Minęły już trzy miesiące od dnia wejścia w życie nowych przepisów w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej elektronizacji. Przepisy te jeszcze przed ich wprowadzeniem budziły liczne kontrowersje oraz wątpliwości, szczególnie na kanwie możliwości ich praktycznego zastosowania. Wątpliwości te są jednak powoli wyjaśniane przez ministerstwa, które opracowywały te zmiany, w drodze wydawanych cyklicznie stanowisk. Poniżej przedstawiamy omówienie najciekawszych z nich.

Obowiązek informacyjny nie wobec wszystkich zatrudnionych

W jednym z pierwszych stanowisk MRPiPS wyjaśniło wątpliwości co do obowiązku wydawania przez Pracodawców informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, która zgodnie z art. 94(6) k.p. powinna być dodawana do świadectwa pracy.

Problemem, jakie powstał na tym tle był fakt, że art. 94(6) k.p. nie został wymieniony w przepisach przejściowych ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej jako: „ustawa o elektronizacji akt”). Spowodowało to, że nie było do końca jasne, czy informację o okresie przechowywania dokumentacji miałby wydawać każdy Pracodawca w stosunku do każdego odchodzącego pracownika, czy też fakt pominięcia tego przepisu był świadomym zabiegiem ustawodawcy, a co za tym idzie – informacja powinna zostać wydana tylko dla pracowników zatrudnianych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku. Ostatecznie Ministerstwo potwierdziło drugie ze stanowisk.

Powyższe oznacza, że informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna być wydawana tylko dla tych pracowników odchodzących od pracy, których stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 roku. Nie stoi to jednak na przeszkodzie wydawania przez Pracodawców takiej informacji wszystkim pracownikom niezależnie od daty nawiązania stosunku pracy – choć oczywiście będzie się to wiązało z koniecznością wykonywania dodatkowej pracy przez działy kadr.

(Stanowisko MRPiPS z dnia 7 grudnia 2018 roku w sprawie nowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej)

System teleinformatyczny, i co dalej?

Ustawa o elektronizacji akt wprowadziła nowe rozwiązania związane z możliwością elektronizacji teczki pracowniczej. Zgodnie z jej postanowieniami Pracodawca uprawniony jest do wyboru sposobu prowadzenia całości dokumentacji lub jej części (pomiędzy papierową a elektroniczną), a także do dokonywania zmian tej formy w dowolnym momencie, z zachowaniem zasad przewidzianych w przepisach. Szczegółowe regulacje co do sposobu przygotowania oraz zmiany sposobu przechowywania dokumentacji określa natomiast Rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ani ustawa, ani Rozporządzenie nie przewidują jednak szczegółowych wymagań co do budowy oraz sposobu zorganizowania systemu, w którym prowadzona elektronicznie dokumentacja pracownicza miałaby być przechowywana. Kwestię tę wyjaśniło jednak Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z dnia 19 grudnia 2018 roku.

Zdaniem Ministerstwa Cyfryzacji, system teleinformatyczny, w ramach którego prowadzona jest elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej nie musi stanowić jednego, konkretnego systemu, specjalnie przeznaczonego do wykonywania wszelkich czynności związanych ze zarządzaniem czasem pracy i dokumentacją pracowników. Może się on bowiem składać z kilku różnych programów – byle możliwe było potraktowanie ich jako zespołu współpracującego oprogramowania.
W praktyce nie ma więc przeszkód, aby Pracodawca przechowywał elektronicznie dokumenty z obszaru czasu pracy w systemie przeznaczonym do zarządzania czasem pracy, zaś wnioski składane przez pracowników w tych sprawach były przesyłane poprzez dedykowaną do tego aplikację.

Istotne jest jednak, że nie każdy system będzie stanowił narzędzie odpowiednie do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. System jako całość musi bowiem spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i interoperacyjności wynikające z Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to również, że nie zawsze możliwe będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej w chmurze, czy też w folderach i podfolderach znajdujących się na serwerach Pracodawcy, jeżeli nie będzie to odpowiednio dostosowane i zabezpieczone.

(Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 19 grudnia 2018 roku w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych)

Formaty plików w systemie teleinformatycznym nie takie oczywiste

Kolejnym zagadnieniem niewynikającym wprost z treści ustawy w sprawie elektronizacji akt, ani Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest kwestia formatu plików, w jakich na bieżąco ma być prowadzona i przechowywana dokumentacja w formie elektronicznej.
§ 13 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje szczegółowe zasady tworzenia formatów plików dokumentacji elektronicznej na wypadek jej przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi albo wydawania dokumentacji pracownikowi. Rozporządzenie nie reguluje jednak jasnych zasad związanych z tworzeniem i przechowywanie plików zawierających dokumentację pracowniczą. Zagadnienie to wyjaśnia jednak Ministerstwo Cyfryzacji.
Zdaniem Ministerstwa wątpliwości nie pozostawia fakt, iż Rozporządzenie nie zawiera kompleksowych regulacji co do wszystkich przypadków tworzenia i przechowywania formatów plików dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że co do zasady Pracodawca nie ma obowiązku zapisywania dokumentów w odrębnych plikach w jednym z formatów przewidzianych w § 13 ust. 2 Rozporządzenia już w momencie ich tworzenia i wprowadzania do systemu teleinformatycznego.

