Problematyka dokumentacji pracowniczej ma niezwykle istotne znaczenie praktyczne dla każdego kadrowca. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z obowiązkiem gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej? Jakie są konsekwencje ich niedopełnienia?

Prowadzenie dokumentacji jako podstawowy obowiązek pracodawcy

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502) do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników oraz przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obowiązek ten został skonkretyzowany w rozporządzeniu MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm) (dalej jako rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej).

A,B,C akt osobowych

Przepis § 6 rozporządzenia dot. dokumentacji pracowniczej wskazuje zakres akt osobowych pracownika. Akta osobowe zakładane są dla każdego pracownika oddzielnie i składają się z trzech części. W części A pracodawca gromadzi dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Będą to więc przykładowo: wypełniony kwestionariusz osobowy, czy świadectwa z poprzednich miejsc pracy. Część B obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. W części tej należy przechowywać m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w warunkach telepracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy oraz wszelkie dokumenty związane z uprawnieniami pracowników w zakresie uprawnień urlopowych i rodzicielskich. W części C należy z kolei gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Tytułem przykładu należy wskazać: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Należy pamiętać, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków

Oprócz powyżej wskazanych dokumentów pracodawca zobowiązany jest do gromadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 rozporządzenia dot. dokumentacji pracowniczej).

Ewidencja czasu pracy oraz lista płac

Ponadto, pracodawca zakłada oraz prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: (1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, (2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, (3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Czas przechowywania dokumentacji

Art. 94 pkt 9b KP nie precyzuje jak długo pracodawca jest obciążony obowiązkiem przechowywania dokumentacji. Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji i akt osobowych, jest obowiązkiem kosztowne dla pracodawców. Dlatego też powinien być precyzyjnie uregulowany w zakresie czasu jego obowiązywania. Bez wątpienia obowiązek ten trwa przez cały okres zatrudnienia pracownika, natomiast względem byłych pracowników powinien wprost wynikać z przepisów prawa.

Pracodawca powinien przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia u niego pracy przez pracownika. Obowiązek ten wynika z art. 125a pkt 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440) ( tak A. Sobczyk (red.), [w:] Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2014).

Brak jest jednak jednoznacznej regulacji prawnej dotyczącej obowiązku przechowywania pozostałej dokumentacji pracowniczej przez pracodawców z sektora prywatnego.

Próba ustalenia generalnego obowiązku wobec pracodawcy na podstawie art.51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. 2011 Nr 123, poz. 698) zawierającego 50-letni obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. osobowej i płacowej) jest niewłaściwa, ponieważ przepis ten dotyczy jedynie postępowania w sytuacji likwidacji lub upadłości pracodawcy.

Pracodawca może (ale nie musi) posiłkowo stosować zasady przechowywania dokumentacji kadrowej w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które zostały uregulowane w rozporządzeniu w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 Nr 167, poz.1375). Według niniejszego rozporządzenia:

  • akta osobowe pracowników organów instytucji publicznych przechowuje się przez okres 50 lat,
  • opinie o pracownikach przez 5 lat,
  • dokumentację wypadków zbiorowych, śmiertelnych, powodujących inwalidztwo przez 25 lat, a pozostałych 10 lat,
  • zwolnienia lekarskie 3 lata,
  • listy i karty urlopowe 2 lata,
  • dokumenty zawierające dane o zaopatrzeniu rzeczowym pracowników przez 3 lata.

Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Należy podkreślić, że powyższa regulacja nie obejmuje pracodawców z sektora prywatnego, może jednak stanowić wskazówkę interpretacyjną.

Słuszna wydaje się być koncepcja 3-letniego obowiązku przechowywania dokumentacji, która pozostaje w związku z terminem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w orzeczeniach z dnia 14 maja 1999 r. w sprawie I PKN 62/99 (opubl. OSNAPiUS 2000, Nr 15, poz. 579) oraz z dnia 4 października 2000 r. w sprawie I PKN 71/00 (opubl. OSNAPiUS 2002, Nr 10, poz. 231) na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Reasumując, należy przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia u niego pracy przez pracownika. Natomiast w pozostałym zakresie rekomendowane jest stosowanie pomocniczo ww. rozporządzenia i wskazanych powyżej dat przechowywania, a ponadto czuwania, aby dokumentacja, z którą związane jest powstanie ewentualnych roszczeń pracownika była przechowywana co najmniej przez 3 lata licząc od daty kiedy roszczenie bądź potencjalne roszczenia stało bądź mogło się stać wymagalne.

Na koniec należy zwrócić uwagę, że inne regulacje wskazują obowiązek przechowania dokumentów przez określony okres czasu. Dla przy kładu warto wymienić przepisy dot. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, systemu ubezpieczeń społecznych, czy podatkowe.

Sposób przechowywania dokumentacji

Sposób właściwej realizacji obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej został powierzony pracodawcy. Pracodawca musi zapewnić przechowywanie akt pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pewnymi wytycznymi interpretacyjnymi dla pracodawcy może być rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284). Niniejsze rozporządzenie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, dlatego standardy zawarte w rozporządzeniu są bardzo wysokie i nie są wymagane od „zwykłych” pracodawców. Pracodawca może jednak skorzystać z zawartych tam rozwiązań. Przykładowo, pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Powinno ono być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, a także zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać ściśle określone warunki wilgotności (45- 60%) i temperatury (14-20°C). Ponadto, dokumentacja powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

Z pewnością rekomendowanym rozwiązaniem jest trzymanie dokumentacji pracowniczej w ognioodpornych i zamykanych na klucz szafkach, do których dostęp ma wyłącznie ograniczona (i dokładnie określona w upoważnieniach) liczba osób.
Jeśli chodzi o możliwość przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, to forma ta może spełniać funkcję subsydiarną w stosunku do formy papierowej.

Na marginesie należy podkreślić, że przechowywanie akt osobowych pracowników zawierających dane osobowe pracowników jest także przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). W tym przypadku najczęściej administratorem danych jest pracodawca, którego obowiązkiem zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jest dołożenie szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. Z przepisu art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, wynika obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności dotyczy to zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ustawodawca nie określił konkretnych technicznych środków zabezpieczenia akt osobowych przechowywanych w formie papierowej.

Pracodawca musi zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć akta, może więc korzystać z wszelkich rozwiązań zapewniających wykonanie tego zadania.

Jakie są konsekwencje niedopełnienia powyżej opisanych obowiązków?

Nieprzestrzeganie obowiązku prowadzenia i przechowywania akt pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i zgodnie z art. 281 pkt 6 i 7 kodeksu pracy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca naraża się także na odpowiedzialność odszkodowawczą, w przypadku wytoczenia procesu przez pracownika na drodze cywilnej.

Ponadto, naruszenie obowiązków zabezpieczenia danych osobowych prowadzić może do odpowiedzialności karnej. Pracodawca, który udostępni lub umożliwi dostęp do danych osobowych osobom nieupoważnionym, narusza z kolei obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem i podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności na podstawie art. 51 oraz art. 52 ustawy o ochronie danych osobowych.