uprawnienia pracownikow wychowujacych dzieci

Powszechną praktyką stosowaną przez pracodawców zarówno w procesach rekrutacyjnych jak również później – w trakcie zatrudnienia – jest żądanie od kandydatów do pracy i pracowników przedstawiania zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. W takiej sytuacji nasuwa się pytanie o dopuszczalność powyższego sposobu postępowania w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa. Odpowiedź na tak postawione zagadnienie wymaga w pierwszej kolejności wyjaśnienia, do żądania i przetwarzania których danych osobowych uprawniony jest pracodawca.

Jakich danych osobowych kandydata lub pracownika może żądać pracodawca?

Zgodnie z treścią art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666), określanej dalej jako „Kodeks pracy”, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych określonych w we wskazanym przepisie jako katalog zamknięty, a mianowicie: 1) imienia (imion) i nazwiska, 2) imion rodziców, 3) daty urodzenia, 4) miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), 5) wykształcenia oraz 6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Ponadto, gdy chodzi o pracownika, pracodawca jest również upoważniony do żądania jego numeru PESEL oraz innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

W związku z tak ukształtowanym uprawnieniem pracodawcy do żądania wymienionych powyżej danych osobowych, wskazać należy, że ewentualne odstępstwa od ściśle określonego ustawowego zakresu tych danych muszą mieć oparcie w innych przepisach powszechnie obowiązujących.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w doktrynie, czego przykładem jest pogląd prezentowany przez A. Malinowskiego, zgodnie z którym: Wyliczenie zawarte w komentowanym przepisie ma charakter enumeratywny w tym sensie, że jakiekolwiek inne dane osobowe, niż wymienione mogą pozostać w kręgu zainteresowania pracodawcy jedynie, jeśli istnieje stosowne upoważnienie do pozyskiwania informacji w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (tak A. Malinowski, komentarz do art. 221 k.p. [w:] Kodeks Pracy. Komentarz., wyd. 1, Legalis 2015). Co więcej również E. Suknarowska-Drzewiecka wskazuje, iż w art. 22(1) k.p. wyczerpująco wskazano dane osobowe, których żądanie przez pracodawcę jest dopuszczalne (tak E. Suknarowska-Drzewiecka, komentarz do art. 22(1) k.p. [w:] Kodeks pracy. Komentarz., red. K. Walczak, wyd. 21, Legalis 2016).

Przykładem odrębnych przepisów, do których odwołuje się art. 221 § 4 k.p. stanowiąc, iż pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika właśnie z takich regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn zm.). Stosownie do brzmienia § 1 ust. 1 powyższego rozporządzenia katalog danych, do których żądania uprawniony jest pracodawca został rozszerzony m. in. o świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy czy orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Ponadto, zakres przedmiotowy danych wymaganych od kandydata do pracy czy pracownika może wynikać także z tzw. pragmatyków pracowniczych, czyli przepisów regulujących w sposób szczególny status prawny określonych grup zawodowych, np. nauczycieli czy urzędników (tak J. Stelina, art. 22(1) k.p. [w:] Kodeks pracy. Komentarz., red. A. Sobczyk, wyd. 2, Legalis 2015).

Możliwość uzyskania przez pracodawcę zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy lub pracownika w świetle ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym

Przechodząc bezpośrednio do rozważenia możliwości uzyskania przez pracodawcę zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy lub pracownika trzeba odnieść się do wskazanego powyżej wniosku, iż pracodawca nie może żądać podania innych danych osobowych, aniżeli określonych w Kodeksie pracy lub innych przepisach szczególnych. Co za tym idzie, umocowanie pracodawcy do uzyskania zaświadczenia o niekaralności, tak jak każdej innej informacji stanowiącej dane osobowe pracownika, musi mieć konkretną podstawę prawną.

W związku z tym, że art. 22(1) k. p. nie wymienia informacji o niekaralności w katalogu danych, których podania można od pracownika żądać, wskazówek należy szukać w przepisach odrębnych. I tak zagadnienie, którzy pracodawcy mogą uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników, a wcześniej także kandydatów do pracy, regulowane jest przez art. 6 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t. j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1036 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienie do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określnej działalności gospodarczej. Jedynie tytułem przykładu wskazać można, że wymóg braku karalności stawiany jest m. in. pracownikom samorządowym, policjantom, członkom służby cywilnej, nauczycielom mianowanym oraz członkom zarządów banków.

Dobrowolne przedłożenie zaświadczenia o niekaralności przez pracownika/kandydata

Istotnym zagadnieniem związanym z legalnością wykorzystywania przez pracodawców danych o niekaralności jest możliwość ich przetwarzania w sytuacji dobrowolnego przedłożenia zaświadczenia o niekaralności przez pracownika lub kandydata ubiegającego się o zatrudnienie. Co do zasady ugruntowane stanowisko doktryny i orzecznictwa wyklucza zgodność z prawem takiego działania. Powodem jest brak możliwości uznania zgody wyrażonej przez pracownika za w pełni dobrowolną z uwagi na podporządkowanie pracownika pracodawcy stanowiące fundamentalną cechę stosunku pracy. Co więcej również Generalny Inspektor Danych Osobowych stoi na stanowisku, iż zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika, innych niż te wskazane w art. 22(1) k. p. lub ewentualnie w przepisach odrębnych, nie może być uznana za oświadczenie woli wyrażone w sposób swobodny. W relacji pracodawca – kandydat do pracy, podobnie jak w relacji pracodawca – pracownik, mamy bowiem do czynienia z brakiem równorzędności stron.