Nie jest to jednak zabronione. Co więcej – jest to nawet wskazane z uwagi na to, że takie przygotowanie dokumentacji już od początku jej tworzenia znacznie uprości ewentualne, przyszłe sytuacje, takie jak konieczność zmiany systemu, czy też obowiązek wydania dokumentacji pracownikowi na jego żądanie.

(Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 7 grudnia 2018 roku w sprawie formatów plików w dokumentacji elektronicznej)

3, 10, 50 – czyli różne okresy przechowywania akt dla różnych dokumentów

Począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 10 lat. Okres ten odnosi się jednak wyłącznie do dokumentacji pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy o elektronizacji akt oraz części dokumentacji „starych” pracowników zbieranej po 1 stycznia 2019 roku. Nie jest to jednak zasada całkowicie jednolita, tzn. nie odnosi się ona do wszystkich dokumentów gromadzonych w związku z zatrudnieniem pracownika.
Szczegółowy katalog dokumentów umieszczanych przez Pracodawcę w teczce pracownika – w aktach osobowych albo pozostałej części dokumentacji reguluje § 3 i § 6 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Do obu tych katalogów dokumentów odnosi się wprost art. 94 pkt 9a i 9b k.p., który wyznacza nowy 10 – letni okres przechowywania dokumentacji. Oznacza to, że każdy z dokumentów zawartych w § 3 i § 6 Rozporządzenia, sporządzony w okresie wskazanym powyżej, powinien być przechowywany przez 10 lat.

Powołane powyżej katalogi nie zawierają jednak wszystkich dokumentów, jakie w ramach stosunku pracy zbiera Pracodawca (np. zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa o oddawaniu krwi przez pracownika, wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego). Z uwagi jednak na to, że katalogi dokumentów określonych w § 3 Rozporządzenia, tzn. katalogi dokumentów poszczególnych części akt pracowniczych, mają charakter otwarty możliwe jest umieszczenie dokumentów niewymienionych wprost w Rozporządzeniu w ich zasobach – a co za tym idzie dokumenty te przechowywane powinny być przez taki sam okres, jak pozostałe dokumenty pracownicze (tzn. odpowiednio 10 lub 50 lat, w zależności od daty ich zgromadzenia).

Istnieją jednak dokumenty, których nie umieszcza się co do zasady w teczce pracowniczej (np. listy obecności, harmonogramy, czy dokumentacja związana z wypadkiem przy pracy). Oznacza to, że przepisy o dokumentacji pracowniczej i okresie przechowywania dokumentów nie mają do takich dokumentów zastosowania. Z uwagi jednak na wątpliwości pojawiające się na tym tle w praktyce, również w tym zakresie MRPiPS postanowiło wyjaśnić Pracodawcom jakie zasady postępowania powinni przyjąć.

W ocenie MRPiPS zbiorcze listy obecności, w razie ich obowiązywania u Pracodawcy, nie stanowią zindywidualizowanego dokumentu prowadzonego oddzielnie dla każdego pracownika. Tym samym nie są one częścią akt pracowniczych, ani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że okres przechowywania takich list jest niezależny od zmiany przepisów, która miała miejsce w dniu 1 stycznia 2019 roku. Listy takie przechowuje się więc nadal przez okres 3 lat.
Podobnie jest także w przypadku dokumentacji związanej z wypadkiem przy pracy, z tym zastrzeżeniem, że dokumentacja taka przechowywana powinna być przez Pracodawcę przez okres 10 lat z uwagi na wyraźne brzmienie art. 234 k.p.

(Stanowisko MRPiPS z dnia 7 lutego 2019 roku w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej)

Podsumowując należy zauważyć, że nowe przepisy o elektronizacji akt pracowniczych oraz Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, mimo swojej dużej szczegółowości, nie regulują wszystkich zagadnień pojawiających się w tym temacie w praktyce na tle kadrowo-płacowym. W rozwiązaniu tego problemu pomagają jednak wydawane stopniowo stanowiska ministerstw, które pracowały nad wprowadzeniem tych przepisów. Wydaje się jednak, że krótki okres obowiązywania nowych przepisów, a także ich niejednoznaczność spowodują, że wyjaśnienia i stanowiska organów będą mnożyć się w perspektywie najbliższych miesięcy.