W jaki sposób rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem? Jakich formalności powinien dopełnić zarówno pracownik, jak i pracodawca, gdy chce zakończyć stosunek pracy? Na te pytania postaramy się udzielić odpowiedzi w poniższym artykule.

Jakie są okresy wypowiedzenia? (umowa na czas określony i nieokreślony)

Dokonanie wypowiedzenia zarówno umowy o pracę na czas określony (po 22 lutego 2016 roku), jak i na czas nieokreślony wymaga zachowania okresów wypowiedzenia, których długość zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. I tak też, w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony:

  1. krócej niż 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie;
  2. co najmniej 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc;
  3. co najmniej 3 lata – okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Niemniej jednak strony stosunku pracy mogą dokonać umownego ustalenia obowiązujących je okresów wypowiedzenia, które zależnie od woli stron albo okoliczności mogą być skracane, bądź wydłużane, przy czym dopuszczalne jest przedłużenie okresu wypowiedzenia nawet do 12 miesięcy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 listopada 1994 r., I PZP 46/94, Legalis nr 28951). Wydłużając lub skracając okresy wypowiedzenia w treści umowy o pracę, pracodawca powinien jednak zawsze pamiętać o konieczności wykazania intencji obu stron stosunku pracy, która uzasadnia tę zmianę, aby uchować się w przyszłości przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracownika.

Czy wypowiedzenie musi być złożone osobiście? Na piśmie? Faksem? E-mailem?

Poza zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia, niezbędne jest również zastosowanie pewnych wymogów formalnych rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Otóż nie jest wymagane, aby wypowiedzenie złożone zostało osobiście. Dopuszczalne jest bowiem przesłanie oświadczenia pracodawcy poleconą przesyłką pocztową, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Problem stanowi natomiast możliwość elektronicznego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę, albo zastosowania do tego celu faksu. Przyjmuje się, że dopuszczalne i skuteczne jest wprawdzie użycie faksu w takiej sytuacji, i powoduje to rozpoczęcie biegu terminu do odwołania się pracownika od wypowiedzenia, jednak stanowi to naruszenie przepisu kodeksu pracy o konieczności złożenia oświadczenia pracodawcy na piśmie w tym przedmiocie. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zastosowania wiadomości e-mail bez użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wiadomość o wypowiedzeniu umowy o pracę przesłana w tej formie jest skuteczna, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p. i może stać się podstawą odwołania się pracownika (tak Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 2 października 2002 r., III PZP 17/02, Legalis nr 54982). Niemniej jednak możliwości takiej pracownik nie będzie miał w momencie, gdy pracodawca połączy wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę wiadomością e-mail i przesyłką pocztową, ponieważ spowoduje to spełnienie wymogu złożenia oświadczenia na piśmie (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06, Legalis nr 966020). Termin do wystąpienia z odwołaniem przez pracownika będzie biegł od momentu pierwszego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę.

Zgodnie z planowaną nowelizacją kodeksu pracy, na podstawie projektu z dnia 4 listopada 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, w przyszłości ma zostać wprowadzona wprost możliwość dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w formie elektronicznej, w tym m.in. możliwość składania oświadczeń każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia czy dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Niestety Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na etapie prac nad nowelizacją zaczęło wycofywać się z tego rozwiązania. Do dnia dzisiejszego brak jest jednak nowego projektu ustawy – ostateczne postanowienia w tym przedmiocie mogą jeszcze ulec zmianie.

Czy w wypowiedzeniu umowy o pracę należy wskazywać przyczynę? Co to znaczy, że przyczyna jest konkretna i prawdziwa?

W przypadku umów o pracę na czas nieokreślony, pracodawca poza samym faktem dokonania wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy, powinien również wskazać przyczynę, która legła u podstaw decyzji o zakończeniu z pracownikiem współpracy. Jest to także cecha, która odróżnia wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony od umowy na czas nieokreślony.

