Zadaniowy czas pracy jest jedną z form uelastycznienia organizacji procesu pracy. Jego wprowadzenie może stanowić bardzo korzystne rozwiązanie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Kiedy więc warto zastosować zadaniowy czas pracy? Na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę?

Dla kogo zadaniowy system czasu pracy?

Zgodnie z art. 140 kodeksu pracy zadaniowy czas pracy może zostać wprowadzony w trzech przypadkach. Mianowicie, jeśli uzasadnia to (1) rodzaj pracy, (2) organizacja pracy lub (3) miejsce wykonywania pracy.

Podkreślić należy, iż brak jest podstaw, aby z góry wykluczyć możliwość stosowania tego przepisu dla określonych grup zawodowych. W orzecznictwie podkreśla się, że system zadaniowego czasu pracy nie jest ograniczony do żadnej konkretnej grupy pracowników. W każdym przypadku trzeba ocenić, czy wprowadzenie zadaniowego czasu pracy jest uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (postanowienie SN z 7.12.1999 r., sygn. akt I PKN 427/99, OSNP z 2001 r. Nr 8, poz. 274).

W praktyce więc zadaniowy czas pracy znajduje zastosowanie wobec pracowników, których praca opiera się przede wszystkim na samodzielności np. nie jest konieczna stała obecność pracownika w zakładzie pracy, współdziałanie z przełożonym lub innymi współpracownikami. Najczęściej efekty pracy przy zadaniowym systemie czasu pracy uzależnione są od kliku czynników (także zewnętrznych), co utrudnia precyzyjne wskazanie, kiedy dane zadanie ma zostać wykonane.

Niejednokrotnie w zadaniowym systemie czasu pracy wykonanie pracy zależy od indywidualnego zaangażowania pracownika, np. przy pracach twórczych. Zastosowanie zadaniowego czasy pracy jest także uzasadnione w sytuacji, w której niemożliwa lub znacznie utrudniona jest kontrola i ewidencja czasu pracy – dotyczy to w szczególności akwizytorów, przedstawicieli medycznych oraz handlowych, czyli tzw. pracowników mobilnych.

Jak wprowadzić zadaniowy system czasu pracy?

Jeśli pracodawca podejmie decyzję o wprowadzeniu zadaniowego systemu czasu pracy dla określonej grupy pracowników –  powinien uregulować to w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników zadaniowy system czasu pracy należy wprowadzić poprzez obwieszczenie. W przypadku zaś wprowadzenia zadaniowego czasu pracy wobec konkretnego pracownika kwestia zadaniowego czasu pracy może zostać uregulowana w umowie o pracę.

Powierzenie zadań

Cechą charakterystyczną zadaniowego systemu czasu pracy jest określenie organizacji czasu pracy wymiarem przydzielonych pracownikowi zadań, a nie jednostkami czasu. O samym rozkładzie czasu pracy decyduje zaś pracownik. Dlatego tak ważnym jest prawidłowe powierzenie zadań pracownikowi, a następnie bieżące sprawdzanie, czy zadania te wykonywane są w ramach obowiązujących norm czasu pracy. Wymiar zadań powinien być tak ustalony, aby pracownicy, przy dochowaniu zwykłej w danych okolicznościach staranności i sumienności, mogli wykonać swoje obowiązki w ramach podstawowych norm czasu pracy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień).

Swoboda, czyli brak kontroli?

Powyższe nie oznacza jednak, że pracownika świadczącego pracę w ramach zadaniowego systemu czasu pracy pracodawca nie może kontrolować. Podporządkowanie służbowe wynika bowiem z samej istoty stosunku pracy. W tym przypadku, elementem kontroli pracy jest sprawdzanie, czy wyznaczone zadania zostały wykonane w ustalonym terminie. Nie ma więc przeszkód, aby zobowiązać pracownika do składania raportów z wykonanych zadań. Podkreślenia wymaga fakt, że w stosunku do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 kodeksu pracy). Ewidencjonuje się natomiast inne informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia, tj. nieobecności spowodowane chorobą, zwolnienia okolicznościowe, urlopy, szkolenia itd.

Nic nie stoi także na przeszkodzie, żeby pracownicy świadczący pracę w ramach zadaniowego czasu pracy potwierdzali swoją obecność w pracy w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Należy pamiętać, że pisemny podpis nie jest jedyną formą potwierdzania nieobecności – pracownicy mogą także potwierdzać obecności chociażby poprzez zalogowanie się do systemu komputerowego.

Zadaniowy czas pracy a podróż służbowa

Brak obowiązku ewidencjonowania czasu pracy nie dotyczy pracowników zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, którzy odbywają podróże służbowe. Brak grafików dla „zadaniowców” może utrudniać ustalenie, jaki zakres czasowy podróży służbowej należy zaliczyć do czasu pracy. Skoro jednak powierzone zadania pracownik powinien wykonać w ośmiogodzinnym dniu pracy w przeciętnie 40 godzinach tygodniowo, za słuszne rozwiązanie należy uznać zaliczenie do czasu pracy takiego odcinka podróży, który dopełni czas pracy w dobie do normy ośmiogodzinnej.
Nadgodziny w zadaniowym systemie czasu pracy

Należy pamiętać, że powierzone zadania i czas niezbędny do ich wykonania pracodawca ustala w porozumieniu z pracownikiem. W razie sporu na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z ogólnie przyjętych norm czasu pracy (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 27.02.2013 r. II PK 287/12, Legalis). Jeżeli bowiem okaże się, że liczba zadań powierzona pracownikowi jest zbyt duża, ich wykonywanie może doprowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może jednak wydać pracownikowi zatrudnionemu w zadaniowym czasie pracy wiążące go polecenie wykonania dodatkowej pracy, poza ustalonymi zadaniami, której wykonanie wymaga poświęcenia dodatkowego czasu i pracę w godzinach nadliczbowych.

W związku z tym, że w systemie zadaniowego czasu pracy pracownik sam kształtuje swój rozkład czasu pracy, pracodawca powinien pouczyć go o konieczności przestrzegania powyższych przepisów oraz uzyskać od pracownika pisemne oświadczenie o znajomości tych przepisów. Wprawdzie obowiązku takiego nie wprowadza żaden przepis, jednak leży to w interesie pracodawcy.

Ryczałt za pracę w nadgodzinach

W stosunku do pracowników świadczących pracę w zadaniowym systemie czasu pracy możliwe jest wykorzystanie instytucji ryczałtu za nadgodziny. Zgodnie z art. 1511 § 4 kodeksu pracy w stosunku do pracowników wykonujących pracę stale poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Zgodnie ze stanowiskiem SN wymóg „stałości” wykonywania pracy poza zakładem nie jest równoznaczny z tym, aby pracownik świadczył ją wyłącznie poza zakładem pracy. Wystarczy więc, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy, a częściowe wykonywanie pracy w zakładzie nie jest przeszkodą do wprowadzenia ryczałtu za nadgodziny (wyrok SN z 13 listopada 2009, III PK 44/09).

Należy pamiętać, że wprowadzenie ryczałtu nie może służyć obejściu przepisów dotyczących dopuszczalnych limitów pracy w godzinach nadliczbowych. Ponadto, jeśli wysokość ryczałtu znacząco odbiega na niekorzyść pracownika od liczby nadgodzin rzeczywiście przepracowanych przez niego, pracownik może żądać jego uzupełnienia. Zgodnie ze stanowiskiem SN ukształtowanie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w formie ryczałtu nie pozbawia pracownika roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nieobjętych ryczałtem (wyrok SN z 12 września 2008, I BP 4/08).