Telepraca jest coraz popularniejszym sposobem świadczenia pracy, co jest widoczne zwłaszcza w dużych ośrodkach miejskich, gdzie rezygnacja z powierzchni biurowej prowadzi do oszczędności i uelastycznienia sposobu pracy. Telepraca nierzadko stanowi kartę przetargową umożliwiającą pozyskanie pożądanych  kandydatów w procesie rekrutacji, ułatwia też matkom powrót do pracy po korzystaniu z urlopów macierzyńskich. Jednak ze względu na swoją specyfikę – wprowadzenie telepracy zmusza pracodawcę do wypełnienia dodatkowych formalności. O czym powinien pamiętać pracodawca umożliwiając pracownikom świadczenie pracy w ramach telepracy?

W pierwszej kolejności, należy podkreślić, iż pracownik świadczący pracę w ramach telepracy (telepracownik) posiada status pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy – zastosowanie mają więc wszelkie ogólne przepisy określające wzajemne prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Ponadto, po stronie pracodawcy kodeks pracy przewiduje następujące obowiązki charakterystyczne dla pracy zdalnej:

Zawarcie porozumienia lub regulaminu

Pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, wydanie regulaminu po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie (regulamin) powinien zawierać warunki stosowania telepracy i normować specyficzne kwestie dotyczące telepracy zarówno związane z aspektami o charakterze organizacyjnym, jak i te dotyczące praw i obowiązków telepracownika oraz pracodawcy. Porozumienie (regulamin) powinny przede wszystkim określać: (1) tryb rozpoczęcia świadczenia pracy w formie telepracy; (2) miejsce wykonywania pracy; (3) czas pracy; (4) podstawowe obowiązki pracodawcy i telepracownika; (5) zasady dotyczące kontroli wykonywania pracy w formie telepracy oraz (6) możliwość odstąpienia od świadczenia pracy w tej formie. Porozumienie (regulamin) będą więc dookreślały rodzaj środków komunikacji elektronicznej, sposób przekazywania wyników pracy przez pracownika, częstotliwość świadczenia pracy w formie telepracy. Ponadto, znajdą się tam regulacje dotyczące sprzętu niezbędnego do świadczenia pracy w formie zdalnej, o których mowa w art. 6711 § 1 KP, a w szczególności zasady dostarczania telepracownikowi urządzeń koniecznych do świadczenia pracy w formie telepracy i ich ubezpieczenia, jak również pokrywania kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Mogą tam zostać również uregulowane zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi, przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie, jak również kwestie związane z umożliwieniem telepracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej oraz z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Uzgodnienie warunków pracy

Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy w formie telepracy (1) przy zawieraniu umowy o pracę – wówczas umowa o pracę powinna zawierać odpowiednie postanowienia w tym zakresie lub (2) w trakcie trwania zatrudnienia – na mocy porozumienia stron zawartego z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. W przypadku wyjścia z inicjatywą podjęcia telepracy przez pracownika, pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić jego wniosek.

Wykluczone jest natomiast powierzenie telepracy w trybie art. 42 § 4 kodeksu pracy, który dotyczy powierzenia w drodze wyjątku przez pracodawcę pracownikowi wykonywanie innej pracy niż umówiona pod określonymi warunkami w szczególnie uzasadnionych, nadzwyczajnych i nieprzewidywanych przypadkach, a jednocześnie nakładającego na pracownika obowiązek wykonywania takiej pracy. Zmiana sposobu pracy na telepracę jest możliwa wyłącznie w drodze porozumienia stron i nie może być wymuszona przez pracodawcę.

Uwaga! Nie ma możliwości narzucenia pracownikowi pracy w ramach telepracy, ani wypowiedzeniem zmieniającym, ani w ramach powierzenia innej pracy w trybie art. 42§4 k. p.

Kodeks pracy nie uzależnia możliwości powierzenia telepracy od rodzaju umowy o pracę, a więc może mieć miejsce zarówno w stosunku do umowy na czas nieokreślony, na czas określony, w tym także na zastępstwo i na okres próbny.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca musi także pamiętać, że w przypadku świadczenia przez pracownika pracy zdalnie, informacja o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. powinna zawierać, co najmniej: (1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz (2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. W przypadku wprowadzenia telepracy w trakcie trwania stosunku zatrudnienia, pracodawca zobowiązany jest do przekazania na piśmie telepracownikowi powyższych informacji, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Obowiązki o charakterze organizacyjnym

Na podstawie art. 6711 k.p. pracodawca jest obowiązany: (1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy; (2) ubezpieczyć sprzęt (3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, (4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Powyższe aspekty mogą być określone przez pracownika i pracodawcę w sposób odmienny w odrębnej w umowie. Ponadto, w umowie tej strony mogą określić, w szczególności (1) zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika; (2) zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy; (3) sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Pracodawca ponadto ma obowiązek określenia zasad dotyczących ochrony danych przekazywanych telepracownikowi. W miarę potrzeb należy także przeprowadzić instruktaż oraz szkolenie w tym zakresie.

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

Jeżeli miejscem świadczenia pracy przez pracownika poza zakładem pracy jest jego dom, pracodawca realizuje wobec niego obowiązki określone w dziale dziesiątym kodeksu pracy, czyli te które dotyczą bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy. Wyłączeniu podlegają natomiast (1) obowiązek dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (określony w art. 212 pkt 4 k.p.), (2) obowiązki określone w rozdziale III działu dziesiątego, tj. obiekty budowlane i pomieszczenia pracy oraz (3) obowiązek zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno- sanitarnych (określony w art. 233 k.p.).

Ochrona prywatności telepracownika

Odrębnego podkreślenia wymaga obowiązek poszanowania prywatności pracownika przez pracodawcę, w szczególności w sytuacji przeprowadzania kontroli pracy w miejscu zamieszkania pracownika. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, to pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu, naprawy bądź instalacji powierzonego sprzętu za uprzednią pisemną zgodą telepracowniak, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Pracodawca ma obowiązek dostosowania sposobu przeprowadzania kontroli do miejsce wykonywania pracy oraz jej charakteru. W żadnym wypadku wykonywanie przez pracodawcę czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Zakaz dyskryminacji telepracownika

Na zakończenie należy dodać, że pracodawca ma obowiązek umożliwienia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek traktowania telepracownika w taki sam sposób jak pozostałych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Samo zaś podjęcie pracy w formie telepracy (jak również odmowa podjęcia) nie może stanowić przyczyny do dyskryminowania pracownika.

Podsumowanie

Przed wprowadzeniem możliwości świadczenia pracy w formie telepracy pracodawca powinien rozważyć, czy praca zdalna będzie właściwym rozwiązaniem z punktu widzenia swoich uzasadnionych interesów z jednoczesnym uwzględnieniem bieżących potrzeb pracowników. Należy podkreślić, iż przejrzyste określenie zasad świadczenia pracy w formie telepracy w wewnętrznych regulacjach w zakładzie pracy może przynieść obu stronom stosunku pracy wymierne korzyści.