Przyczyna ta musi być przede wszystkim uzasadniona, prawdziwa i konkretna. Pracodawca konstruując swoje wypowiedzenie powinien jasno i wyraźnie sprecyzować jaka była podstawa dokonanego wypowiedzenia. Warto także, aby uzasadnienie to było dokonane w sposób jak najbardziej szczegółowy i nie budzący wątpliwości. Ułatwi to bowiem ewentualną obronę w razie wystąpienia przez pracownika z powództwem do sądu pracy.

Uzasadnionych przyczyn wypowiedzenia może być wiele. Należy jednak zauważyć, że nie każda sytuacja pracownika i nie każde jego zachowanie może być podstawą zakończenia z nim stosunku pracy. W orzecznictwie i praktyce wymienia się wśród nich przede wszystkim różnorodne naruszenie obowiązków pracowniczych, np. poprzez brak dbałości o dobro zakładu pracy, naruszenie zakazu konkurencji czy stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości. Przyjmuje się jednak, że przyczyny wypowiedzenia nie może stanowić np. osiągnięcie przez pracownika wieku emerytalnego, ponieważ nabycia prawa do emerytury nie stanowi samo w sobie podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 lutego 2010 r., II PK 196/09, Legalis nr 354601). Podobnie jest w sytuacji nieobecności pracownika spowodowanej niezdolnością do pracy w powodu choroby, która nie miała charakteru przewlekłego i definitywnie minęła. Jednak już odmowa poddania się przez pracownika po takiej nieobecności badaniom lekarskim, jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, stanowi wystarczający i uzasadniony powód wypowiedzenia umowy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 stycznia 2006 r., I PK 131/05, Legalis nr 75942). Ponadto, nawet taka przyczyna jak likwidacja stanowiska pracy nie zawsze może by postawą zakończenia stosunku pracy. Jeżeli bowiem likwidacja była pozorna, albo też wypowiedzenie nastąpiło po upływie znacznego czasu od tej likwidacji nie ma możliwości przyjęcia, iż przyczyna taka ma charakter uzasadniony.

Czy mogę wypowiedzieć umowę w okresach ochronnych?

Należy dodać, że bez względu na charakter przyczyny, wypowiedzenie umowy o pracę nie może ono nastąpić w trakcie okresów ochronnych, którym podlegają niektórzy pracownicy. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy istnieją podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego. Niemniej jednak, pracownikowi przebywającemu na urlopie, zwolnieniu lekarskim, w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego czy też w razie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie można wypowiedzieć umowy o pracę, chyba że jest to związane z ogłoszeniem upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Kto może wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi?

Warto również zwrócić uwagę na to, kto może dokonać wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Nie budzi oczywiście wątpliwości, że uprawniony jest pracodawca działający zarówno jako osoba fizyczna, jak i osoba prawna (np. poprzez wspólników w spółce jawnej, czy zarząd w sp. z o.o.). Ponadto przyjmuje się, iż wypowiedzieć umowę o pracę może prokurent, jeśli nie ma żadnych przesłanek wyłączających mu taką możliwość (np. w sytuacji gdy prokurent jest ograniczony wyłącznie do spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa albo gry uprawniony jest do działania wyłącznie wraz z członkiem zarządu). Oprócz tego pracodawca może wyznaczyć także inną osobę, jak np. bezpośredniego przełożonego pracownika, dyrektora danego działu czy osobę zajmującą się sprawami HR w firmie.

Kiedy przyczyna wypowiedzenia jest prawdziwa i konkretna?

Przepisy nie wskazują wyraźnie cech, jakie powinna spełniać przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę. Zauważa się jednak, iż powinna być ona prawdziwa i konkretna, a także w pełni zrozumiała dla pracownika. W związku z tym podanie pracownikowi przyczyny pozornej jest równoznaczne z brakiem jej wskazania, a to oznacza, że wypowiedzenie jest nieuzasadnione w rozumieniu art. 45 § 1 k.p., co czyni usprawiedliwionym roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 października 1999 r., I PKN 304/99, Legalis nr 48970, Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 kwietnia 2001 r., I PKN 370/00, Legalis nr 55736).). Co więcej, przyczyna wypowiedzenia powinna być na tyle skonkretyzowana, aby umożliwić pracownikowi ocenę czy jest ona uzasadniona i czy jest w związku z tym istnieje jakakolwiek podstawa do kwestionowania jej w postępowaniu przed sądem (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 czerwca 2001 r., I PKN 482/00, Legalis nr 315265). Musi być więc ona w pełni zrozumiała dla pracownika, a także osób trzecich.

