W dobie obowiązywania ustawPrzetwarzanie danych osobowych pracownikówy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych („Ustawa”) wielu pracodawców ma problem z tym, w jaki sposób legalnie przetwarzać dane osobowe pracowników, oraz które z danych osobowych mają prawo przetwarzać. Niestety na tym polu pracodawca nie ma dowolności, ponieważ ograniczają go m.in. przepisy Ustawy oraz kodeksu pracy.

Dane osobowe wskazane w kodeksie pracy

Ogólne ramy wytyczające granice danych osobowych pracownika, które może przetwarzać pracodawca wyznacza art. 22(1) kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. imiona rodziców,
  3. datę urodzenia,
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  5. wykształcenie,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przetwarzanie innych danych osobowych pracownika

Ponadto, niezależnie od ww. danych, pracodawca może żądać podania także innych danych osobowych samego pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. celem przyznania ulg przy rozliczaniu podatku dochodowego) oraz numeru PESEL. Pracodawca ma także prawo zażądać podania także innych danych niż te wskazane powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Natomiast w zakresie nieuregulowanym w art. 22(1) kodeksu pracy powinno się stosować odpowiednie przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych.

Jako przykład odrębnych przepisów, z których wynika obowiązek podania przez pracownika innych danych, niż te wymienione powyżej, można wskazać art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Otóż ww. przepis stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w oparciu o zapisy regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy. Wobec powyższego, jeżeli w regulaminie obowiązującym w zakładzie pracy pracodawca wskaże, jakie dodatkowe dokumenty (np. oświadczenia/zaświadczenia o dochodzie współmałżonka) powinien przedłożyć pracownik, w celu skorzystania z ulgi, gromadzone i przetwarzane w ten sposób dane osobowe będą wypełniały przesłanki art. 22(1) kodeksu pracy.

Dane osobowe podane dobrowolnie przez pracownika

Natomiast przetwarzanie danych dotyczących nazwiska rodowego matki pracownika nie będzie zgodne z przepisami kodeksu pracy, ponieważ takie przetwarzanie danych osobowych nie wynika z art. 22 1 kodeksu pracy. Z kolei przetwarzanie takiej informacji ze względu na fakt, że znalazła się na CV, które zostało dobrowolnie pracodawcy przesłane przez pracownika powinno umożliwiać taką sytuację. Podobnie w przypadku fotografii, których dołączenia do CV nie może żądać sam pracodawca, ale może je gromadzić i przetwarzać jeżeli kandydat do pracy sam takie zdjęcie umieścił, aplikując na dane stanowisko.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna być dobrowolna

Jednak mając na uwadze szczególną relację (służbową, zależności) z pracownikiem, pracodawca powinien ze szczególną rozwagą gromadzić dane osobowe pracowników oraz kandydatów do pracy. Z tego też względu nie zawsze wyrażenie zgody przez pracownika na przetwarzanie innych jego danych osobowych, niż te wskazane powyżej, będzie uprawniało pracodawcę do ich przetwarzania. Otóż, jak wyraził się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09, ONSAiWSA 2011/2/39):

„wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika, na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. (…) Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (…). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22(1) kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika”.