowych. W szczególności winien on odpowiednio zabezpieczyć uzyskane dane, uniemożliwić dostęp do nich osobom nieupoważnionym, jak również określić niezbędny czas, przez jaki dane te będą przechowywane. Pracownikowi, którego określone dane dotyczą, należy również umożliwić do nich dostęp.

Jakiego rodzaju monitoring jest zgodny z prawem, a co jest zabronione?

Spełnienie przez pracodawcę wyżej wymienionych obowiązków umożliwia mu stosowanie monitoringu pracowników. Nie wszystkie jednak jego formy są dopuszczalne przez prawo.

Pracodawca, który opłaca rachunki za telefony służbowe, ma prawo uzyskiwać billingi. Istnieje jednak pogląd, że pracodawca nie jest upoważniony do weryfikowania konkretnych numerów telefonów wybieranych przez pracownika (tak dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10). Monitorowanie rozmów prowadzonych przez pracownika przy użyciu telefonu służbowego zalegalizowane zostało przez Sąd Najwyższy, czego wyrazem jest stanowisko wyrażone w wyroku z dnia 15 maja 1997 r., w którym uznano, że: „Korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 KP).” (sygn. akt I PKN 93/97, Legalis numer 31180).

Dopuszczalne jest również stosowanie przez pracodawcę kamer użytkowych, pod warunkiem, że pracownicy będą poinformowani o ich rozmieszczeniu. Zabrania się jednak monitorowania pracowników w sytuacjach, w których powinni mieć zagwarantowani prawo do prywatności, tj. w toaletach czy przebieralniach. Co do zasady, kamery winny być instalowane w miejscach widocznych, jednak w wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest umieszczenie kamery nawet przy biurku pracownika (np. w bankach, celem zagwarantowania bezpieczeństwa kasjerom). Zgodnie z opinią Grupy Roboczej ds. Ochrony Danych Osobowych niedopuszczalnym jest stosowanie kamer w celu sprawdzania jakości i ilości wykonywanej pracy.

Pracodawca ma również prawo kontrolować korespondencję pracownika, przy czym uprawnienie to dotyczy jedynie korespondencji służbowej. W przypadku, gdyby pracownik oznaczył określonego maila w temacie jako prywatnego, pracodawca nie jest upoważniony do zapoznania się z treścią takiego maila, ponieważ stanowiłoby to pogwałcenie prawa pracownika do ochrony tajemnicy korespondencji. Oczywiście pracodawca ma prawo zabronić korzystania skrzynek służbowych/komputerów służbowych/telefonów służbowych do celów prywatnych, jak i monitorować pocztę elektroniczną, aby zapobiec zainstalowaniu złośliwego oprogramowania. W tym celu zaleca się jednak wprowadzenie automatycznej kontroli skrzynek pocztowych, aby uniknąć możliwości zapoznania się z treścią korespondencji pracowników oraz dokładne określenie zasad w regulacjach wewnętrznych obowiązujących w firmie.

Pracodawca, co do zasady ma również prawo kontrolować, czy w czasie pracy pracownik odwiedza strony WWW, które nie są związane z przedmiotem jego zadań. Nie można jednak czynić pracownikowi zarzutu, gdy w Internecie poszukuje rozwiązań dla problemów wynikłych w ramach wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych. Na podobnych zasadach dopuszczalne jest monitorowanie położenia samochodu służbowego przy pomocy nadajnika GPS. Pracodawca, jako jego właściciel, ma prawo wiedzieć, gdzie aktualnie znajduje się pojazd, jak również jak długo jest on użytkowany. Uprawniony jest także do kontrolowania ilości paliwa w baku i sposobu eksploatacji. Jednakże, w sytuacji wyrażenia zgody przez pracodawcę na użytkowanie przez pracownika samochodu służbowego dla celów prywatnych, pracodawca nie jest uprawniony po godzinach pracy do śledzenia tego, gdzie pracownik przemieszcza się tym samochodem.