Jeśli jednak pracownik jest świadomy tego, iż zachodzą okoliczności uzasadniające jego zwolnienie, to z oświadczenia pracodawcy powinno wyłącznie wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, o jaką przyczynę chodzi, a pracodawca nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia w sposób jak najbardziej precyzyjny, szczegółowy i drobiazgowy, z powołaniem opisów wszystkich faktów i zdarzeń, dokumentów, ich dat oraz wskazaniem poszczególnych działań, czy zaniechań, składających się w ocenie pracodawcy na przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę zawartą na czas nieokreślony (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 marca 2016 r., I PK 100/15, LEX nr 2019497). Ocena konkretności przyczyny powinna natomiast nastąpić z uwzględnieniem wszystkich okoliczności uściślających ją (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 2 września 1998 r., I PKN 271/98, Legalis nr 44000).

Szczególne znaczenie ma to, że pracodawca powinien sformułować konkretną przyczynę w treści wypowiedzenia umowy o pracę. Nie zaś dopiero na etapie procesu sądowego w celu wykazania swoich racji.

W praktyce sądowej wskazuje się, że nie spełnia wymogu konkretności wskazanie przez pracodawcę, iż do wypowiedzenia umowy o pracę doszło z powodu „przyczyn ekonomicznych”, „niewykonywania poleceń służbowych”, „rozbieżności w poglądach na metody zarządzania przedsiębiorstwem” czy też ogólnie wskazanej „reorganizacji struktury zatrudnienia”. Nawet podanie takiej przyczyny jak ”nieudolna organizacja działu, brak działań w kwestiach spornych pomiędzy pracownikiem i izolowanie pracowników oraz niepodejmowanie działań mających na celu zapobieganie poniżaniu o ośmieszaniu pracowników przez współpracowników w danym dziale” albo też „stwierdzenie w ramach przeprowadzonej kontroli w Domu Pomocy Społecznej, że postępowanie przetargowe w zakresie robót remontowych dachu oraz modernizacji kotłowni budynku nastąpiło z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych”. Przyczyny te mimo, iż z pozoru wydają się być skonkretyzowane, to mogą prowadzić do powstawania wątpliwości po stronie pracownika, który w takiej sytuacji nie będzie wiedział co było rzeczywistą przyczyną zakończenia z nim współpracy. Ma to natomiast umożliwić pracownikowi dokonanie racjonalnej oceny czy ta przyczyna rzeczywiście istniała.

Podobnie wygląda również sytuacja, gdy pracodawca wskaże, że dokonuje wypowiedzenia umowy o pracę z powodu utraty zaufania wobec pracownika. Jest to często spotykana przyczyna zakończenia współpracy z pracownikiem. Jeśli jednak pracodawca dokładnie dookreśli w takim przypadku sytuację, w której miało miejsce dane zdarzenie to niewątpliwie zostanie to uznane za przyczynę konkretną. W związku z tym prawidłowo sformułowana przyczyna powinna być następująca: „utrata zaufania spowodowana brakiem dbałości o dobre imię pracodawcy podczas wyjazdu służbowego w dniu…” (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 sierpnia 2000 r., I PKN 1/00. Legalis nr 48538).

Należy również wskazać, że przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę powinna być prawdziwa. Oznacza to, że pracodawca powinien być w stanie udowodnić jej istnienie na podstawie zebranego materiału dowodowego, np. e-maili, notatek służbowych, czy zeznań świadków. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że pracownik może wystąpić do sądu pracy kwestionując dokonane wypowiedzenie. Nie można więc podawać przyczyny, która budziłaby jakiekolwiek wątpliwości albo trudności dowodowe. Dlatego też ważne jest wskazanie jej zgodnie z prawdą w samym piśmie wypowiadającym umowę o pracę. W przeciwnym razie pracodawca nie będzie mógł powołać się na nią przed sądem pracy.