dane osobowe pracownikaKopiowanie dowodów osobistych

Pracodawca nie powinien kopiować dowodu osobistego pracownika, ani żądać od niego żadnych dodatkowych danych poza tymi wskazanymi w art. 22(1) k. p. oraz danymi wskazanymi w innych ustawach. Warto zwrócić uwagę, że dokumenty, które mogą się znaleźć w teczce pracowniczej są wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nie ma tam informacji o kopii dowodu osobistego, natomiast numer PESEL oraz numer dowodu osobistego powinien wskazać sam pracownik w kwestionariuszu osobowym, którego wzór jest załączony do ww. rozporządzenia.

Takie też jest stanowisko Generalnego inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 5 lipca 2012 roku: „kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, jeżeli prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż ten do którego pracodawca jest uprawniony”. GIODO motywuje ww. tezę tym, że na dowodzie osobistym znajdują się inne dane osobowe takie jak: kolor oczu, wzrost, czy zdjęcie – których to danych pracownika brak w art. 22(1) k. p.

Adres e-mail i numer komórkowy

Pracodawca nie powinien żądać od pracownika adresu jego prywatnej skrzynki mailowej oraz numeru komórkowego – jednak jeżeli pracownik dobrowolnie wskazał takie dane aplikując do pracy – to te dane mogą być przechowywane przez pracodawcę w formie CV w aktach osobowych pracownika. Ponadto, pracownik może sam wpisać swój numer komórkowy zamiast domowego numeru telefonu w kwestionariuszu osobowym. Podobnie jest ze zdjęciem – uznaje się, że żądanie przez pracodawcę przesłania CV ze zdjęciem może mieć charakter dyskryminacyjny – natomiast, jeżeli sam kandydat do pracy dobrowolnie prześle CV zawierające zdjęcie – to przechowywanie ww. dokumentu przez pracodawcę jest uprawnione.

Dyplomy – tylko w odpisach

Wiele osób zatrudnionych w działach rekrutacji zbiera dokumenty od kandydatów do pracy i pracowników w oryginałach. Jednak zgodnie z ww. rozporządzeniem pracodawca ma prawo przechowywać odpisy i kopie dokumentów składanych przez pracownika (chodzi tutaj o dyplomy, świadectwa, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe) – co oznacza, że pracownik powinien przedstawić do wglądu pracodawcy jedynie oryginały tych dokumentów i przechowywać kopie. Natomiast przechowywanie oryginałów ww. dokumentów jest już nieuprawnione.