Nowatorskim rozwiązaniem jest monitorowanie przy pomocy technologii identyfikacji radiowej (RFID), która umożliwia pracodawcy identyfikację oraz lokalizację pracownika. W tym celu stosuje się odpowiednie karty z wbudowanych chipem lub wszczepia się pracownikowi biochip. Z uwagi na to, że stwierdzono możliwość manipulowania reakcjami ludzi za pomocą wszczepionego chipu do ciała człowieka, co stanowi głęboką ingerencję w prywatność pracownika, w doktrynie rekomenduje się zakazania używania tej technologii do śledzenia pracowników (należy jednak podkreślić, że GIODO jest negatywnie nastawiony do tego rodzaju identyfikacji pracowników). Ewentualne zastosowanie tej metody miałoby uzasadnienie np. w kaskach górników, aby ułatwić ich zlokalizowanie w razie wypadku w kopalni lub do oznakowania rzeczy wartościowych z punktu widzenia pracodawcy, w celu kontrolowania, czy pracownicy nie wynoszą mienia pracodawcy poza zakład pracy, co pozwoliłoby uniknąć przeszukiwania rzeczy osobistych pracowników (tak Karolina Maria Szymorek, „Aspekty prawne kontrolowania pracowników za pomocą technologii identyfikacji radiowej (RFID)”, MoPr 2012, Nr 10).

Czy pracodawca może wykorzystać informacje uzyskane za pomocą monitoringu?

Możliwość wykorzystywania przez pracodawcę danych, uzyskanych w wyniku monitorowania pracowników budzi kontrowersje. Z najczęstszym przypadkiem wykorzystania informacji uzyskanych w wyniku monitoringu mamy do czynienia w razie sądowych postępowań pracowniczych i karnych.

Wykorzystanie uzyskanych za pomocą monitoringu danych, jako dowód w postępowaniu cywilnym lub karnym, uzależnione jest od tego, czy dowód ten został uzyskany przez pracodawcę legalnie, a zatem, czy spełnione zostały przez pracodawcę wszystkie wyżej opisane wymagania. Dominujący jest pogląd w doktrynie, że „jeżeli monitoring podjęto bez uzasadnienia lub z niechęci do pracownika czy w zamiarze szykanowania go i przy użyciu metod, do których pracodawca nie był uprawniony, dowody przedstawione następnie przeciwko temu pracownikowi powinny zostać w skrajnych sytuacjach uznane za niedopuszczalne” (dr Arkadiusz Lach, „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, MoPr 2004, Nr 10).

Z kolei udostępnianie danych osobowych zebranych w ramach monitorowania pracowników innym podmiotom jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy dane te będą wykorzystywane we własnym, usprawiedliwionym prawnie celu (tak Paweł Litwiński, „Monitoring pracownika w miejscu pracy a ochrona danych osobowych pracownika, MoPr 2008, Nr 2). Tutaj jednak należy być bardzo ostrożnym, ponieważ wyrażenie zgody przez pracownika na przekazywanie/przetwarzanie dodatkowych danych niż te przewidziane przez kodeks pracy i przepisy szczególne nie jest przez GIODO uważane za „dobrowolne”.

Co grozi pracodawcy, który nielegalnie monitoruje pracowników?

Nieuzasadnione monitorowanie pracowników, jak również monitorowanie ich w niedozwolonych przez prawo formach, może powodować szereg negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

W szczególności pracodawca naraża się na roszczenia związane z naruszeniem dóbr osobistych pracownika, tj. prawo do prywatności, godności, ochrony korespondencji.
Dokonywanie nielegalnego podsłuchiwania pracowników może prowadzić do pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności karnej, co wprost wynika z art. 267 §3 Kodeksu karnego.

Z uwagi na to, że monitorowanie pracowników stanowi uzyskiwanie ich danych osobowych, pracodawca dodatkowo narażony jest na odpowiedzialność administracyjną i karną, przewidzianą w ustawie o ochronie danych osobowych w razie naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych w niej zawartych.

Monitorowanie pracowników przez pracodawców jest zjawiskiem coraz bardziej powszechnym. Istotne jest, aby wprowadzenie monitoringu miało swoje uzasadnianie i nie ingerowało znacząco w sferę prywatności pracowników. Należy się spodziewać, że zakres monitorowania pracowników będzie się konsekwentnie zwiększał, w związku z czym konieczne jest, aby zjawisko to objęte zostało kompleksową regulacją prawną.