Podsumowując, w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa, pracodawcy nie są uprawnieni do żądania przedkładania zaświadczeń o niekaralności przez pracowników i kandydatów do pracy, chyba że takie uprawnienie wynika wprost z przepisu prawa, tak jak ma to miejsce w przypadku zatrudniania policjantów, czy członków służby cywilnej.

Pozyskiwanie zaświadczeń o niekaralności z perspektywy pracodawców wg. tzw. Planu Morawieckiego

Projekt ustawy z dnia 1 lipca 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (tzw. plan Morawieckiego) ponownie otworzył dyskusję o potrzebie wprowadzenia większych możliwości żądania danych o niekaralności pracowników przez pracodawców. Zaproponowano w nim m. in. dodanie po § 1 art. 22(1) k. p. § 1(1) w brzmieniu:

§ 1(1). Pracodawca, będący podmiotem podlegającym nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz.U. z 2016 r. poz. 174 i 615), ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania informacji w zakresie skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Zmian w przepisach domagają się pracodawcy z uwagi na rzeczywiste wymagania rynku, w tym przede wszystkim potrzebę oceny ryzyka związanego z zatrudnieniem, która w pewnych sytuacjach może być dla przedsiębiorcy kluczowa. Potrzebę szerszej regulacji przedmiotowego zagadnienia zdawał się dostrzec również rząd. Jednak w przedstawionej Sejmowi w dniu 9 listopada 2016 r. wersji projektu ustawy nie uwzględniono już zmian dotyczących możliwości żądania zaświadczeń o niekaralności. W konsekwencji, w dniu 2 grudnia 2016 r. Sejm przyjął tekst ustawy, przekazując go następnie Prezydentowi i Marszałkowi Senatu, w brzmieniu nie obejmującym dodania do kodeksu pracy przepisu uprawniającego pracodawców, będących podmiotami podlegającymi nadzorowi KNF, do żądania od osób ubiegających się o zatrudnienie podania informacji w zakresie skazania za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo skarbowe.

W czasie prowadzenia prac nad ww. zmianą w ustawie, na problematyczny aspekt funkcjonowania Krajowego Rejestru Karnego związany z uzyskiwaniem zaświadczeń o niekaralności zwrócił również uwagę Rzecznik Praw Obywatelskich, dr Adam Bodnar, w wystąpieniu z dnia 10 października 2016 r. skierowanym do Ministra Sprawiedliwości
(https://www.rpo.gov.pl/pl/content/wyst%C4%85pienie-do-ministra-sprawiedliwo%C5%9Bci-w-sprawie-uzyskiwania-za%C5%9Bwiadcze%C5%84-o-niekaralno%C5%9Bci-z; aktualne na dzień 7 grudnia 2016 roku).

Otóż RPO wskazał wyraźnie, że powyższe zaświadczenie jest, zgodnie z Kodeksem pracy, potrzebne tylko przy niektórych zawodach, stanowiskach lub działalnościach, i w tych nielicznych przypadkach to pracodawca powinien wystąpić do KRK o udostępnienie informacji z rejestru. Ponadto, jak podkreślił Rzecznik, w większości przypadków mamy do czynienia z niezgodną z aktualnie obowiązującym prawem praktyką pracodawców, którzy nie są uprawnieni do przetwarzania informacji z Rejestru, a mimo to bezpodstawnie domagają się zaświadczenia o niekaralności i co więcej, przerzucają obowiązek uzyskania stosownego dokumentu na pracownika. Powyższe działania mogą prowadzić do naruszenia sfery prywatności osoby zatrudnionej lub ubiegającej się o pracę, ograniczają też jej prawa i wolności.

RPO zwrócił się do Ministra Sprawiedliwości z prośbą o podjęcie kroków legislacyjnych zmierzających do rozwiązania przedstawionego problemu w zakresie wyeliminowania obecnych na rynku pracy praktyk godzących w prawo do prywatności jednostki.

Argumenty przedstawiane przez RPO są w pełni zrozumiałe, wydaje się jednak, iż należy wziąć również pod uwagę zabezpieczenie interesów polskich pracodawców, którzy walczą m.in. o możliwość świadczenia usług dla podmiotów zagranicznych, nieprzyzwyczajonych do tak daleko idących ograniczeń w zakresie pozyskiwania informacji z rejestrów karnych, zaś aktualny katalog profesji, przy zatrudnianiu do których można uzyskiwać zaświadczenia z KRK jest absolutnie niewystarczający. Aktualnie większość pracodawców pozostaje w zasadzie pozbawionych narzędzi służących do dokładniejszej i skutecznej weryfikacji kandydatów do pracy, mimo że funkcjonują w branżach niezwykle wrażliwych na nadużycia ze strony personelu (np. bankowość, czy informatyka).